Peppol- en UBL-facturen ontvangen en boeken: zo werkt het

Wat is het verschil tussen Peppol en UBL?

Peppol is het netwerk waarover elektronische facturen worden verstuurd, UBL is het formaat waarin de factuur zelf is opgemaakt. Je kunt het vergelijken met post: Peppol is de bezorgdienst met vaste adressen en afspraken, UBL is de standaardbrief die iedereen op dezelfde manier kan lezen. Een UBL-bestand is een XML-bestand met vaste velden voor onder meer leverancier, afnemer, factuurregels, btw en totaal.

Het onderscheid is in de praktijk belangrijk, omdat beide los van elkaar kunnen voorkomen. Een leverancier kan een UBL-bestand als bijlage bij een mail sturen, zonder Peppol. Omgekeerd verloopt verkeer over Peppol altijd in afgesproken formaten. In Nederland zijn dat SI-UBL 2.0, de Nederlandse invulling volgens NLCIUS, en Peppol BIS Billing 3.0; beide zijn gebaseerd op UBL en de Europese norm EN 16931.

Wat is een Peppol-ID en hoe ontvang je e-facturen via Peppol?

Een Peppol-ID is het adres waarop een organisatie in het Peppol-netwerk vindbaar is en facturen kan ontvangen. Het bestaat uit een schemacode en een nummer. Voor Nederlandse bedrijven is het KVK-nummer met schema 0106 gebruikelijk, voor overheidsorganisaties het OIN met schema 0190, en het btw-identificatienummer kan met schema 9944. Een leverancier die een factuur stuurt, moet het schema gebruiken waaronder de ontvanger is geregistreerd.

Een Peppol-ID vraag je niet los aan bij een instantie. Je sluit aan via een serviceprovider, ook wel access point genoemd, of via software die dat voor je regelt, en die registreert de administratie in het netwerk. Voor een kantoor met veel administraties is het belangrijk om per klant vast te leggen wie de registratie beheert en waar de facturen binnenkomen. De stappen in het kort:

1. 1Kies per administratie hoe e-facturen binnenkomen: via het boekhoudpakket, een serviceprovider of andere software.
2. 2Laat de administratie registreren onder een Peppol-ID, meestal 0106 met het KVK-nummer.
3. 3Controleer in de Peppol-zoektool van de Nederlandse Peppolautoriteit of de registratie vindbaar is.
4. 4Informeer vaste leveranciers over het Peppol-adres, zodat zij niet langer pdf's mailen.
5. 5Leg vast wie binnengekomen e-facturen beoordeelt en waar vragen over facturen terechtkomen.

Hoe verschilt het boeken van een UBL-factuur van een pdf?

Bij een UBL-factuur vervalt de herkenningsstap, omdat de gegevens al als data in het bestand staan. Bij een pdf moeten leverancier, datum, factuurnummer, bedragen en btw eerst worden uitgelezen, met OCR of AI, en kan er iets misgaan bij een slechte scan of een ongebruikelijke layout. Bij UBL staan het btw-nummer van de leverancier, elke factuurregel en het btw-bedrag gewoon in benoemde velden.

Dat maakt de verwerking sneller en voorspelbaarder, maar niet automatisch foutloos. Een e-factuur kan inhoudelijk onjuist zijn: een verkeerd btw-tarief, een dubbel verstuurde factuur of een factuur op naam van de verkeerde entiteit. Ook komt het voor dat een leverancier een generieke omschrijving gebruikt, zodat uit de regels niet blijkt waar de kosten over gaan. De controles op dubbele facturen, btw en ontbrekende informatie blijven dus nodig, ook als het overtypen verdwijnt.

Welke boekingskeuzes blijven over bij een e-factuur?

Bij een e-factuur blijven de keuzes over die alleen vanuit de administratie van de afnemer te maken zijn. De factuur beschrijft wat de leverancier heeft geleverd en welke btw hij rekent, niet hoe jouw klant die kosten wil verantwoorden. Een factuur van een groothandel kan voor de ene klant voorraad zijn en voor de andere kantoorkosten, en een laptop kan kosten zijn of een investering die je activeert.

Een voorbeeld: een installatiebedrijf ontvangt via Peppol een UBL-factuur van € 1.210, waarvan € 1.000 materiaal en € 210 btw tegen 21%. Het bestand vertelt dat precies, maar de boekhouder bepaalt dat het materiaal op het project van een bepaalde klus hoort, op de grootboekrekening inkoop materialen en met de btw-code voor 21% voorbelasting. De beslissingen die blijven:

• Grootboekrekening: kosten, voorraad of investering, en welke rekening precies.
• Btw-code: aftrekbaar, gedeeltelijk aftrekbaar, verlegd of niet aftrekbaar, passend bij de situatie van de klant.
• Kostenplaats, kostendrager of project, als de administratie daarmee werkt.
• Periode: hoort de factuur in deze periode of is het een transitorische post?
• Controle: is de factuur terecht, niet dubbel en op naam van de juiste entiteit?

Waar let je op bij de ontvangst van e-facturen per administratie?

Let er vooral op dat elke administratie één duidelijke ingang voor facturen heeft, zodat e-facturen, pdf's en bonnen niet langs verschillende routes binnenkomen en dubbel worden geboekt. In een overgangsperiode sturen sommige leveranciers zowel een UBL-bestand als een pdf, of eerst een pdf per mail en later dezelfde factuur via Peppol. Een controle op dubbele facturen op basis van leverancier, factuurnummer en bedrag is dan onmisbaar.

Hoe e-facturen in het boekhoudpakket binnenkomen, verschilt per pakket en per serviceprovider, en verandert in de aanloop naar 2030 waarschijnlijk nog. Controleer dat daarom per pakket bij de leverancier, en leg in je werkinstructies vast waar een binnengekomen e-factuur terechtkomt en wie hem beoordeelt. Bewaar de e-factuur zelf in de vorm waarin hij is ontvangen, omdat de fiscale bewaarplicht geldt voor het oorspronkelijke bestand.

Hoe past Autoboeker in de verwerking van e-facturen?

Autoboeker helpt bij de beslissingen en controles die na het binnenkomen van een factuur overblijven. De AI stelt grootboekrekening, btw-code, kostenplaats, kostendrager en project voor op basis van de historie van de administratie, correcties en de stamgegevens uit Exact Online, Twinfield, SnelStart of e-Boekhouden. Elk voorstel krijgt een zekerheidsscore, en boven de drempel die je instelt kan automatisch worden geboekt. Dubbele facturen, afwijkende btw-codes, afwijkende btw-bedragen en ontbrekende informatie worden gesignaleerd.

Over Peppol zijn we duidelijk: een PEPPOL-koppeling staat aangekondigd voor de facturatiemodule, aan de verkoopkant, en is nog niet beschikbaar. Voor het ontvangen van UBL- of Peppol-facturen aan de inkoopkant is je boekhoudpakket het aanspreekpunt. Facturen en bonnen komen in Autoboeker binnen via upload, een inkoop- of verkoopmailadres, de klant-app, WhatsApp, gekoppelde mailboxen en cloudopslag, en voor Exact Online via de digitale brievenbus.