Begrippen in pre-accounting en AI-boekhouden.

A

Accountantskantoor

Een accountantskantoor is een organisatie waar accountants met een beschermde titel (RA of AA) werken en die diensten levert als samenstellen, controleren, belastingadvies en bedrijfsadvies.

Administratiekantoor

Een administratiekantoor is een dienstverlener die voor ondernemers de boekhouding verzorgt, zoals het verwerken van facturen en bank, btw-aangiftes, salarisadministratie en vaak ook de jaarrekening en belastingaangiftes.

Administratieregel

Een administratieregel is een boekingsafspraak die alleen geldt voor één administratie, zoals een vaste grootboekrekening voor een bepaalde leverancier of een uitzondering die specifiek is voor die klant.

Afletteren

Afletteren is het in de boekhouding tegen elkaar wegstrepen van een openstaande factuur en de bijbehorende betaling, zodat de post als voldaan wordt gemarkeerd en niet meer openstaat bij debiteuren of crediteuren.

Agentic AI

Agentic AI is kunstmatige intelligentie die niet alleen antwoorden of voorstellen geeft, maar zelfstandig taken in meerdere stappen uitvoert binnen vooraf ingestelde kaders, zoals boeken, uitvragen en matchen.

AI-boekingsvoorstel

Een AI-boekingsvoorstel is een door kunstmatige intelligentie opgestelde boeking van een factuur of bon, met grootboekrekening, btw-code en relatie, die je kunt goedkeuren, aanpassen of automatisch laten verwerken.

Audit log

Een audit log is een chronologisch overzicht van alle acties in een systeem, zoals wie een boeking heeft aangemaakt, gewijzigd of goedgekeurd en wanneer, zodat elke wijziging herleidbaar is.

Automatisch boeken

Automatisch boeken is het zonder handmatige tussenkomst vastleggen van een factuur of bon in het boekhoudpakket, op basis van herkende gegevens, regels en eerdere boekingen.

Autorisatie

Autorisatie is het vastleggen van wie een boeking, factuur of betaling mag goedkeuren, zodat financiële handelingen pas definitief worden na akkoord van een bevoegde persoon.

AVG

De AVG (Algemene verordening gegevensbescherming), in het Engels GDPR, is de Europese privacywet die regelt hoe organisaties persoonsgegevens mogen verzamelen, gebruiken, bewaren en beveiligen.

B

Bankmatching

Bankmatching is het koppelen van banktransacties aan de bijbehorende facturen, boekingen of openstaande posten, zodat elke betaling en ontvangst in de administratie verklaard is.

Betalingsconditie

Een betalingsconditie is de afspraak over wanneer en hoe een factuur betaald moet worden, zoals een betalingstermijn van 30 dagen of een korting bij betaling binnen een bepaalde termijn.

Bewaarplicht

De bewaarplicht is de wettelijke verplichting om de administratie, waaronder facturen, bonnen en het grootboek, in principe 7 jaar te bewaren, en gegevens over onroerende zaken 10 jaar.

Bonnen

Bonnen zijn kassabonnen en betaalbewijzen van kleine aankopen, zoals tanken, parkeren of lunch, die als onderbouwing dienen voor de kostenboeking en de aftrek van voorbelasting.

Btw verlegd

Btw verlegd betekent dat niet de leverancier maar de afnemer de btw aangeeft en afdraagt; de factuur bevat dan geen btw-bedrag maar de vermelding 'btw verlegd'.

Btw-aangifte

De btw-aangifte (aangifte omzetbelasting) is de periodieke aangifte bij de Belastingdienst waarin een ondernemer de verschuldigde btw over zijn omzet en de aftrekbare voorbelasting opgeeft.

Btw-code

Een btw-code is een code in het boekhoudpakket die bepaalt welk btw-tarief of welke btw-behandeling op een boekingsregel van toepassing is, en in welke rubriek van de btw-aangifte het bedrag terechtkomt.

