Btw verlegd en buitenlandse inkoopfacturen boeken: zo doe je het

Hoe boek je een inkoopfactuur met btw verlegd binnen Nederland?

Een binnenlandse inkoopfactuur met btw verlegd boek je zonder btw aan de leverancier, en je geeft de btw zelf aan in rubriek 2a en trekt hem bij recht op aftrek af in rubriek 5b. De leverancier vermeldt op de factuur geen btw-bedrag, maar wel de tekst btw verlegd en het btw-identificatienummer van de afnemer. Bekende voorbeelden zijn onderaanneming in de bouw en goederen van een buitenlandse verkoper die al in Nederland liggen, als die verkoper hier niet is gevestigd.

Een voorbeeld: een bouwbedrijf ontvangt een factuur van een onderaannemer van € 10.000 met btw verlegd. In de boekhouding staat € 10.000 op kosten onderaanneming tegenover € 10.000 op crediteuren. Met de btw-code voor verlegging komt in rubriek 2a een grondslag van € 10.000 en € 2.100 btw, en dezelfde € 2.100 komt als voorbelasting in 5b. Per saldo betaalt het bedrijf niets, maar beide regels moeten in de aangifte staan.

Hoe boek je goederen en diensten die je inkoopt uit een ander EU-land?

Goederen en diensten van een ondernemer uit een ander EU-land boek je met een btw-code voor EU-verwerving, zodat de waarde en de Nederlandse btw in rubriek 4b komen en de aftrek in 5b. De factuur toont dan meestal 0% of btw verlegd, met de btw-nummers van leverancier en afnemer. Bij goederen heet dit een intracommunautaire verwerving: de goederen gaan van het ene EU-land naar Nederland en de afnemer berekent zelf de Nederlandse btw tegen het tarief dat hier geldt.

Een voorbeeld: een webwinkel koopt voor € 5.000 goederen bij een Duitse groothandel, die met 0% factureert. De boeking is € 5.000 op inkoop tegenover crediteuren, met rubriek 4b grondslag € 5.000 en € 1.050 btw tegen 21%, en € 1.050 voorbelasting in 5b. Een adviesdienst van een Belgisch bureau gaat op dezelfde manier via 4b. Controleer altijd het tarief: voor goederen die in Nederland onder 9% vallen, reken je 9%.

Hoe boek je diensten en invoer van buiten de EU?

Diensten van een ondernemer van buiten de EU boek je meestal met verlegde btw in rubriek 4a, met de aftrek in 5b. Denk aan een softwareabonnement van een Amerikaanse leverancier van € 1.200: grondslag € 1.200 en € 252 btw in 4a, en € 252 voorbelasting in 5b. Is de factuur in dollars, dan reken je om naar euro's en boek je de koersverschillen bij de betaling apart.

Bij invoer van goederen van buiten de EU betaal je in principe btw bij de douane, en die btw trek je af als voorbelasting in 5b op basis van het douanedocument. Heeft je klant een vergunning artikel 23, dan wordt de invoer-btw niet bij de douane betaald maar aangegeven in rubriek 4a en tegelijk afgetrokken in 5b. De grondslag is dan de waarde die de douane hanteert, zoals vermeld op de uitnodiging tot betaling, en niet het factuurbedrag van de leverancier. Dat verschil is een veelvoorkomende fout.

Welke controles horen erbij: VIES, ICP-opgaaf en OSS?

Bij elke EU-transactie hoort een controle van het btw-identificatienummer via VIES, het Europese systeem voor btw-nummercontrole van de Europese Commissie. Bij inkoop controleer je het nummer van de leverancier; bij verkoop is een geldig nummer van de afnemer een voorwaarde om de btw te verleggen. Als niet vast te stellen is wie de afnemer is, kan de Belastingdienst de btw bij de leverancier naheffen.

Aan de verkoopkant komen daar twee regelingen bij. Leveringen en diensten aan ondernemers in andere EU-landen waarbij de btw is verlegd, geef je naast rubriek 3b ook op in de opgaaf intracommunautaire prestaties. Verkopen aan particulieren in andere EU-landen vallen boven een drempel van € 10.000 per kalenderjaar onder de btw van het land van de klant, en die btw kan via de Unieregeling van het eenloketsysteem (OSS) per kwartaal worden aangegeven. Samengevat:

• VIES: controleer het btw-nummer van EU-leveranciers en EU-afnemers en bewaar de uitkomst.
• ICP-opgaaf: intracommunautaire leveringen en diensten aan ondernemers, aansluitend op rubriek 3b.
• OSS: afstandsverkopen en bepaalde diensten aan particulieren in de EU boven € 10.000 per jaar, per kwartaal gemeld.
• Voor gegevens onder de Unieregeling of Invoerregeling van het eenloketsysteem geldt een bewaartermijn van 10 jaar.

Welke fouten komen het vaakst voor bij verlegde en buitenlandse btw?

De meest voorkomende fout is een factuur met verlegde btw boeken als gewone factuur zonder btw. Dan ontbreken zowel de verschuldigde btw in 2a, 4a of 4b als de aftrek in 5b. Bij volledig aftrekrecht lijkt dat onschuldig omdat het saldo nul is, maar de aangifte is onjuist, en bij een klant met vrijgestelde omzet gaat het wel om geld. Vrijgestelde ondernemers moeten verlegde btw namelijk aangeven zonder die te mogen aftrekken.

Andere fouten zitten in de keuze tussen rubrieken en in de grondslag. Ze komen vaak voort uit een btw-code die ooit verkeerd is ingesteld en daarna steeds opnieuw wordt gebruikt. Let in de controle vooral op:

• 4a en 4b verwisselen, bijvoorbeeld bij een leverancier met een EU-vestiging en een moederbedrijf buiten de EU.
• Buitenlandse btw, zoals Duitse btw op een hotelnota, als Nederlandse voorbelasting aftrekken; die vraag je terug via de teruggaafprocedure.
• Bij invoer met vergunning artikel 23 het factuurbedrag gebruiken in plaats van de douanewaarde.
• Een EU-factuur met 0% boeken zonder het btw-nummer via VIES te controleren.
• Het verkeerde tarief toepassen bij verwerving, zoals 21% op goederen die onder 9% vallen.

Hoe helpt Autoboeker bij verlegde en buitenlandse btw?

Autoboeker herkent bij het verwerken van facturen btw verlegd, onderscheidt leveranciers binnen en buiten de EU en ondersteunt internationale btw-situaties en ICP, bij Exact Online, Twinfield, SnelStart en e-Boekhouden. Btw-nummers worden gecontroleerd via VIES en de btw-code wordt voorgesteld op basis van de historie van de administratie. Vreemde valuta wordt gedetecteerd, met optionele automatische omrekening. Ook vrijgestelde administraties worden herkend.

Daarnaast controleert Autoboeker op ontbrekende btw, een afwijkende btw-code en een afwijkend btw-bedrag, en signaleert het die in plaats van ze stil te boeken. Ontbreekt er iets, zoals het btw-nummer van de leverancier, dan kan een vraagpost naar de klant gaan. Btw-analyse en rapportages zijn beschikbaar voor Exact Online, niet voor de andere pakketten. Autoboeker dient zelf geen btw-aangifte, ICP-opgaaf of OSS-melding in; dat blijft het werk van het kantoor.