Wat is pre-accounting software?
Pre-accounting is alles wat er gebeurt voordat een boeking definitief in de administratie staat: documenten ophalen, facturen en bonnen uitlezen, coderen, controleren, banktransacties koppelen en ontbrekende stukken opvragen. Pre-accounting software automatiseert die stappen voor een accountants- of administratiekantoor, bovenop het boekhoudpakket waarin de administratie wordt gevoerd.
Traditioneel ging het vooral om scan en herken: een factuur digitaliseren en de velden uitlezen. Moderne pre-accounting software is breder. Ze bepaalt ook de boeking, verbindt de bank en haalt informatie bij de klant op, zodat de lus van document tot gesloten vraag in één systeem zit.
Welke functies horen in pre-accounting software?
Gebruik deze lijst als minimum bij het vergelijken van pakketten.
- Documenten verzamelen via upload, e-mail, app en gekoppelde bronnen zoals Gmail, Outlook, WhatsApp en cloudopslag.
- Herkenning van facturen en bonnen zonder templates.
- Boekingsvoorstellen voor grootboek, btw-code, relatie en kostenplaats.
- Automatisch boeken boven een instelbare zekerheidsdrempel.
- Btw- en compliancecontroles: VIES, IBAN, dubbele facturen, afwijkende btw.
- Bankmatching en automatisch afletteren.
- Vraagposten richting de klant, met verwerking van het antwoord.
- Autorisatie vóór of ná boeken.
- Regels per administratie en kantoorbreed.
- Auditlogs, rollen en rechten, teamstatistieken.
Hoe vergelijk je pre-accounting software?
Vergelijk niet alleen op herkenning. Bijna elke tool leest een factuur redelijk uit; het verschil zit in wat er daarna gebeurt. Wordt de boeking ook bepaald? Hoeveel onderhoud vragen regels of templates? Zit bankmatching erin of is dat een losse stap? Hoe gaan vragen naar de klant?
Kijk daarnaast naar het prijsmodel bij jouw volume. Kosten per administratie en per gebruiker tellen snel op bij een groeiend kantoor. De tabel hierboven zet de modellen naast elkaar; met de prijsvergelijking reken je het uit voor je eigen aantallen.
| Vraag | Waarom het ertoe doet |
|---|---|
| Boekt de tool, of leest hij alleen uit? | Uitlezen zonder codering laat het meeste werk bij je team. |
| Zijn templates of condities nodig? | Onderhoud per leverancier kost structureel tijd. |
| Is er een zekerheidsscore per boeking? | Zonder score kun je automatisering niet verantwoord sturen. |
| Zit bankmatching erin? | Bank en facturen apart verwerken is dubbel werk. |
| Hoe werken klantvragen? | Losse mails maken de maandafsluiting traag en onmeetbaar. |
| Welke pakketten worden ondersteund? | Eén werkwijze over meerdere pakketten scheelt inwerktijd. |
| Wat kost het bij jouw volume? | Per administratie en per gebruiker telt snel op. |
Pre-accounting software of een boekhoudpakket met verwerking?
Sommige boekhoudpakketten hebben zelf factuurverwerking ingebouwd, zoals Exact Online en Nmbrs Accounting (voorheen Yuki). Dat werkt goed als al je klanten in dat ene pakket zitten. Werkt je kantoor met meerdere pakketten, dan betekent dat meerdere werkwijzen, of klanten migreren.
Pre-accounting software zoals Autoboeker werkt als één laag over meerdere pakketten. Je klanten blijven in hun eigen boekhoudpakket, en je team werkt met één verwerkingsproces, één set regels en één klantportaal.
Voor welke kantoren is Autoboeker de juiste pre-accounting software?
Autoboeker past het best bij kantoren die:
- Klanten hebben in Exact Online, Twinfield, SnelStart of e-Boekhouden.
- Minder regels en condities willen onderhouden en meer op AI willen laten boeken.
- Bank, klantvragen en verwerking in één flow willen.
- Willen groeien in administraties zonder per administratie of gebruiker te betalen.
- Hun klanten professioneel willen laten aanleveren via een portaal en app onder eigen naam.
Hoe stap je over naar andere pre-accounting software?
Overstappen hoeft geen project van maanden te zijn. Je koppelt je pakket, zet regels en administraties over en schakelt gefaseerd over.
- 1Koppel je boekhoudpakket en kies de eerste administraties.
- 2Laat de AI leren van de historie; die zit al in je boekhoudpakket.
- 3Neem bestaande afspraken over als administratieregels of globale regels.
- 4Draai een paar weken parallel met suggesties.
- 5Verplaats de aanlevering van klanten naar het klantportaal, de app en Connect.
- 6Zeg de oude tool op zodra alle administraties zijn overgezet.
