Wat is scan en herken?
Scan en herken is een term uit de tijd dat facturen op papier binnenkwamen: je scant het document en de software herkent de gegevens. Tegenwoordig komen de meeste facturen als pdf per e-mail binnen en bonnen als foto, maar de term is gebleven voor software die facturen digitaal uitleest en klaarzet voor de boekhouding.
Het herkennen gebeurt met OCR, eventueel aangevuld met templates of regels per leverancier die aangeven waar op de factuur het bedrag of het factuurnummer staat. Het resultaat is een set ingevulde velden die een medewerker controleert en boekt.
Waar loopt klassieke scan en herken op vast?
Scan en herken bespaart typewerk, maar het werk dat overblijft is vaak het grootste deel.
- Templates breken bij een nieuwe layout, en elke nieuwe leverancier vraagt instellen.
- De codering, dus grootboek, btw-code en kostenplaats, blijft vaak handwerk.
- Elke factuur moet nog worden geopend en goedgekeurd voordat hij wordt geboekt.
- Bankmatching en vragen aan de klant gebeuren in een ander systeem of per mail.
Hoe gaat AI verder dan scan en herken?
AI-herkenning leest de factuur zoals een ervaren boekhouder dat doet: in context. De AI weet hoe deze leverancier eerder is geboekt, welke btw-situatie gebruikelijk is en welke afspraken het kantoor heeft vastgelegd. Daardoor is de uitkomst geen set velden, maar een boekingsvoorstel met een zekerheidsscore.
Boven de drempel die je instelt, boekt Autoboeker zelf. Daaronder zie je het voorstel met uitleg. Ontbreekt er informatie, dan gaat er een vraagpost naar de klant. En omdat bankmatching in dezelfde flow zit, wordt de betaling daarna aan dezelfde factuur gekoppeld.
Hoe komen facturen en bonnen binnen?
Hoe makkelijker het aanleveren, hoe completer de administratie. Autoboeker ondersteunt alle gangbare routes:
- Upload door kantoor of klant, met bulk-aanlevering via drag-and-drop.
- Een inkoop- en verkoop-e-mailadres per administratie.
- De klant-app voor iOS en Android: foto maken en klaar.
- Bonnen via WhatsApp.
- Gmail, Outlook en andere mailboxen via IMAP, waaronder iCloud.
- OneDrive, Dropbox, Google Drive en SharePoint.
- De Exact digitale brievenbus en documenten uit SnelStart.
Scan en herken voor Exact Online, Twinfield, SnelStart en e-Boekhouden
Autoboeker werkt bovenop Exact Online, Twinfield, SnelStart en e-Boekhouden en boekt daar rechtstreeks in. Je hoeft geen scan-en-herkenmodule per pakket te gebruiken: één werkwijze voor al je klanten, ongeacht hun pakket.
