Klanten meekrijgen in het klantportaal: zo doe je dat

Wat is het klantportaal en wat doet je klant erin?

Het klantportaal is een omgeving en app voor iOS en Android, onder jouw kantoor, waarin je klant alles doet wat het kantoor van hem nodig heeft. Hij ziet welke vraagposten openstaan voor facturen en banktransacties, levert documenten aan via drag-and-drop of de app, en beantwoordt vragen bij het juiste document of de juiste transactie.

Daarnaast volgt de klant zijn cijfers: winst-en-verlies, omzet en kosten en een maand-op-maand vergelijking, rechtstreeks uit het boekhoudpakket. Voor Exact Online-administraties staat er ook een btw-overzicht. Je klant ziet bovendien of de bankkoppeling actief is. Waar je dat aanbiedt, maakt hij in hetzelfde portaal facturen en offertes. Alles staat dus op één plek.

Hoe krijg je klanten zover dat ze het portaal gebruiken?

Klanten gebruiken het portaal het snelst als het minder moeite kost dan hun huidige manier van aanleveren. Laat ze daarom beginnen met een kanaal dat ze al gebruiken: een foto van een bon via WhatsApp, de app op hun telefoon of een gekoppelde Gmail- of Outlook-mailbox. Documenten komen dan vanzelf bij de juiste administratie binnen.

Wees daarnaast consequent in je eigen werkwijze. Stuur vragen over ontbrekende stukken voortaan als vraagpost in plaats van per mail, zodat de klant leert dat alles op één plek staat. Begin met een paar klanten die veel bonnen of bankregels hebben, en gebruik hun ervaring om de rest van je klanten mee te nemen.

Via welke kanalen kunnen klanten documenten aanleveren?

Klanten kunnen documenten aanleveren via upload in het portaal, de app, een inkoop- of verkoopmailadres per administratie, WhatsApp en gekoppelde bronnen via Connect. Gmail en Outlook zijn in twee klikken gekoppeld; Connect herkent facturen in de mailbox en haalt ze op. Andere mailboxen, zoals iCloud, koppel je via IMAP. Je klant koppelt die bronnen zelf in het portaal.

Ook cloudopslag in OneDrive, Google Drive, Dropbox en SharePoint kan worden gekoppeld. Voor Exact Online-administraties kunnen documenten uit de Exact digitale brievenbus worden opgehaald, en voor SnelStart-administraties documenten uit SnelStart. Elk document wordt gematcht aan een openstaande vraagpost of direct doorgezet naar de AI-verwerking. Betalingen kunnen binnenkomen via Mollie, Stripe en PayPal.

• Upload in het portaal, ook in bulk via drag-and-drop
• De app voor iOS en Android
• Inkoop- en verkoopmailadres per administratie
• WhatsApp
• Gmail, Outlook en andere mailboxen via IMAP
• OneDrive, Google Drive, Dropbox en SharePoint

Hoe beantwoorden klanten vraagposten in het portaal?

Klanten beantwoorden vraagposten in het klantportaal of de app, waar elke vraag gekoppeld is aan het document of de banktransactie waar het om gaat. Ze zien alles wat openstaat op één plek en kunnen direct een bon of toelichting aanleveren. Aangeleverde documenten worden met AI geanalyseerd en voorzien van een score, daarna geboekt en gematcht.

Is een antwoord onvolledig, dan wijs je het af of zet je de vraag opnieuw uit, in dezelfde context. Vraagposten worden automatisch opgevolgd als de klant niet reageert, en je ziet per klant welke acties openstaan. Met eigen berichtsjablonen stel je vragen in de toon van je kantoor. Vraagposten vanuit bankmatching zijn beschikbaar voor Exact Online, Twinfield en SnelStart.

Hoe regel je wie wat ziet in het klantportaal?

Je regelt toegang met rechten per gebruiker: één account kan toegang hebben tot meerdere bedrijven, met per gebruiker andere rechten. Een medewerker van je klant kan bijvoorbeeld alleen vraagposten voor bedrijf X zien, terwijl de eigenaar ook de rapportages bekijkt. Zo past het portaal bij klanten met meerdere bv's of met personeel dat bonnen aanlevert.

Aan kantoorzijde zijn gebruikers onbeperkt, met rollen en rechten per administratie. Vragen, antwoorden en aanleveringen blijven gekoppeld aan dezelfde context, zodat je later kunt nagaan wie wat heeft aangeleverd. Elke actie van mens en AI wordt vastgelegd in het auditlog. Beheerders wijzen administraties toe aan boekhouders, zodat elke medewerker alleen ziet waar hij aan werkt.

Hoe introduceer je het klantportaal stap voor stap?

Je introduceert het klantportaal het best gefaseerd, beginnend bij klanten die er direct baat bij hebben. Tijdens de gratis onboarding zet je het portaal samen met Autoboeker op. Daarna nodig je een eerste groep klanten uit, laat je ze de app installeren en koppelen ze samen met jou één bron, zoals WhatsApp of hun mailbox.

Vanaf dat moment stuur je ontbrekende stukken alleen nog als vraagpost en laat je de automatische opvolging het najagen doen. Na een paar weken kijk je per klant welke acties openstaan en welke kanalen werken. Breid daarna uit naar de rest van je klanten, eventueel met facturatie als extra dienst.

1. 1Zet het klantportaal op tijdens de gratis onboarding
2. 2Kies een eerste groep klanten met veel bonnen, bankregels of klantvragen
3. 3Laat ze de app installeren en koppel samen één bron, zoals WhatsApp of hun mailbox
4. 4Stuur ontbrekende stukken voortaan alleen als vraagpost
5. 5Bekijk per klant wat openstaat en breid uit naar de rest van je klanten