Btw-identificatienummer

Het btw-identificatienummer (btw-id) is het nummer waarmee een ondernemer zich voor de btw identificeert tegenover klanten en leveranciers, bijvoorbeeld op facturen; een Nederlands btw-id heeft de vorm NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers.

Btw-suppletie

Een btw-suppletie is een correctie op een eerder ingediende btw-aangifte, die verplicht is wanneer te veel of te weinig btw is aangegeven en het verschil meer dan 1.000 euro bedraagt.

C

Crediteurenadministratie

De crediteurenadministratie is het deel van de boekhouding waarin per leverancier wordt bijgehouden welke inkoopfacturen zijn ontvangen, welke zijn betaald en welke nog openstaan.

Creditnota

Een creditnota is een factuur met een negatief bedrag die een eerder verstuurde factuur geheel of gedeeltelijk corrigeert, bijvoorbeeld bij een retour, korting of foutieve facturering.

D

Dagboek

Een dagboek is een onderdeel van de boekhouding waarin boekingen van hetzelfde soort worden vastgelegd, zoals het inkoopboek, verkoopboek, bankboek, kasboek en memoriaal, voordat ze op de grootboekrekeningen terechtkomen.

Debiteurenadministratie

De debiteurenadministratie is het deel van de boekhouding waarin per klant wordt bijgehouden welke verkoopfacturen zijn verstuurd, welke zijn betaald en welke nog openstaan.

Deelbetaling

Een deelbetaling is een betaling waarmee slechts een deel van een factuur wordt voldaan, waardoor het restant openstaat totdat de rest is betaald of verrekend.

Driewegmatching

Driewegmatching is een controle waarbij een inkoopfactuur wordt vergeleken met de inkooporder en de ontvangstregistratie, zodat alleen wordt betaald voor wat is besteld én daadwerkelijk is geleverd.

E

E-facturatie

E-facturatie is het versturen en ontvangen van facturen als gestructureerd digitaal bestand, zoals UBL, dat software direct kan inlezen, in plaats van als papieren factuur of pdf.

EPC QR-code

Een EPC QR-code is een gestandaardiseerde betaal-QR-code op een factuur met IBAN, naam van de ontvanger, bedrag en omschrijving, die de betaler met zijn bankapp of telefooncamera scant om direct een overboeking te doen.

F

Factuureisen

Factuureisen zijn de gegevens die volgens de Belastingdienst op een factuur moeten staan, zoals naam en adres van beide partijen, btw-identificatienummer, factuurnummer, datum, omschrijving, bedrag, btw-tarief en btw-bedrag.

Factuurherkenning

Factuurherkenning is het automatisch uitlezen en interpreteren van een factuur, zodat gegevens als leverancier, factuurnummer, datum, bedragen en btw zonder overtypen beschikbaar zijn voor de boeking.

Fiatteren

Fiatteren is het formeel goedkeuren van een inkoopfactuur door een bevoegde persoon, zoals een budgethouder of directeur, voordat de factuur definitief wordt geboekt of betaald.

G

Globale regel

Een globale regel is een boekingsafspraak die voor alle administraties van een kantoor geldt, zodat elke klant volgens dezelfde werkwijze wordt verwerkt.

Grootboekrekening

Een grootboekrekening is een rekening in het rekeningschema van een administratie waarop boekingen van één soort worden verzameld, zoals huur, omzet, bank of te betalen btw.

I

IBAN-controle

Een IBAN-controle is het nagaan of het rekeningnummer op een factuur een geldig IBAN is en past bij de leverancier, om fouten en betalingsfraude te voorkomen.

ICP-opgaaf

De ICP-opgaaf (opgaaf intracommunautaire prestaties) is een aangifte bij de Belastingdienst waarin een ondernemer vermeldt aan welke ondernemers in andere EU-landen hij goederen heeft geleverd of diensten met verlegde btw heeft verricht.

iDEAL

iDEAL is een Nederlandse online betaalmethode waarbij de betaler via de eigen bank direct een betaling bevestigt, veel gebruikt voor webwinkels en het online betalen van facturen.

