Kennisbank
Security & privacy
AI, AVG en dataveiligheid in de accountancy.
AI en de AVG in de accountancy: waar moet je op letten?
AI gebruiken in je accountantskantoor en voldoen aan de AVG: wat je regelt met een AI-leverancier, hoe Autoboeker met data omgaat en hoe je controle houdt.
8 min lezenLees de gidsSecurity & privacyDataveiligheid: checklist voor je softwareleverancier
Welke vragen stel je een softwareleverancier die financiële klantdata verwerkt? Checklist voor DPA, subverwerkers, encryptie, MFA, datalekken en AI.
9 min lezenLees de gidsSecurity & privacyKlantdocumenten veilig delen: zo regel je het als kantoor
Hoe kantoor en klant veilig documenten uitwisselen: risico's van mail en chatapps, portalen, toegang per gebruiker, bewaren, nepfacturen en IBAN-wijzigingen.
8 min lezenLees de gidsBegrippen
Begrippen bij dit onderwerp.
De AVG (Algemene verordening gegevensbescherming), in het Engels GDPR, is de Europese privacywet die regelt hoe organisaties persoonsgegevens mogen verzamelen, gebruiken, bewaren en beveiligen.
VerwerkersovereenkomstEen verwerkersovereenkomst is een contract onder de AVG tussen een organisatie en een partij die namens haar persoonsgegevens verwerkt, waarin staat wat de verwerker met de gegevens mag doen en hoe hij ze beveiligt.
Audit logEen audit log is een chronologisch overzicht van alle acties in een systeem, zoals wie een boeking heeft aangemaakt, gewijzigd of goedgekeurd en wanneer, zodat elke wijziging herleidbaar is.
AutorisatieAutorisatie is het vastleggen van wie een boeking, factuur of betaling mag goedkeuren, zodat financiële handelingen pas definitief worden na akkoord van een bevoegde persoon.
ZekerheidsdrempelEen zekerheidsdrempel is de minimale zekerheidsscore die een AI-voorstel moet halen om automatisch te worden geboekt of afgeletterd; voorstellen onder de drempel gaan naar een medewerker voor review.
Agentic AIAgentic AI is kunstmatige intelligentie die niet alleen antwoorden of voorstellen geeft, maar zelfstandig taken in meerdere stappen uitvoert binnen vooraf ingestelde kaders, zoals boeken, uitvragen en matchen.
AccountantskantoorEen accountantskantoor is een organisatie waar accountants met een beschermde titel (RA of AA) werken en die diensten levert als samenstellen, controleren, belastingadvies en bedrijfsadvies.
AdministratiekantoorEen administratiekantoor is een dienstverlener die voor ondernemers de boekhouding verzorgt, zoals het verwerken van facturen en bank, btw-aangiftes, salarisadministratie en vaak ook de jaarrekening en belastingaangiftes.
KlantportaalEen klantportaal is een beveiligde online omgeving waarin klanten van een accountants- of administratiekantoor documenten aanleveren, vragen beantwoorden en hun cijfers inzien.
IBAN-controleEen IBAN-controle is het nagaan of het rekeningnummer op een factuur een geldig IBAN is en past bij de leverancier, om fouten en betalingsfraude te voorkomen.
BewaarplichtDe bewaarplicht is de wettelijke verplichting om de administratie, waaronder facturen, bonnen en het grootboek, in principe 7 jaar te bewaren, en gegevens over onroerende zaken 10 jaar.
BonnenBonnen zijn kassabonnen en betaalbewijzen van kleine aankopen, zoals tanken, parkeren of lunch, die als onderbouwing dienen voor de kostenboeking en de aftrek van voorbelasting.
Veelgestelde vragen
Snel antwoord.
Ja, de AVG verbiedt AI niet. Je sluit een verwerkersovereenkomst met de leverancier, weet waarvoor de data wordt gebruikt en zorgt voor passende beveiliging en controle.
Nee. Autoboeker gebruikt je data niet om publieke AI-modellen te trainen, en verkoopt of deelt die nooit. Data wordt alleen gebruikt om de dienst te leveren.
Ja. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens moeten zowel het kantoor als de leverancier een verwerkersovereenkomst hebben als de leverancier persoonsgegevens namens het kantoor verwerkt.
De verwerkingsverantwoordelijke meldt een datalek binnen 72 uur na kennisname bij de AP, tenzij het waarschijnlijk geen risico oplevert. De leverancier moet het kantoor zo snel mogelijk informeren.
Als er persoonsgegevens in staan wel. De AP noemt persoonsgegevens die aan een verkeerde geadresseerde zijn verstuurd als voorbeeld van een datalek. Of je het moet melden, hangt af van het risico voor de betrokkenen.
Het risico zit vooral in waar de bon terechtkomt. Een bon in de privéchat van een medewerker is lastig te beheren; bij een kanaal dat direct in de juiste administratie uitkomt, zoals Connect in Autoboeker, blijft het document gekoppeld aan de administratie.
Zie Autoboeker in je eigen administraties.
In een demo van 30 minuten laten we zien hoe Autoboeker werkt op het pakket en de werkwijze van jouw kantoor.
Per maand opzegbaar · Gratis onboarding en check-ins · 30 dagen geld-terug-garantie
