Waarom een bonnetjes app voor de klanten van je kantoor?
Bonnen zijn de klassieke bottleneck van een administratiekantoor. Ze worden te laat aangeleverd, raken kwijt of komen in een stapel per kwartaal binnen, net voor de btw-aangifte. Elke ontbrekende bon betekent een mail, een herinnering en een openstaande post op de tussenrekening.
Een bonnetjes app maakt aanleveren een handeling van een paar seconden, op het moment van de uitgave. Als die app direct gekoppeld is aan de verwerking van je kantoor, wordt de bon meteen herkend en geboekt, en hoef je niet meer achter losse foto's in je mailbox aan.
Wat kan de Autoboeker-app voor je klanten?
De app voor iOS en Android is het mobiele deel van het klantportaal.
- Bonnen en facturen fotograferen of uploaden.
- Vraagposten beantwoorden, met een foto of bestand als bewijs.
- Zien wat er openstaat en wat al geregeld is.
- Omzet en kosten bekijken, met maand-op-maand vergelijking.
- Btw-overzicht bekijken (voor administraties in Exact Online).
- Meerdere bedrijven beheren in één account, met rechten per gebruiker.
- De status van de bankkoppeling zien.
Mag je bonnetjes digitaal bewaren?
In de regel mag een ondernemer administratie digitaal bewaren, mits de gegevens volledig, juist en leesbaar zijn en blijven gedurende de bewaartermijn. Voor de meeste administratie is de bewaarplicht 7 jaar, voor gegevens over onroerende zaken langer. Controleer de actuele voorwaarden bij de Belastingdienst; in de kennisbank lees je meer over bewaarplicht en digitale bonnen.
Hoe krijg je klanten aan de app?
Een app werkt alleen als klanten hem gebruiken. Dit helpt bij de invoering:
- 1Nodig klanten per administratie uit voor het klantportaal en de app.
- 2Leg uit dat een foto direct na de uitgave genoeg is; papier bewaren is dan niet meer de basis.
- 3Bied WhatsApp of e-mail aan voor klanten die liever geen app gebruiken.
- 4Laat ontbrekende bonnen automatisch uitvragen, zodat klanten de app vanzelf leren kennen.
- 5Laat zien wat ze terugkrijgen: inzicht in omzet, kosten en btw.
