Factuurvalidatie met AI: wat kun je automatiseren?

Wat is factuurvalidatie?

Factuurvalidatie is het controleren van een inkoopfactuur voordat hij wordt geboekt en betaald: klopt de inhoud, voldoet hij aan de eisen en is hij terecht. Traditioneel doet een medewerker dat met het oog, factuur voor factuur. Veel van die controles zijn echter regels die software sneller en consequenter toepast.

Validatie is iets anders dan herkenning. Herkenning haalt de gegevens van de factuur; validatie toetst of die gegevens kloppen en passen bij wat je verwacht.

Welke controles kun je automatiseren?

Deze controles lenen zich goed voor automatisering, omdat ze op regels of op vergelijking met historie berusten:

• Rekenkundig: tellen de regels op tot het subtotaal en kloppen btw en totaal.
• Btw: ontbreekt de btw, wijkt de btw-code af van normaal, of wijkt het btw-bedrag af.
• Btw-nummer: is het btw-identificatienummer van de leverancier geldig volgens VIES.
• IBAN: past het rekeningnummer bij de leverancier, om fraude met valse facturen te voorkomen.
• Dubbel: is dezelfde factuur al eerder binnengekomen of geboekt.
• Documenttype: is het een factuur, of een offerte, herinnering of pakbon.
• Leverancier: is het een bekende of een nieuwe leverancier.

Wat blijft mensenwerk?

Automatische validatie levert uitzonderingen op, en die beoordeelt een mens. Is een afwijkend btw-tarief een fout of terecht, bijvoorbeeld omdat de leverancier in het buitenland zit? Is een nieuw IBAN een echte wijziging of een poging tot fraude? Daarnaast blijft de inhoudelijke vraag of een uitgave zakelijk is en bij de klant hoort; die beantwoord je met kennis van de klant, soms met een vraagpost.

Het voordeel van automatiseren is dat de medewerker niet meer alle facturen hoeft te controleren, maar alleen de facturen waar een controle iets vond. Dat maakt de controle niet minder grondig, maar wel gerichter.

Welke controles doet Autoboeker?

Autoboeker controleert tijdens de verwerking subtotaal, btw en totaal, en controleert op ontbrekende btw, een afwijkende btw-code en een afwijkend btw-bedrag. Btw-nummers worden gecontroleerd via VIES en er is een IBAN-controle. Autoboeker herkent nieuwe en bestaande leveranciers, signaleert dubbele facturen en controleert het documenttype.

Elke boeking krijgt een zekerheidsscore en uitleg. Facturen waar een controle iets vond of waarvan de zekerheid te laag is, gaan naar de review; de rest kan boven de drempel van het kantoor automatisch worden geboekt. Na het boeken matcht AI Bank Matching de betaling aan de factuur en signaleert afwijkende betalingen.