Wat is factuureisen? Betekenis en uitleg

Een ondernemer die verplicht is te factureren, vermeldt onder meer de volledige naam en het adres van zichzelf en de afnemer, zijn btw-identificatienummer, zijn KVK-nummer, de factuurdatum, een uniek en opeenvolgend factuurnummer, een omschrijving en hoeveelheid van de goederen of diensten, de leverdatum, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. De factuur moet uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering zijn uitgereikt. Bij een factuurbedrag tot en met 100 euro inclusief btw, of bij een factuur die een eerdere factuur wijzigt, mag een vereenvoudigde factuur met minder gegevens worden gebruikt. Bij zakendoen met het buitenland gelden juist extra eisen.

Voor een kantoor zijn factuureisen aan twee kanten van belang. Bij inkoop is een factuur die aan de eisen voldoet de basis voor het aftrekken van voorbelasting; ontbreekt bijvoorbeeld het btw-nummer of staat de factuur op een andere naam, dan is de aftrek kwetsbaar bij een controle. Bij verkoop moeten de facturen die klanten zelf versturen kloppen, anders kan hun afnemer in de problemen komen. Ontbrekende gegevens tijdens het verwerken signaleren voorkomt herstelwerk achteraf.

Autoboeker herkent leverancier, datum, factuurnummer, bedragen, regelinformatie en btw op inkoop- en verkoopfacturen. Het rekent subtotaal, btw en totaal na, controleert btw-nummers via VIES, signaleert dubbele facturen en controleert op ontbrekende informatie. Ontbreekt er iets, dan kan het als vraagpost bij de klant worden uitgevraagd.