Automatisch boeken met AI: zo werkt het voor kantoren

Wat is automatisch boeken met AI?

Automatisch boeken met AI is het verwerken van inkoopfacturen, verkoopfacturen en bonnen tot boekingen in het boekhoudpakket, waarbij software het lezen, coderen en vastleggen overneemt. Je team hoeft niet meer elk veld in te vullen, maar beoordeelt alleen wat de AI niet met voldoende zekerheid kan verwerken. Het werk verschuift daarmee van typen naar controleren, en van alle documenten naar de uitzonderingen.

Een correcte boeking vraagt meer dan het uitlezen van een bedrag. Er moet een relatie aan gekoppeld worden, een grootboekrekening en btw-code per regel, soms een kostenplaats of project, en een controle of subtotaal, btw en totaal kloppen. Ook de factuurdatum, het factuurnummer en de betalingscondities moeten juist worden vastgelegd. Automatisch boeken met AI doet al die stappen, op basis van wat er eerder in dezelfde administratie is gebeurd en de afspraken die je kantoor heeft vastgelegd.

Wat is het verschil tussen OCR, templates en AI-herkenning?

OCR zet een gescande of gefotografeerde factuur om in leesbare tekst, maar weet niet wat die tekst betekent. Oudere systemen combineren OCR met templates: per leverancier leg je vast waar het factuurnummer, de datum en het bedrag op de pagina staan. Daarnaast stel je vaak per leverancier in op welk grootboek en met welke btw-code de factuur moet landen. Dat werkt, maar vraagt veel inrichting en onderhoud.

Templates werken zolang alles hetzelfde blijft. Krijgt een leverancier een nieuwe layout, komt er een nieuwe leverancier bij of wijkt een factuur net af, dan gaat het mis of moet iemand de template aanpassen. AI-herkenning kijkt naar de inhoud en context van het document in plaats van naar vaste posities. Autoboeker werkt daarom zonder templates: je maakt ze niet aan en hoeft ze niet te onderhouden, ook niet bij leveranciers die je maar één keer ziet.

Hoe komt een AI-boekingsvoorstel tot stand?

Een AI-boekingsvoorstel ontstaat uit het document zelf, de historie van de administratie en de afspraken die je kantoor heeft vastgelegd. Autoboeker volgt voor elk document hetzelfde pad, ongeacht wie er boekt of hoe de factuur eruitziet. De stamgegevens uit het boekhoudpakket, zoals grootboekrekeningen, btw-codes en relaties, vormen daarbij het kader: de AI stelt alleen rekeningen en codes voor die in de administratie bestaan.

Bij het voorstellen weegt de AI eerdere boekingen, jouw correcties, het gedrag van leveranciers, omschrijvingen, bedragspatronen en frequentie mee. Daar bovenop gelden administratieregels, globale regels en AI-instructies in gewone taal, zoals een afspraak dat tankbonnen altijd op reiskosten worden geboekt. Het resultaat is een volledig ingevulde boeking met een zekerheidsscore en een uitleg waarop het voorstel gebaseerd is. Het pad van elk document ziet er zo uit:

1. 1Binnenkomen: het document komt binnen via upload, een inkoop- of verkoop-e-mailadres, de klant-app, WhatsApp of Connect.
2. 2Begrijpen: leverancier, datum, factuurnummer, bedragen, regels, btw, grootboek, kostenplaats en optioneel project worden herkend.
3. 3Controleren: subtotaal, btw en totaal worden nagerekend, btw-nummers gaan langs VIES, IBAN's worden gecontroleerd en dubbele facturen gesignaleerd.
4. 4Voorstellen: historie, regels en instructies leiden tot een voorstel met zekerheidsscore en uitleg.
5. 5Boeken: boven de drempel direct in het boekhoudpakket, daaronder klaar voor review.

Wanneer boekt de AI automatisch en wanneer niet?

De AI boekt automatisch als de zekerheidsscore van het voorstel boven de drempel ligt die je hebt ingesteld. Ligt de score eronder, dan staat het voorstel klaar voor review en beslist een medewerker. Een lage score is geen fout, maar een signaal: bijvoorbeeld een nieuwe leverancier, een ongebruikelijk bedrag of een factuur die op meerdere manieren te boeken is.

Je kiest per kantoor of per administratie hoe ver je gaat. Er zijn drie niveaus, en een voor de hand liggende aanpak is voorzichtig beginnen en opschuiven naarmate de AI een administratie beter kent. Daarnaast kun je met autorisatie vastleggen wie wat goedkeurt, vóór of ná de boeking, zodat ook automatisch geboekte facturen binnen je kantoorproces blijven. De drie niveaus zijn:

• Suggesties: de AI vult alles in, jij klikt akkoord.
• Slim bevestigen: je ziet alleen de afwijkingen.
• Volledig automatisch: boekingen met hoge zekerheid worden direct geboekt.

Welke boekingslogica kan de AI toepassen?

De AI kan meer dan één grootboekrekening per factuur kiezen. Autoboeker boekt op regelniveau en kan regels automatisch uitsplitsen of samenvatten, bijvoorbeeld door regels met dezelfde grootboekrekening en btw-code samen te voegen. Dat is handig bij lange facturen van groothandels of webshops, waar je de details niet per artikelregel in de administratie wilt hebben maar wel per kostensoort en btw-tarief.

Ook complexere situaties worden ondersteund, zoals verdeling over meerdere grootboeken, een percentageverdeling per boeking, kostenplaatsen, kostendragers en projecten, en transitorische posten. Nieuwe leveranciers of klanten worden herkend en kunnen automatisch worden aangemaakt, betalingscondities worden uitgelezen of aangemaakt en vreemde valuta worden gedetecteerd, met optionele automatische omrekening. Terugkerende facturen en vaste leveranciers worden herkend, zodat het voorstel voor bekende kosten steeds consistent is.

Hoe houd je controle over wat de AI boekt?

Je houdt controle doordat elke boeking uitlegbaar en herleidbaar is. Bij elk voorstel zie je de zekerheidsscore en waarop het voorstel gebaseerd is, zoals vergelijkbare boekingen, de btw-code en het grootboek. Voorstellen en verwerkte boekingen blijven altijd handmatig aan te passen, en je kunt een document opnieuw laten verwerken met een extra opmerking voor de AI als het voorstel niet klopt.

Autoboeker signaleert daarnaast hoge bedragen, onbekende leveranciers, afwijkend boekingsgedrag en ontbrekende informatie in plaats van ze stil te boeken. Elke actie van mens en AI staat in het auditlog, zodat je achteraf kunt zien wie of wat een boeking heeft gemaakt of gewijzigd. Corrigeer je een boeking, dan wordt die correctie bewaard in de feedbackhistorie en kun je hem toepassen op vergelijkbare boekingen.