Wat is scan en herken? Betekenis en uitleg

Scan en herken bestaat uit twee stappen. Eerst wordt een document digitaal gemaakt of digitaal aangeleverd: een scan van een papieren factuur, een foto van een kassabon of een pdf uit de mailbox. Daarna leest de software de gegevens uit, zoals leverancier, datum, factuurnummer, bedragen en btw. Oudere oplossingen gebruiken daarvoor OCR met templates per leverancier; nieuwere oplossingen interpreteren het document op basis van context. Het resultaat is een voorstel dat nog moet worden gecodeerd en geboekt.

Voor een kantoor scheelt scan en herken veel overtypwerk, maar het lost niet alles op. Herkende gegevens moeten kloppen, en daarna moet nog worden bepaald op welke grootboekrekening, met welke btw-code en eventueel kostenplaats de factuur hoort. Het verschil zit dus in wat er na het herkennen gebeurt: of het document alleen wordt uitgelezen, of ook wordt gecontroleerd, gecodeerd en, als het zeker genoeg is, automatisch geboekt.

In Autoboeker leveren klanten documenten aan via de mobiele app voor iOS en Android, het klantportaal, een inkoop- of verkoop-e-mailadres, WhatsApp of gekoppelde bronnen via Connect. De AI herkent facturen en bonnen zonder templates, rekent subtotaal, btw en totaal na, controleert btw-nummers via VIES en stelt grootboek, btw-code en kostenplaats voor op basis van de historie. Boven de zekerheidsdrempel wordt direct geboekt in Exact Online, Twinfield, SnelStart of e-Boekhouden.