Review van automatisch geboekte facturen: zo doe je het

Waarom moet je automatisch geboekte facturen nog reviewen?

Omdat het kantoor verantwoordelijk blijft voor de administratie, ook als software de boekingen maakt. Automatisch boeken is gebaseerd op zekerheid, niet op garantie. Een factuur die er net zo uitziet als vorige maand, kan toch een ander tarief of een andere periode hebben. Een review vangt die gevallen op voordat ze in de btw-aangifte of de jaarrekening terechtkomen.

Daarnaast is de review de plek waar het systeem leert. Elke correctie die je maakt, maakt de volgende vergelijkbare boeking beter. Een kantoor dat vanaf het begin goed reviewt, kan de drempel daardoor sneller omlaag brengen of meer administraties volledig automatisch laten draaien.

Waar let je op bij de review?

Een effectieve review richt zich op risico. Deze boekingen verdienen als eerste aandacht:

• Boekingen met een zekerheidsscore net boven de drempel.
• Facturen van nieuwe leveranciers of leveranciers met weinig historie.
• Afwijkende btw: een ander tarief dan normaal, verlegde of ontbrekende btw.
• Grote bedragen en facturen die over meerdere grootboekrekeningen zijn verdeeld.
• Facturen in een periode die al is afgesloten of bijna wordt afgesloten.

Hoe richt je een reviewproces in?

Een praktisch reviewproces heeft een vast ritme, bijvoorbeeld wekelijks of voor elke btw-aangifte, en een duidelijke verdeling van wie wat controleert. Leg per administratie vast welke boekingen altijd een goedkeuring vragen, en doe daarnaast een steekproef van automatisch geboekte facturen.

1. 1Bepaal per administratie of autorisatie vóór of ná het boeken plaatsvindt.
2. 2Bekijk eerst de uitzonderingen: lage scores, nieuwe leveranciers en afwijkende btw.
3. 3Doe een steekproef van automatisch geboekte facturen, verspreid over leveranciers.
4. 4Corrigeer in de boeking zelf, zodat de correctie wordt meegenomen bij vergelijkbare facturen.
5. 5Leg terugkerende uitzonderingen vast als administratieregel of globale regel.
6. 6Bekijk periodiek de teamstatistieken: hoeveel wordt automatisch geboekt en hoeveel gecorrigeerd.

Hoe ondersteunt Autoboeker de review?

In Autoboeker heeft elke boeking een zekerheidsscore en uitleg, met een volledige audit trail, en is ze altijd handmatig aanpasbaar. Verwerkte boekingen kun je opnieuw bewerken. Autoboeker leert van correcties en kan correcties toepassen op vergelijkbare boekingen; handmatige correcties worden bewaard in de feedbackhistorie, zodat je ziet wat de AI heeft geleerd en waarom.

Met autorisatie voor en na boeken leg je per administratie vast wie wat goedkeurt: eerst akkoord en dan boeken, of eerst boeken en daarna controleren, met regels voor wat automatisch door mag en wat altijd langs de directie moet. Auditlogs maken elke actie van mens en AI herleidbaar, en teamstatistieken laten zien hoe de verwerking per administratie verloopt.