Sebastian de GoeijKort antwoord
Bij factuurfraude ontvangt een bedrijf een echte of nagemaakte factuur met een ander rekeningnummer, zodat de betaling bij de fraudeur terechtkomt. Een IBAN-controle vergelijkt het rekeningnummer op de factuur met wat bekend is van de leverancier en signaleert afwijkingen. Autoboeker controleert IBAN's bij de verwerking en signaleert onbekende leveranciers, hoge bedragen en afwijkend gedrag.
Belangrijkste punten
- Een ander IBAN bij een bekende leverancier is altijd een signaal.
- Verifieer wijzigingen via een bekend contactkanaal, niet via de factuur of mail zelf.
- Combineer IBAN-controle met controles op onbekende leveranciers en hoge bedragen.
- Autorisatie op grote bedragen voegt een extra controlemoment toe.
Hoe werkt factuurfraude?
De meest voorkomende vorm is een mail die lijkt te komen van een bekende leverancier, met de mededeling dat het rekeningnummer is gewijzigd of met een factuur waarop een ander IBAN staat. Soms is de mailbox van de leverancier echt gehackt, waardoor de mail volkomen geloofwaardig lijkt. Andere varianten zijn nepfacturen van niet-bestaande leveranciers of dubbele facturen met een afwijkend rekeningnummer.
Welke signalen wijzen op een frauduleuze factuur?
Let op deze signalen, en zeker op een combinatie ervan:
- Een ander IBAN dan eerder bij deze leverancier.
- Een buitenlands rekeningnummer bij een Nederlandse leverancier.
- Een onbekende leverancier met een hoog bedrag.
- Druk om snel te betalen of een afwijkende toon.
- Een afzenderadres dat net anders is dan normaal.
- Een factuur die lijkt op een eerdere factuur maar net afwijkt.
Hoe richt je controle in?
Technische controles en werkafspraken versterken elkaar.
- 1Laat de software het IBAN op elke factuur controleren en afwijkingen signaleren.
- 2Laat onbekende leveranciers, hoge bedragen en afwijkend boekingsgedrag naar de review gaan.
- 3Spreek af dat een IBAN-wijziging altijd telefonisch wordt geverifieerd via een bekend nummer.
- 4Stel autorisatie in voor bedragen boven een grens.
- 5Signaleer dubbele facturen en dubbele contacten.
- 6Houd een audit trail bij van wie wat heeft goedgekeurd.
Wat controleert Autoboeker?
Autoboeker voert bij elke factuur een IBAN-controle uit en signaleert dubbele facturen, dubbele contacten, onbekende leveranciers, hoge bedragen, afwijkend boekingsgedrag en afwijkende betalingscondities. Afwijkingen komen in de review in plaats van stil in de boekhouding, en elke actie staat in de auditlogs.
Veelgestelde vragen
Vragen over dit onderwerp.
Een controle of het rekeningnummer op een factuur geldig is en overeenkomt met wat bekend is van de leverancier.
Verifieer de wijziging via een bekend telefoonnummer of contactpersoon, nooit alleen via de mail of factuur waarin de wijziging staat.
Ja, bij de verwerking van elke factuur, voor alle gekoppelde pakketten.
Combineer IBAN-controle, signalering van onbekende leveranciers en hoge bedragen, autorisatie op grote bedragen en verificatie van wijzigingen.
Zo lost Autoboeker het op
