Documenten verzamelen bij klanten: aanlevering op orde

Waarom is documenten verzamelen de basis van een kloppende administratie?

Documenten verzamelen is de basis omdat elke boeking begint met een brondocument. Zonder inkoopfactuur geen correcte kostenboeking en geen aftrek van voorbelasting, zonder bon geen verklaring voor een pinbetaling. Zolang documenten ontbreken, blijven banktransacties onverklaard op de tussenrekening staan en kun je een periode niet afsluiten of een btw-aangifte met vertrouwen indienen.

In de praktijk is aanlevering vaak de traagste schakel. Klanten verzamelen bonnen in een schoenendoos, sturen facturen door vanuit verschillende mailadressen of leveren alles in één keer aan vlak voor de deadline. Voor het kantoor betekent dat pieken in het werk, veel uitzoekwerk en herhaaldelijk navragen. Wie de aanlevering structureel goed inricht, verkort de doorlooptijd van de hele administratie.

Welke documenten heb je van een klant nodig?

Voor een complete administratie heb je van elke klant alle documenten nodig die een financiële transactie onderbouwen. Bankafschriften komen meestal via een bankkoppeling in het boekhoudpakket binnen; de rest moet de klant zelf aanleveren of moet uit de bron worden opgehaald. Ook documenten van kleine bedragen zijn nodig, omdat ze anders als onverklaarde posten op de bank blijven staan.

Houd er rekening mee dat ondernemers een fiscale bewaarplicht hebben: de basisgegevens van de administratie, zoals facturen en bonnen, moeten in de regel zeven jaar worden bewaard. Digitale aanlevering en opslag maken het nakomen van die plicht eenvoudiger dan een papieren archief. De documenten die je per periode nodig hebt, zijn in elk geval:

• Inkoopfacturen van leveranciers, inclusief abonnementen en terugkerende kosten.
• Verkoopfacturen, als de klant buiten de administratie factureert.
• Bonnen en kassabonnen van pin- en contante betalingen.
• Creditnota's bij retouren en correcties.
• Toelichting bij afwijkende of onbekende betalingen.

Welke aanleverkanalen werken het best voor klanten?

De aanleverkanalen die het best werken, zijn de kanalen die klanten toch al gebruiken. Een ondernemer die een factuur per mail ontvangt, stuurt hem het makkelijkst door naar een vast adres, of nog beter: koppelt zijn mailbox zodat facturen automatisch worden opgehaald. Een bon van de bouwmarkt is het snelst aangeleverd met een foto via de telefoon.

Het belangrijkste is dat alle kanalen op dezelfde plek uitkomen. Een factuur die per WhatsApp naar een medewerker gaat en een bon die via een gedeelde map binnenkomt, moeten allebei bij dezelfde administratie belanden, zonder dat iemand ze handmatig hoeft door te zetten. Een bruikbare mix is een vast inkoop- en verkoopadres per administratie, een app voor bonnen, een gekoppelde mailbox voor facturen en een portaal voor uploads in bulk.

Hoe richt je de aanlevering per klant in?

Je richt de aanlevering per klant in door samen met de klant vast te leggen welke documenten via welk kanaal binnenkomen en wanneer. Dat gesprek kost één keer tijd, maar voorkomt maandenlang navragen. Kies per klant zo min mogelijk handelingen: wat automatisch kan worden opgehaald, hoeft de klant niet zelf door te sturen.

Leg ook vast wat er gebeurt als iets ontbreekt. Klanten reageren beter op een concrete vraag over één transactie dan op een algemene herinnering om alles aan te leveren. Door de aanlevering te koppelen aan vraagposten, weet de klant precies wat er nog nodig is. Een stappenplan dat bij de meeste klanten werkt:

1. 1Inventariseer waar facturen binnenkomen: mailbox, leveranciersportalen, papier of cloudopslag.
2. 2Koppel de mailbox of cloudopslag van de klant, zodat facturen automatisch worden opgehaald.
3. 3Geef de klant een vast inkoop- en verkoop-e-mailadres voor wat niet automatisch binnenkomt.
4. 4Laat bonnen via de klant-app of WhatsApp aanleveren, direct na de aankoop.
5. 5Spreek een vaste aanleverfrequentie af, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks.
6. 6Zet ontbrekende documenten uit als vraagpost, gekoppeld aan de banktransactie.

Hoe verzamelt Autoboeker documenten automatisch?

Autoboeker verzamelt documenten via Connect, dat externe bronnen verbindt met het klantportaal van een administratie. Gmail en Outlook zijn in twee klikken gekoppeld, waarna Connect facturen in de mailbox herkent en ophaalt. Andere mailboxen, onder andere iCloud, worden gekoppeld via IMAP. Bonnen kunnen via WhatsApp worden gestuurd, en documenten uit SharePoint, OneDrive, Google Drive en Dropbox komen ook binnen.

Daarnaast heeft elke administratie een inkoop- en verkoop-e-mailadres, kunnen kantoor en klant uploaden met bulk-aanlevering via drag-and-drop, en is er een klant-app voor iOS en Android. Documenten uit de Exact digitale brievenbus kunnen worden opgehaald, en voor SnelStart-administraties haalt Autoboeker documenten uit SnelStart op. Voor betalingen zijn Mollie, Stripe en PayPal te koppelen. Alles komt binnen bij de juiste administratie en gaat door naar de AI-verwerking.

Wat doe je met klanten die te laat of onvolledig aanleveren?

Bij klanten die te laat of onvolledig aanleveren, werkt een gerichte vraag per ontbrekend document beter dan een algemene herinnering. In Autoboeker wordt een banktransactie zonder bon of factuur een vraagpost in het klantportaal en de app, en volgt Autoboeker automatisch op als de klant niet reageert. Zo hoef je er niet zelf achteraan.

Stuurt de klant daarna een bon via WhatsApp of komt een factuur binnen in de gekoppelde mailbox, dan matcht Connect het document automatisch aan de openstaande vraagpost. Het document wordt met AI geanalyseerd, geboekt en gematcht. Per klant zie je welke acties nog openstaan, zodat je bij het volgende contactmoment precies weet wat er mist. Je klant ziet in het portaal ook zelf wat er nodig is en wat al geregeld is.