Administratieregels en globale regels in de pre-accounting

Wat zijn administratieregels en globale regels?

Administratieregels en globale regels zijn vastgelegde werkafspraken die bepalen hoe documenten worden geboekt. Een administratieregel geldt voor één administratie, bijvoorbeeld dat alle facturen van een bepaalde leverancier bij die klant op een specifieke kostenplaats komen. Een globale regel geldt voor alle administraties van het kantoor, zoals een afspraak over het samenvoegen van factuurregels met dezelfde grootboekrekening en btw-code.

Samen vormen ze het geheugen van het kantoor. Kennis die anders in de hoofden van individuele boekhouders zit, staat dan in het systeem en wordt bij elke boeking toegepast, ongeacht wie er werkt. Dat maakt de verwerking consistenter, verkort het inwerken van nieuwe collega's en voorkomt dat een administratie anders wordt geboekt zodra een andere medewerker hem overneemt.

Wanneer gebruik je een administratieregel en wanneer een globale regel?

Gebruik een globale regel voor alles wat voor elke klant hetzelfde moet gaan, en een administratieregel voor waar een specifieke klant daarvan afwijkt. Begin bij de kantoorstandaard: hoe boeken jullie standaard kassabonnen, hoe gaan jullie om met creditnota's, wanneer splits je een factuur uit en wanneer vat je samen? Wat daar uitkomt, zijn kandidaten voor globale regels.

Administratieregels zijn voor de bijzonderheden van een klant: een eigen rekeningschema, kostenplaatsen per vestiging of project, een verzamelleverancier die verschillende soorten kosten factureert, of een gedeeltelijke btw-vrijstelling. Door de standaard globaal te regelen en alleen uitzonderingen per klant vast te leggen, houd je het aantal regels klein en overzichtelijk. Enkele voorbeelden van de verdeling:

• Globaal: regels met dezelfde grootboekrekening en btw-code samenvoegen.
• Globaal: kantoorbrede boekingsvoorkeuren voor kassabonnen en creditnota's.
• Per administratie: tankbonnen altijd op een specifieke rekening voor reiskosten.
• Per administratie: facturen van een leverancier verdelen over meerdere kostenplaatsen.
• Per administratie: een uitzondering voor een klant met een btw-vrijstelling.

Wat is het verschil tussen regels, AI-instructies en wat de AI zelf leert?

Het verschil zit in hoe de afspraak ontstaat. Wat de AI zelf leert, komt uit de historie van de administratie, uit correcties en uit de context van het boekhoudpakket; daarvoor hoef je niets in te stellen. Regels en AI-instructies zijn afspraken die je bewust vastlegt, omdat ze niet uit de historie blijken of omdat je zeker wilt weten dat ze altijd worden toegepast.

Een AI-instructie is een werkafspraak in gewone taal, zoals je die aan een nieuwe collega zou uitleggen, bijvoorbeeld: tankbonnen altijd op 4210 Reiskosten. Instructies gelden per administratie of kantoorbreed, en voor inkoop, verkoop of beide. Administratieregels, globale regels, instructies en wat de AI heeft geleerd, bepalen samen het boekingsvoorstel. Daarom hoef je niet alles in regels te vatten: leg vast wat nodig is, de rest volgt uit de historie.

Hoe leg je een werkafspraak vast als regel of instructie?

Je legt een werkafspraak vast door hem één keer te formuleren, te bepalen waar hij geldt en daarna te controleren of de AI hem goed toepast. In Autoboeker kun je beginnen met een van de 139 voorbeeldinstructies uit de promptbibliotheek, of zelf een instructie schrijven. Leveranciers, grootboekrekeningen en btw-codes kies je direct uit de gekoppelde administratie.

Formuleer afspraken zo concreet mogelijk: noem de leverancier of het soort document, de grootboekrekening, de btw-code en eventueel de kostenplaats. Een vage instructie levert een vaag resultaat op. Controleer na het vastleggen een paar boekingen waarop de afspraak van toepassing is, zodat je ziet dat hij werkt zoals bedoeld. Het vastleggen verloopt zo:

1. 1Kies een voorbeeldinstructie uit de bibliotheek of schrijf er zelf een in gewone taal.
2. 2Vul de invulvelden in of kies een leverancier, grootboek of btw-code uit de administratie.
3. 3Bepaal of de afspraak geldt voor één administratie of kantoorbreed.
4. 4Kies of hij geldt voor inkoop, verkoop of beide.
5. 5Controleer in de volgende boekingsvoorstellen of de afspraak goed wordt toegepast.

Welke afspraken kun je in Autoboeker vastleggen?

In Autoboeker kun je afspraken vastleggen over vrijwel elk onderdeel van een boeking: welke grootboekrekening, btw-code, kostenplaats of verdeling, en hoe regels worden samengevoegd of uitgesplitst. Er zijn leveranciersspecifieke regels, administratiespecifieke uitzonderingen en kantoorbrede boekingsvoorkeuren, naast administratieregels en globale kantoorregels. Ook een verdeling over meerdere grootboeken of een percentageverdeling per boeking kun je als afspraak vastleggen, zodat bijvoorbeeld gemengde kosten steeds op dezelfde manier worden verdeeld.

De promptbibliotheek bevat voorbeeldinstructies voor onder meer branche- en bedrijfscontext, btw-vrijstelling, het samenvoegen van boekingsregels, kostenplaatsen, valuta en buitenland, creditnota's, kassabonnen en verzamelleveranciers. Je kunt ook eigen context toevoegen, zoals de branche en kernactiviteit van een klant, zodat de AI beter begrijpt welke kosten waar horen. Wie overstapt van een ander systeem, zet de afspraken uit bestaande condities alleen om waar dat nodig is.

Hoe houd je regels beheersbaar over veel administraties?

Je houdt regels beheersbaar door ze zichtbaar te maken, het beheer te beleggen en alleen vast te leggen wat echt nodig is. In Autoboeker staan alle instructies in één overzicht, per type en per administratie, en kun je ze aan- of uitzetten. Met rollen en rechten bepaal je wie regels mag wijzigen: bijvoorbeeld een beheerder voor globale regels en de boekhouder voor de administratieregels van zijn klanten.

Correcties worden bewaard in de feedbackhistorie, zodat je ziet wat de AI heeft geleerd en waarom. Een correctie kun je toepassen op vergelijkbare boekingen, en elke actie van mens en AI staat in het auditlog. De configuratiemonitor laat zien welke administraties instellingen of koppelingen missen. Regels en instructies werken met Exact Online, Twinfield, SnelStart en e-Boekhouden, zodat je één werkwijze hanteert, ongeacht het pakket van de klant.