Inkoopfactuur

Een inkoopfactuur is een factuur die een onderneming ontvangt van een leverancier voor geleverde goederen of diensten, en die wordt geboekt als kosten of investering met een schuld aan de crediteur.

Intracommunautaire verwerving

Een intracommunautaire verwerving is de aankoop van goederen door een ondernemer die vanuit een ander EU-land naar Nederland worden vervoerd: de leverancier factureert 0% btw en de koper geeft de Nederlandse btw zelf aan.

J

Jaarafsluiting

De jaarafsluiting is het afronden van de administratie over een boekjaar, met correcties, afschrijvingen en balansposten, als basis voor de jaarrekening en de aangiften inkomsten- of vennootschapsbelasting.

K

Klantportaal

Een klantportaal is een beveiligde online omgeving waarin klanten van een accountants- of administratiekantoor documenten aanleveren, vragen beantwoorden en hun cijfers inzien.

Kleineondernemersregeling (KOR)

De kleineondernemersregeling (KOR) is een btw-vrijstelling voor in Nederland gevestigde ondernemers met een omzet van maximaal 20.000 euro per kalenderjaar: zij berekenen geen btw, doen geen btw-aangifte en trekken geen btw af.

Kostenplaats

Een kostenplaats is een onderdeel van een organisatie, zoals een afdeling, vestiging of activiteit, waaraan kosten en opbrengsten worden toegerekend om per onderdeel inzicht in het resultaat te krijgen.

M

Maandafsluiting

De maandafsluiting is het vaste proces waarmee een administratie aan het einde van een maand volledig en juist wordt gemaakt, zodat de cijfers over die periode betrouwbaar zijn voor rapportage, btw en advies.

Memoriaalboeking

Een memoriaalboeking is een handmatige journaalpost in het memoriaal, voor mutaties die niet uit een factuur, bank- of kasbewijs voortkomen, zoals afschrijvingen, correcties, overboekingen en transitorische posten.

O

OCR (optische tekenherkenning)

OCR (Optical Character Recognition) is technologie die tekst op een gescand document, pdf of foto omzet in machineleesbare tekst, als eerste stap om gegevens van een factuur of bon te verwerken.

Openstaande posten

Openstaande posten zijn facturen, creditnota's en betalingen in de debiteuren- of crediteurenadministratie die nog niet volledig zijn afgeletterd, en dus nog moeten worden betaald, ontvangen of verklaard.

OSS-regeling

De OSS-regeling (One Stop Shop, éénloketsysteem) is een Europese regeling waarmee een ondernemer de buitenlandse btw over verkopen aan particulieren in andere EU-landen via één kwartaalmelding bij de Nederlandse Belastingdienst aangeeft en betaalt.

P

PEPPOL

PEPPOL is een internationaal netwerk en een set standaarden voor het veilig uitwisselen van elektronische facturen en andere handelsdocumenten tussen organisaties, via aangesloten toegangspunten.

Pre-accounting

Pre-accounting is het voorbereidende boekhoudwerk waarbij facturen, bonnen en banktransacties worden verzameld, gecontroleerd en klaargezet als boeking, voordat ze definitief in het boekhoudpakket landen.

R

Rekening-courant

Een rekening-courant is een grootboekrekening waarop de onderlinge vorderingen en schulden tussen twee verbonden partijen worden bijgehouden, zoals tussen een bv en haar directeur-grootaandeelhouder of tussen groepsmaatschappijen.

RGS (Referentie GrootboekSchema)

Het Referentie GrootboekSchema (RGS) is een Nederlandse standaardcodering voor grootboekrekeningen, waarmee financiële gegevens uit verschillende administraties eenduidig kunnen worden vergeleken, gerapporteerd en uitgewisseld.

