Welke facturen boekt AI wel en niet automatisch?

Hoe beslist AI of een factuur automatisch wordt geboekt?

AI beslist op basis van zekerheid. Voor elke factuur maakt het systeem een boekingsvoorstel met leverancier, grootboekrekening, btw-code, bedragen en eventueel kostenplaats, en geeft het een zekerheidsscore: hoe zeker is het dat dit voorstel klopt. Ligt de score boven de drempel die het kantoor heeft ingesteld, dan wordt de factuur automatisch geboekt. Daaronder wordt het een voorstel dat een medewerker bevestigt.

Die zekerheid komt vooral uit context: de historie van de administratie, eerdere boekingen bij dezelfde leverancier, de stamgegevens in het boekhoudpakket en eventuele regels van het kantoor. Een factuur die lijkt op tien eerdere, op dezelfde manier geboekte facturen, krijgt een hoge score. Een factuur die nergens op lijkt, een lage.

Welke facturen worden meestal automatisch geboekt?

Facturen die voorspelbaar zijn, halen de drempel het vaakst. Typische voorbeelden:

• Terugkerende facturen van vaste leveranciers, zoals telefoon, internet, software en energie.
• Abonnementen en huur met steeds hetzelfde bedrag en dezelfde grootboekrekening.
• Facturen met één btw-tarief en duidelijke, volledige factuurgegevens.
• Leveranciers met een lange, consistente boekingshistorie in de administratie.

Welke facturen gaan juist niet automatisch door?

Facturen met onzekerheid of risico gaan naar de review, ook als de herkenning op zich goed lukt. Dat is geen tekortkoming maar het doel: de medewerker kijkt naar de uitzonderingen in plaats van naar alles. Daarnaast kun je met regels vastleggen dat bepaalde facturen altijd langs een mens gaan, bijvoorbeeld boven een bedrag of bij een specifieke leverancier.

• Facturen van een nieuwe leverancier zonder historie in de administratie.
• Afwijkende btw: een ander tarief dan normaal, verlegde btw of ontbrekende btw.
• Ontbrekende of tegenstrijdige gegevens, zoals subtotaal, btw en totaal die niet kloppen.
• Mogelijke dubbele facturen of documenten die geen factuur zijn.
• Facturen met regels die over meerdere grootboekrekeningen of kostenplaatsen moeten worden verdeeld.

Hoe stel je in Autoboeker in wat automatisch mag?

In Autoboeker kies je per kantoor of administratie hoe ver automatisering gaat: suggesties waarbij jij akkoord klikt, slim bevestigen waarbij je alleen afwijkingen ziet, of volledig automatisch waarbij hoge zekerheid direct wordt geboekt in het boekhoudpakket. De zekerheidsdrempel stel je per kantoor of administratie in.

Bovenop de patroonherkenning leg je administratieregels en globale kantoorregels vast, en met autorisatie bepaal je wat automatisch door mag en wat altijd een goedkeuring vraagt. Autoboeker controleert subtotaal, btw en totaal, signaleert dubbele facturen, controleert het documenttype en leert van correcties, zodat de score per administratie steeds beter aansluit bij hoe het kantoor boekt.