Btw-controle automatiseren: zo voorkom je btw-fouten

Wat houdt btw-controle in de pre-accounting in?

Btw-controle in de pre-accounting is het nagaan of elke factuur met het juiste tarief, de juiste btw-code en het juiste btw-bedrag wordt geboekt. De btw-aangifte is uiteindelijk een optelling van alle boekingen in een periode. Staat een factuur op de verkeerde btw-code, dan komt het bedrag in de verkeerde rubriek terecht, en dat zie je bij het invullen van de aangifte vaak niet meer terug.

Controle achteraf is daarom bewerkelijk. Wie pas vlak voor de deadline de btw-codes per rubriek doorloopt, moet afwijkingen terugzoeken in individuele boekingen, documenten opnieuw openen en soms nog vragen stellen aan de klant. Hoe eerder een btw-fout wordt gesignaleerd, liefst op het moment dat de factuur wordt verwerkt, hoe kleiner de kans dat hij in de aangifte belandt en hoe minder correctiewerk er later nodig is.

Welke btw-tarieven en situaties moet je herkennen?

In Nederland moet je bij het boeken minimaal het hoge tarief van 21%, het lage tarief van 9% en het nultarief van 0% herkennen, plus situaties waarin geen Nederlandse btw wordt berekend. Het lage tarief geldt onder meer voor de meeste voedingsmiddelen; het nultarief vooral voor export buiten de EU en leveringen van goederen aan ondernemers in andere EU-landen.

Daarnaast zijn er situaties waarin de btw niet door de leverancier maar door de afnemer wordt aangegeven, of waarin helemaal geen btw van toepassing is. Een factuur zonder btw-bedrag is dus niet automatisch fout, maar vraagt wel om de juiste code. Elke situatie hoort in een andere rubriek van de aangifte. Situaties die je bij het boeken moet onderscheiden zijn:

• Hoog tarief 21% en laag tarief 9%.
• Nultarief 0%, bijvoorbeeld bij export of intracommunautaire leveringen.
• Btw verlegd binnen Nederland, zoals bij onderaanneming in de bouw.
• Aankopen en diensten uit andere EU-landen en van buiten de EU.
• Vrijgestelde prestaties en volledig vrijgestelde administraties.

Hoe werkt btw verlegd en wat betekent het voor de boeking?

Bij btw verlegd berekent de leverancier geen btw, maar geeft de afnemer de btw zelf aan in de eigen aangifte. De factuur vermeldt dan geen btw-bedrag, maar wel de tekst btw verlegd en het btw-nummer van de afnemer. Binnen Nederland komt dat bijvoorbeeld voor bij onderaanneming in de bouw; bij aankopen van ondernemers uit andere EU-landen en bij veel diensten van buiten de EU is verleggen de standaard.

Voor de boeking betekent dit dat de afnemer de verschuldigde btw aangeeft en, als hij recht op aftrek heeft, tegelijk als voorbelasting aftrekt. Binnenlandse verlegging hoort in rubriek 2a, aankopen uit de EU in 4b en van buiten de EU in 4a; de aftrek loopt via rubriek 5b. Wie zo'n factuur boekt als een gewone factuur zonder btw, mist dus zowel de aangifte als de aftrek. Daarom is een juiste btw-code voor verlegging essentieel.

Wat is de ICP-opgaaf en waarom controleer je btw-nummers via VIES?

De ICP-opgaaf, voluit de opgaaf intracommunautaire prestaties, is een aparte opgave aan de Belastingdienst van leveringen van goederen en diensten aan ondernemers in andere EU-landen waarbij de btw is verlegd. Je doet hem per maand of per kwartaal, naast de btw-aangifte. Per afnemer vermeld je het btw-identificatienummer en het totaalbedrag, en de bedragen moeten aansluiten op rubriek 3b van de aangifte.

Een geldig btw-nummer van de afnemer is een voorwaarde voor het toepassen van het nultarief of de verlegging bij EU-transacties. Met VIES, het Europese systeem voor btw-nummercontrole, kun je nagaan of een nummer geldig is. Bij inkoopfacturen uit de EU controleer je op dezelfde manier het nummer van de leverancier. Een ongeldig nummer kan betekenen dat er alsnog Nederlandse btw verschuldigd is, dus deze controle hoort standaard bij de verwerking.

Hoe controleer je de btw vóór de aangifte?

Je controleert de btw vóór de aangifte het best in twee lagen: per factuur tijdens de verwerking en per periode vlak voor het indienen. De eerste laag vangt fouten af bij de bron, de tweede controleert of het totaal logisch is en of alle posten verwerkt zijn. Hoe sterker de eerste laag, hoe korter de tweede.

Een vaste checklist helpt om niets te vergeten, ook als verschillende medewerkers binnen het kantoor aangiftes voorbereiden. Het voorbeeld hieronder gaat uit van een kwartaalaangifte, maar werkt net zo voor maandaangiftes. Leg bijzonderheden per klant, zoals een gedeeltelijke vrijstelling of vaste verleggingssituaties, vast in de administratie, zodat ze bij elke aangifte terugkomen.

1. 1Controleer per factuur of subtotaal, btw-bedrag en totaal kloppen.
2. 2Controleer of de btw-code past bij het tarief en de situatie, zoals verlegd of EU.
3. 3Controleer btw-nummers van EU-relaties via VIES.
4. 4Zorg dat alle facturen, bonnen en bankregels van de periode verwerkt zijn en de vraagposten zijn opgelost.
5. 5Vergelijk de btw-positie met eerdere periodes en verklaar grote afwijkingen.
6. 6Stem rubriek 3b af met de ICP-opgaaf voordat je beide indient.

Hoe automatiseert Autoboeker de btw-controle?

Autoboeker controleert de btw bij elke factuur die wordt verwerkt, bij alle gekoppelde pakketten. De AI herkent 21%, 9% en 0%, btw verlegd, binnen en buiten de EU, vrijgestelde administraties en internationale btw-situaties, en ondersteunt ICP. Subtotaal, btw en totaal worden nagerekend, btw-nummers gaan langs VIES en IBAN's worden gecontroleerd. De btw-code wordt voorgesteld op basis van de historie van de administratie.

Daarnaast controleert Autoboeker op ontbrekende btw, een afwijkende btw-code en een afwijkend btw-bedrag, en signaleert het die in plaats van ze stil te boeken. Voor Exact Online zijn er bovendien btw-analyse en rapportages: de btw-positie per administratie en per periode, realtime, en een btw-overzicht voor de klant in het klantportaal. Voor Twinfield, SnelStart en e-Boekhouden werken btw-herkenning en btw-controles wel, maar is de btw-analyse niet beschikbaar.