Begrip
Wat is bewaarplicht? Betekenis en uitleg
De bewaarplicht is de wettelijke verplichting om de administratie, waaronder facturen, bonnen en het grootboek, in principe 7 jaar te bewaren, en gegevens over onroerende zaken 10 jaar.
Definitie
De bewaarplicht is de wettelijke verplichting om de administratie, waaronder facturen, bonnen en het grootboek, in principe 7 jaar te bewaren, en gegevens over onroerende zaken 10 jaar.
Ook bekend als: Bewaarplicht, Fiscale bewaarplicht, Bewaartermijn, Retention obligation, Record retention
Volgens de Algemene wet inzake rijksbelastingen moeten ondernemers hun administratie 7 jaar bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten daarop, zoals een bedrijfspand of grond, en gegevens over de Unieregeling of Invoerregeling van het éénloketsysteem bewaar je 10 jaar. De termijn begint pas als een gegeven niet meer actueel is: een leasecontract van 4 jaar hoort bij de administratie zolang het loopt, en daarna start de bewaartermijn. Basisgegevens zoals het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie, de voorraad- en de loonadministratie moeten altijd 7 jaar worden bewaard; voor andere gegevens kun je met de Belastingdienst een kortere termijn afspreken.
Gegevens worden bewaard in hun originele vorm, digitaal of op papier. Digitale bestanden alleen afdrukken is niet voldoende: de Belastingdienst moet de programma's en bestanden bij een controle kunnen gebruiken. Gegevens mogen wel naar een andere drager worden overgezet, zolang dat juist en volledig gebeurt en ze de hele bewaartijd binnen redelijke tijd leesbaar zijn. Daarnaast geldt de AVG: persoonsgegevens bewaar je niet langer dan nodig zonder goede reden.
Voor een kantoor betekent dit dat klanten hun documenten volledig en vindbaar moeten aanleveren en dat de koppeling tussen document en boeking herleidbaar blijft. In Autoboeker leveren klanten documenten aan via het klantportaal, de app, e-mail of Connect, en staat elke actie van mens en AI in het auditlog. De bewaarplicht zelf blijft bij de ondernemer liggen.
Voorbeeld
Een klant koopt een bedrijfspand. De koopakte en de facturen voor de verbouwing vallen onder de bewaartermijn van 10 jaar, terwijl de gewone inkoopfacturen van dat jaar 7 jaar bewaard moeten worden.
Veelgestelde vragen
Vragen over bewaarplicht.
In principe 7 jaar. Facturen en andere gegevens over onroerende zaken bewaar je 10 jaar, net als gegevens over de Unieregeling of Invoerregeling van het éénloketsysteem.
De wet staat toe dat gegevens naar een andere drager worden overgezet, mits dat juist en volledig gebeurt en de gegevens de hele bewaartijd leesbaar blijven. Een digitaal origineel mag je daarentegen niet alleen op papier bewaren.
Verder lezen
Gerelateerd in de kennisbank.
Gidsen
Bewaarplicht en digitale bonnen: wat moet je bewaren en hoe?
De fiscale bewaarplicht is 7 jaar, voor onroerende zaken 10 jaar. Wat moet je bewaren, mag je bonnen scannen en weggooien, en wat betekent dit voor aanlevering?
8 min lezenLees de gidsProcessenDocumenten verzamelen bij klanten: aanlevering op orde
Hoe je facturen en bonnen van klanten sneller binnenkrijgt: aanleverkanalen, afspraken per klant en automatisch ophalen uit mail, WhatsApp en cloudopslag.
9 min lezenLees de gidsZie Autoboeker in je eigen administraties.
In een demo van 30 minuten laten we zien hoe Autoboeker werkt op het pakket en de werkwijze van jouw kantoor.
Per maand opzegbaar · Gratis onboarding en check-ins · 30 dagen geld-terug-garantie