S

Scan en herken

Scan en herken is de werkwijze waarbij een factuur of bon wordt gescand of gefotografeerd en software de gegevens automatisch uitleest, zodat ze niet meer hoeven te worden overgetypt.

T

Terugkerende factuur

Een terugkerende factuur is een factuur die met een vaste regelmaat voor hetzelfde of een vergelijkbaar bedrag wordt verstuurd of ontvangen, zoals een maandelijks abonnement, huur of onderhoudscontract.

Touchless verwerking

Touchless verwerking is het volledig automatisch verwerken van een document, van binnenkomst tot definitieve boeking, zonder dat een medewerker het document hoeft te openen of te beoordelen.

Transitorische post

Een transitorische post is een balanspost waarmee kosten of opbrengsten worden toegerekend aan de periode waarop ze betrekking hebben, wanneer betaling en verbruik in verschillende periodes vallen.

Tussenrekening

Een tussenrekening is een tijdelijke grootboekrekening waarop bedragen worden geboekt die nog niet definitief kunnen worden ingedeeld, zoals een betaling zonder factuur, met de bedoeling de rekening later weer leeg te boeken.

U

UBL-factuur

Een UBL-factuur is een elektronische factuur in het gestandaardiseerde XML-formaat Universal Business Language, die software direct kan inlezen zonder de factuur eerst te hoeven herkennen.

V

Verkoopfactuur

Een verkoopfactuur is een factuur die een onderneming aan een afnemer stuurt voor geleverde goederen of diensten, en die in de boekhouding wordt vastgelegd als omzet met een vordering op de debiteur.

Verwerkersovereenkomst

Een verwerkersovereenkomst is een contract onder de AVG tussen een organisatie en een partij die namens haar persoonsgegevens verwerkt, waarin staat wat de verwerker met de gegevens mag doen en hoe hij ze beveiligt.

ViDA

ViDA (VAT in the Digital Age, btw in het digitale tijdperk) is een Europees pakket btw-regels dat onder meer verplichte e-facturatie en digitale rapportage voor grensoverschrijdende B2B-transacties invoert vanaf 1 juli 2030.

VIES-controle

Een VIES-controle is het controleren van een btw-identificatienummer in het VIES-systeem van de Europese Commissie, om vast te stellen of een ondernemer in een EU-land een geldig btw-nummer heeft.

Voorbelasting

Voorbelasting is de btw die een ondernemer betaalt op zakelijke inkopen en kosten, en die hij in zijn btw-aangifte mag aftrekken van de btw die hij zelf verschuldigd is, voor zover hij de inkopen gebruikt voor belaste omzet.

Vraagpost

Een vraagpost is een openstaande vraag aan de klant over een factuur, bon of banktransactie waarvoor informatie ontbreekt, zoals een bon, toelichting of verdeling, zodat de boeking kan worden afgerond.

Vreemde valuta

Vreemde valuta zijn munteenheden anders dan de functionele valuta van de administratie, in Nederland meestal de euro, zoals een factuur in Amerikaanse dollars of Britse ponden.

Vrijgestelde administratie

Een vrijgestelde administratie is de boekhouding van een onderneming die btw-vrijgestelde prestaties verricht, zoals zorg of onderwijs, en daardoor geen btw berekent en de btw op inkopen niet mag aftrekken.

Z

Zekerheidsdrempel

Een zekerheidsdrempel is de minimale zekerheidsscore die een AI-voorstel moet halen om automatisch te worden geboekt of afgeletterd; voorstellen onder de drempel gaan naar een medewerker voor review.

Zekerheidsscore

Een zekerheidsscore is een waarde die aangeeft hoe zeker een AI-systeem is dat een boekingsvoorstel of bankmatch juist is, zodat je kunt bepalen wat automatisch mag en wat review nodig heeft.