Factuureisen van de Belastingdienst: wat moet erop staan?

Welke gegevens moeten op een factuur staan?

Een factuur moet volgens de Belastingdienst altijd een vaste set gegevens bevatten over leverancier, afnemer, prestatie en btw. Bij de naam gaat het om de juridische naam; een handelsnaam mag als die met adres en woonplaats bij de KVK is geregistreerd. Het adres is het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd, een postbusnummer alleen is niet voldoende. Factuurnummers zijn opeenvolgend, in één of meer reeksen, en elk nummer mag maar één keer voorkomen.

Levert een ondernemer met verschillende btw-tarieven, dan vermeldt hij de bedragen per tarief apart, en zo nodig de eenheidsprijs. De factuur moet uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering worden verstuurd. Facturen mogen op papier of digitaal; voor een digitale factuur moet de afnemer akkoord zijn. De verplichte gegevens:

• De volledige naam van de leverancier en van de afnemer.
• Het volledige adres van de leverancier en van de afnemer.
• Het btw-identificatienummer van de leverancier.
• Het KVK-nummer, als de leverancier bij de KVK is ingeschreven.
• De datum waarop de factuur is uitgereikt.
• Een uniek, opeenvolgend factuurnummer.
• Bij goederen: wat voor goederen en hoeveel er is geleverd.
• Bij diensten: welke diensten zijn geleverd en de omvang ervan.
• De datum van levering of van de vooruitbetaling.
• Het bedrag exclusief btw, per tarief, en zo nodig de eenheidsprijs.
• Het toegepaste btw-tarief.
• Het btw-bedrag.

Wanneer mag een vereenvoudigde factuur?

Een vereenvoudigde factuur mag als het factuurbedrag maximaal € 100 inclusief btw is, of als de factuur een wijziging is van een eerdere factuur. Op een vereenvoudigde factuur staan in elk geval de datum van uitreiking, de naam en adresgegevens van de leverancier, welke goederen of diensten zijn geleverd, en de btw of de gegevens waarmee de btw kan worden berekend. Bij een wijziging moet ook de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur erop staan.

Een vereenvoudigde factuur is niet toegestaan bij intracommunautaire leveringen, afstandsverkopen en bepaalde leveringen in andere EU-landen waarbij de btw naar de afnemer is verlegd. Voor de afnemer betekent een vereenvoudigde factuur dat hij moet kunnen aannemelijk maken dat hij de afnemer was, bijvoorbeeld doordat hij met zijn zakelijke pas heeft betaald. Een kassabon van € 45 voor kantoorartikelen, betaald met de zakelijke bankpas, is daarvan een gangbaar voorbeeld. Voor ondernemers in de KOR gelden eveneens aangepaste factuurregels.

Wat moet er op een creditnota en bij verlegde of EU-facturen staan?

Een creditnota is een wijziging van een eerdere factuur en mag daarom als vereenvoudigde factuur, mits hij duidelijk verwijst naar de oorspronkelijke factuur. Hij vermeldt de datum, de gegevens van de leverancier, wat er wordt gecorrigeerd en de btw of de gegevens om die te berekenen. Een creditnota met een eigen nummer en een verwijzing naar het oorspronkelijke factuurnummer maakt het voor de afnemer ook makkelijk om de correctie aan de juiste factuur en betaling te koppelen.

Bij verlegde btw en bij diensten aan ondernemers in andere EU-landen gelden juist extra eisen. Bij een verleggingsregeling rekent de leverancier geen btw, maar vermeldt hij btw verlegd en het btw-identificatienummer van de afnemer, en de vergoeding per btw-tarief. Bij diensten aan EU-ondernemers staan de btw-nummers van zowel leverancier als klant op de factuur, met de vermelding btw verlegd, die ook in het Engels, Duits of Frans mag. Het btw-nummer van de afnemer controleer je via VIES.

Wat gebeurt er als gegevens op een inkoopfactuur ontbreken?

Als gegevens op een inkoopfactuur ontbreken, loopt de afnemer het risico dat de btw-aftrek ter discussie komt, omdat een factuur die aan de eisen voldoet een voorwaarde voor aftrek is. De afnemer moet zelf kunnen aantonen dat hij de btw mag aftrekken, en moet daarom controleren of ontvangen facturen aan de eisen voldoen. Daarnaast moeten de goederen of diensten daadwerkelijk aan hem zijn geleverd en gebruikt worden voor belaste omzet.

Volgens Europese en Nederlandse rechtspraak mag de aftrek niet worden geweigerd alleen omdat een formeel gegeven ontbreekt, als de Belastingdienst over alle gegevens beschikt om vast te stellen dat aan de inhoudelijke voorwaarden is voldaan. Ontbreken die gegevens wel, bijvoorbeeld omdat niet duidelijk is welke prestatie is geleverd, dan mag de inspecteur aanvullend bewijs vragen. Wie dat niet kan leveren, kan de aftrek verliezen. Een herstelde factuur van de leverancier is daarom de veiligste oplossing.

Hoe handel je onvolledige facturen af met vraagposten en controles?

Onvolledige facturen handel je het best af op het moment van verwerken, met een vaste controle en een gerichte vraag aan de klant. Dan is de leverancier nog te bereiken, weet de klant nog waar de factuur over ging en loopt de btw-aangifte geen vertraging op. Een vraag als 'Deze factuur van € 850 vermeldt geen btw-nummer van de leverancier; kun je een gecorrigeerde factuur opvragen?' is concreet en voor de klant direct uitvoerbaar.

In Autoboeker controleert de AI bij elke factuur subtotaal, btw en totaal, signaleert het ontbrekende informatie, ontbrekende btw, afwijkende btw-codes en dubbele facturen, en worden btw-nummers via VIES gecontroleerd. Vanuit zo'n signalering kan automatisch een vraagpost worden aangemaakt, gekoppeld aan het document. De klant beantwoordt die in het klantportaal of de app, het antwoord wordt verwerkt, en er is automatische opvolging. Klanten die factureren met de facturatiemodule maken een creditnota met één klik vanaf de originele factuur. Een praktische werkwijze:

1. 1Controleer bij verwerking of de factuur de verplichte gegevens bevat en of de bedragen kloppen.
2. 2Boek facturen met ontbrekende btw-gegevens niet stil, maar zet ze apart.
3. 3Stel een gerichte vraag aan de klant, gekoppeld aan het document, met wat er precies ontbreekt.
4. 4Laat de klant een gecorrigeerde factuur of creditnota bij de leverancier opvragen.
5. 5Verwerk het antwoord of de nieuwe factuur en controleer vóór de aangifte of er nog vragen openstaan.