Zekerheidsdrempel instellen: hoeveel laat je de AI boeken?

Wat is een zekerheidsdrempel?

Een zekerheidsdrempel is de ondergrens die een AI-voorstel moet halen om zonder menselijke tussenkomst te worden verwerkt. Elk boekingsvoorstel in Autoboeker krijgt een zekerheidsscore. Ligt die score boven de drempel die je hebt ingesteld, dan wordt het voorstel direct in het boekhoudpakket geboekt. Ligt hij eronder, dan staat het voorstel klaar voor review door een medewerker.

De drempel is daarmee het belangrijkste instrument om automatisering en controle in balans te brengen. Een hoge drempel betekent dat alleen voorstellen waar de AI heel zeker van is automatisch worden geboekt, en dat je team meer beoordeelt. Een lagere drempel betekent meer automatische verwerking en minder review. Er is geen juiste waarde voor alle kantoren: de goede drempel hangt af van de administratie, de historie en hoeveel risico je wilt accepteren.

Wat is het verschil tussen zekerheidsscore en zekerheidsdrempel?

De zekerheidsscore is een eigenschap van één voorstel, de zekerheidsdrempel is een instelling van je kantoor. De score geeft aan hoe zeker de AI is van een specifieke boeking of match, op basis van onder meer eerdere boekingen in de administratie, correcties en hoe goed het document aansluit op bekende patronen. Bij elk voorstel zie je de score samen met de uitleg waarop het voorstel gebaseerd is.

De drempel bepaalt wat er met die score gebeurt. Twee kantoren kunnen voor dezelfde factuur dezelfde score zien, maar een andere uitkomst kiezen: het ene boekt automatisch, het andere wil het voorstel eerst zien. Dat maakt de drempel een beleidskeuze en geen technische instelling. Leg daarom vast wie binnen het kantoor de drempel mag aanpassen, en waarom een administratie een bepaalde drempel heeft.

Welke automatiseringsniveaus kun je kiezen?

In Autoboeker kies je per kantoor of per administratie tussen drie niveaus van automatisering. Ze lopen op van volledig handmatige goedkeuring tot automatisch boeken van alles wat boven de drempel valt. De niveaus zijn bedoeld om stap voor stap door te lopen, zodat je per administratie vertrouwen opbouwt voordat je meer automatisch laat verwerken.

Het verschil zit in wat je team nog ziet. Bij suggesties beoordeel je elk voorstel, ook als het volledig klopt. Bij slim bevestigen zie je alleen wat afwijkt. Bij volledig automatisch boeken worden voorstellen met hoge zekerheid direct verwerkt en zie je alleen nog wat onder de drempel valt of wordt gesignaleerd, zoals een hoog bedrag of een onbekende leverancier. De drie niveaus zijn:

• Suggesties: de AI vult de boeking in, jij klikt akkoord.
• Slim bevestigen: je beoordeelt alleen de afwijkingen.
• Volledig automatisch: voorstellen met hoge zekerheid worden direct geboekt.

Hoe kies je de juiste drempel per administratie?

De juiste drempel per administratie kies je op basis van hoeveel historie de AI heeft, hoe voorspelbaar de administratie is en hoe groot de gevolgen van een fout zijn. Een administratie met veel terugkerende leveranciers en een stabiel rekeningschema leent zich eerder voor automatisch boeken dan een nieuwe klant of een administratie met veel eenmalige, grote of internationale transacties.

Kijk ook naar wat er na het boeken nog gebeurt. Wordt een administratie periodiek gecontroleerd voor een samenstelopdracht, dan kun je de drempel anders kiezen dan bij een klant waar de cijfers direct worden gebruikt voor beslissingen. Met autorisatie vóór of ná boeken kun je de drempel combineren met een goedkeuringsstap. Factoren om mee te wegen zijn:

• De hoeveelheid historische boekingen in de administratie.
• Het aandeel terugkerende leveranciers en kostenposten.
• Complexe btw-situaties, zoals verlegging, EU-transacties of een vrijstelling.
• De omvang van individuele bedragen en de impact van een fout.
• Afspraken met de klant over controle en goedkeuring.

Hoe stel je de zekerheidsdrempel stapsgewijs in?

Je stelt de zekerheidsdrempel het best gefaseerd in: begin voorzichtig, kijk wat de AI voorstelt en verhoog de automatisering per administratie zodra de voorstellen consequent kloppen. Elke correctie die je in de beginfase maakt, verbetert de volgende voorstellen, omdat de AI leert van correcties en historische boekingen. Die eerste periode van beoordelen is dus geen verloren tijd, maar een investering in de kwaliteit van latere automatische boekingen.

Teamstatistieken helpen bij het bijsturen. Je ziet per team en medewerker het aantal boekingen, het auto-boekingspercentage en de openstaande vraagposten, en per administratie hoe ver de automatisering is. Zo zie je waar je de drempel kunt verruimen en waar een administratie juist meer aandacht nodig heeft, bijvoorbeeld omdat er veel nieuwe leveranciers bijkomen. Een praktische volgorde:

1. 1Koppel het boekhoudpakket en kies de administraties die je wilt automatiseren.
2. 2Laat de AI leren van de historie en stamgegevens van elke administratie.
3. 3Begin met suggesties en beoordeel de voorstellen en hun zekerheidsscore.
4. 4Leg terugkerende correcties vast als administratieregel of AI-instructie.
5. 5Schakel over naar slim bevestigen zodra de voorstellen consequent kloppen.
6. 6Zet stabiele administraties op volledig automatisch en volg de teamstatistieken.

Waar geldt een zekerheidsdrempel nog meer?

Een zekerheidsdrempel geldt in Autoboeker niet alleen voor het boeken van facturen en bonnen, maar ook voor bankmatching en vraagposten. Bij bankmatching krijgt elke match een zekerheidsscore en wordt alleen boven jouw drempel automatisch afgeletterd; daaronder staat een voorstel klaar en worden afwijkingen uitgelicht. Bankmatching is beschikbaar voor Exact Online, Twinfield en SnelStart.

Vraagposten kun je volledig automatisch laten uitzetten of vanaf een zekerheidsdrempel. Voor kantoren vanaf 25 FTE werkt ook Atlas, de AI-agent in het plan Groot kantoor, binnen de zekerheidsdrempels en regels die het kantoor instelt, en legt hij voor wat menselijk oordeel vraagt. In alle gevallen is elke actie van mens en AI herleidbaar in het auditlog, zodat je achteraf kunt zien wat er boven en onder de drempel is gebeurd.