Verplichte e-facturatie in 2030: wat moet je kantoor weten?

Wat verandert er met verplichte e-facturatie?

Met verplichte e-facturatie moeten bedrijven facturen aan andere bedrijven als gestructureerd elektronisch bestand versturen en ontvangen, in plaats van als papieren factuur of pdf. Het kabinet heeft op 11 september 2026 gekozen om dit in te voeren voor zowel nationale als internationale transacties tussen bedrijven. Daarnaast komt er een digitale rapportageplicht: factuurgegevens worden per transactie aan de Belastingdienst gemeld. De aanleiding is de Europese richtlijn Btw in het digitale tijdperk, beter bekend als ViDA.

Belangrijk voor de communicatie met klanten: het gaat om een kabinetskeuze, nog niet om een vastgestelde wet. Het conceptwetsvoorstel gaat dit najaar in internetconsultatie en het kabinet wil het voor de zomer van 2027 bij de Tweede Kamer indienen. Details, zoals de precieze reikwijdte, de technische standaard voor binnenlandse facturen en de manier van rapporteren, kunnen dus nog veranderen. Wat vaststaat, is de richting: factuurgegevens worden machineleesbaar en de Belastingdienst krijgt ze vrijwel direct te zien.

Wat is de tijdlijn voor e-facturatie in Nederland en de EU?

De tijdlijn bestaat uit een Europees deel dat al wet is en een Nederlands deel dat nog in voorbereiding is. Het ViDA-pakket is op 11 maart 2025 door de Raad van de EU aangenomen en op 14 april 2025 in werking getreden. Vanaf 1 juli 2030 geldt digitale rapportage op basis van e-facturen voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU. Lidstaten mogen dezelfde aanpak ook voor binnenlandse transacties verplichten, en Nederland kiest daar net als onder meer België, Duitsland, Frankrijk, Italië en Polen voor.

Voor kantoren betekent dit dat er nog enkele jaren zijn, maar niet zoveel als het lijkt. Klanten moeten hun facturatiesoftware aanpassen, hun boekhoudpakket moet e-facturen kunnen ontvangen en verwerken, en afspraken over aanlevering moeten worden herzien. De belangrijkste datums op een rij:

• 11 maart 2025: ViDA-pakket aangenomen door de Raad van de EU, in werking getreden op 14 april 2025.
• 11 september 2026: kabinet kiest voor verplichte binnenlandse e-facturatie en rapportage.
• Najaar 2026: conceptwetsvoorstel in internetconsultatie.
• Voor de zomer van 2027: het kabinet wil het wetsvoorstel indienen bij de Tweede Kamer.
• 1 juli 2030: digitale rapportage voor grensoverschrijdende EU-transacties, en volgens het kabinetsplan verplichte e-facturatie voor binnenlandse B2B-transacties.
• 1 juli 2031: digitale rapportage ook voor binnenlandse B2B-transacties, volgens het kabinetsplan.

Wat is een gestructureerde e-factuur en waarom is een pdf dat niet?

Een gestructureerde e-factuur is een bestand waarin alle factuurgegevens als losse, benoemde velden staan, zodat software ze zonder interpretatie kan inlezen. Denk aan velden voor het btw-nummer van de leverancier, het factuurnummer, elke factuurregel, het btw-tarief en het totaalbedrag. De Europese norm EN 16931 beschrijft welke gegevens erin staan en wat ze betekenen. In Nederland worden zulke facturen meestal als UBL-bestand verstuurd, vaak via het Peppol-netwerk.

Een pdf is voor een mens leesbaar, maar voor software een plaatje met tekst: de gegevens moeten eerst worden herkend, met OCR of AI. Onder de huidige regels mag een pdf per e-mail als elektronische factuur gelden, mits de afnemer daarmee akkoord gaat. De ViDA-richtlijn definieert een elektronische factuur echter als een factuur in een gestructureerd formaat dat automatische verwerking mogelijk maakt. Een hybride factuur, met een pdf en de gegevens daarnaast gestructureerd, kan volgens de richtlijn meetellen als alle te rapporteren gegevens in de gestructureerde versie staan. Een losse pdf of een scan valt er niet onder.

