AI en de AVG in de accountancy: waar moet je op letten?

Mag je als accountantskantoor AI gebruiken onder de AVG?

Ja, de AVG verbiedt het gebruik van AI niet, maar stelt eisen aan hoe persoonsgegevens worden verwerkt. Facturen, bonnen en banktransacties bevatten vaak persoonsgegevens, zoals namen, adressen en IBAN's. Als kantoor bepaal je waarvoor die gegevens worden verwerkt, en een AI-leverancier verwerkt ze in jouw opdracht. Dat vraagt om duidelijke afspraken en passende beveiliging.

De praktische vragen zijn daarom: waarvoor gebruikt de leverancier de data, wordt die gebruikt om AI-modellen te trainen, wie heeft er toegang, hoe is de data beveiligd en wat gebeurt er als je stopt. Daarnaast wil je als kantoor kunnen uitleggen hoe een boeking tot stand is gekomen, zeker als de AI zelfstandig boekt.

Wat regel je met een AI-leverancier voor de AVG?

Met een AI-leverancier regel je in elk geval een verwerkersovereenkomst, ook wel DPA genoemd, waarin staat welke gegevens worden verwerkt, waarvoor en onder welke beveiligingsmaatregelen. Vraag daarnaast naar de subprocessors die de leverancier inzet, het beleid rond het trainen van AI-modellen en wat er met je data gebeurt bij beëindiging.

Bij Autoboeker is een DPA-overeenkomst beschikbaar. Beleid, subprocessors en securitydocumentatie staan in het Trust Center op trust.autoboeker.nl. Voor procurement-vragen loopt het team de maatregelen, de DPA en de subprocessors graag met je door. Zo kun je de afspraken toetsen aan het privacybeleid van je eigen kantoor, voordat je klantdata laat verwerken.

1. 1Sluit een verwerkersovereenkomst (DPA) met de leverancier
2. 2Vraag de lijst met subprocessors op
3. 3Controleer of je data wordt gebruikt om AI-modellen te trainen
4. 4Controleer versleuteling, toegangsbeheer en logging
5. 5Leg vast wat er met de data gebeurt als je de dienst beëindigt

Hoe gaat Autoboeker om met de data van je klanten?

Autoboeker gebruikt de data van je kantoor en je klanten alleen om de dienst te leveren. De data wordt nooit verkocht of gedeeld, niet gebruikt om publieke AI-modellen te trainen en verwijderd bij beëindiging van het account. Dat de AI leert van correcties en historie, gebeurt per administratie en kantoorbreed binnen jouw eigen omgeving.

Technisch is de data versleuteld tijdens transport met TLS en in opslag met AES-256, met veilig sleutelbeheer. Toegang is rolgebaseerd en per administratie in te stellen, en gebruikersactiviteit wordt gelogd. Daarnaast zijn er dagelijkse back-ups, redundante infrastructuur, monitoring, incident-responseprocedures en beperkte toegang tot productie. Ook zijn er continuïteits- en disaster-recoveryprocedures.

• Nooit verkocht of gedeeld
• Alleen gebruikt voor het leveren van de dienst
• Niet gebruikt om publieke AI-modellen te trainen
• Verwijderd bij beëindiging van het account
• Versleuteld met TLS tijdens transport en AES-256 in opslag
• Rolgebaseerde en administratie-specifieke toegang

Hoe houd je controle over wat de AI boekt?

Je houdt controle met een zekerheidsdrempel per kantoor of administratie: daaronder blijft een boeking een voorstel dat een mens beoordeelt. Daarnaast leg je vast welke bedragen, grootboeken of acties nooit automatisch mogen. Met autorisatie voor of na boeken bepaal je wie wat goedkeurt, en met rollen en rechten wie welke administraties ziet.

Elke boeking toont een zekerheidsscore, de bronnen en de regel die is toegepast, dus de AI is geen black box. Elke actie van gebruikers en AI wordt vastgelegd in het auditlog en is altijd handmatig aan te passen. Zo kun je achteraf aantonen hoe een boeking tot stand is gekomen en wie hem heeft goedgekeurd.

Hoe zit het met agentic AI zoals Atlas?

Agentic AI zoals Atlas handelt zelfstandig taken af, maar alleen binnen de kaders die je kantoor instelt. Atlas beoordeelt boekingen, verwerkt facturen, handelt vraagposten af en matcht banktransacties. Je team bepaalt de drempels, de regels en welke acties altijd een mens vereisen, en Atlas legt voor wat menselijk oordeel vraagt.

Ook bij Atlas is elke automatische actie herleidbaar en uitlegbaar, met hetzelfde auditlog als de rest van het platform. Atlas is geen vervanging van het boekhoudpakket; het werkt erbovenop en schrijft het resultaat terug. Atlas is beschikbaar voor kantoren vanaf 25 FTE, in het plan Groot kantoor met SLA en DPA.

Is Autoboeker gecertificeerd voor informatiebeveiliging?

Autoboeker is ontwikkeld met security-principes uit ISO/IEC 27001, SOC 2 en de AVG; dat is iets anders dan een certificering. De actuele certificeringsstatus en documentatie staan in het Trust Center. Is een ISO-certificering van de leverancier voor jouw kantoor een harde eis, controleer dat dan vooraf, zodat je geen verkeerde verwachtingen hebt.

Naast de technische maatregelen werkt Autoboeker met periodieke security reviews, secure coding standards, inputvalidatie, rate limiting en security awareness binnen het team. Single Sign-On en een uptime-SLA van 99,9% zijn op aanvraag beschikbaar. Securityvragen voor je procurement kun je in een gesprek met het team doorlopen, inclusief de DPA en de subprocessors.