Wat moeten kantoren en hun klanten nu al doen?

Kantoren doen er goed aan nu te inventariseren hoe klanten factureren en hoe facturen binnenkomen, zodat de overgang geen piek wordt vlak voor 2030. Omdat de wet nog niet is vastgesteld, gaat het om voorbereiden, niet om grote investeringen op basis van aannames. Wie nu in kaart brengt welke klanten nog met Word, Excel of een los factuurprogramma werken, kan ze in de komende jaren op een natuurlijk moment helpen overstappen.

Begin met de klanten met de meeste facturen of met internationale handel, want voor grensoverschrijdende EU-transacties geldt de Europese plicht hoe dan ook. Volg daarnaast de internetconsultatie en de verdere uitwerking, zodat je klanten op tijd en met de juiste informatie kunt adviseren. Een praktische volgorde:

1. 1Breng per klant in kaart met welke software verkoopfacturen worden gemaakt en of die UBL of Peppol ondersteunt.
2. 2Ga na of het boekhoudpakket van elke administratie e-facturen kan ontvangen en hoe die binnenkomen.
3. 3Markeer klanten die in de KOR zitten, omdat zij volgens het kabinetsplan zijn vrijgesteld.
4. 4Prioriteer klanten met veel facturen of met handel binnen de EU.
5. 5Spreek met klanten af hoe inkoopfacturen straks binnenkomen en wie de Peppol-registratie regelt.
6. 6Volg de internetconsultatie en de wetsbehandeling, en pas je advies aan als de details bekend zijn.

Wat verandert er in de verwerking van facturen?

In de verwerking verdwijnt vooral het herkennen en overtypen van gegevens, want een e-factuur bevat leverancier, bedragen en btw al als data. Leesfouten bij slecht gescande pdf's of verkeerd herkende bedragen worden daardoor zeldzamer. Ook het matchen van de leverancier wordt eenvoudiger, omdat het btw-nummer of KVK-nummer als veld in de factuur staat. Dat is winst, zeker bij leveranciers met veel facturen per maand.

Wat blijft, is het oordeel over de boeking. Een e-factuur vertelt welke btw de leverancier rekent, maar niet op welke grootboekrekening de kosten bij jouw klant horen, welke kostenplaats van toepassing is of of de btw aftrekbaar is. Matching met de bank, het afletteren van betalingen en het uitvragen van onduidelijke posten bij de klant blijven ook nodig. Daarnaast blijven er documenten die niet als e-factuur binnenkomen, zoals facturen van vrijgestelde KOR-ondernemers en, naar verwachting, van leveranciers buiten de EU.

Hoe sluit Autoboeker aan op e-facturatie?

Autoboeker richt zich op het werk dat ook met e-facturen overblijft: coderen, controleren, matchen en uitvragen. De AI stelt grootboekrekening, btw-code en kostenplaats voor op basis van de historie van de administratie, controleert subtotaal, btw en totaal, signaleert afwijkende btw-codes en btw-bedragen en controleert btw-nummers via VIES. Wat niet klopt of ontbreekt, gaat als vraagpost naar de klant. Facturen en bonnen die als pdf of foto binnenkomen, worden herkend zonder templates.

Voor de verkoopkant heeft Autoboeker een facturatiemodule waarmee klanten facturen en offertes maken die direct in Exact Online, Twinfield, SnelStart of e-Boekhouden staan. Een PEPPOL-koppeling voor die facturatiemodule staat aangekondigd als binnenkort beschikbaar; die is er op dit moment dus nog niet. E-facturen via Peppol ontvang je aan de inkoopkant in je boekhoudpakket; controleer bij je pakket hoe e-facturen daar binnenkomen.