Bewaarplicht en digitale bonnen: wat moet je bewaren en hoe?

Hoe lang moet een ondernemer zijn administratie bewaren?

Een ondernemer moet zijn administratie 7 jaar bewaren; voor gegevens over onroerende zaken en rechten daarop geldt 10 jaar. Ook wie de Unieregeling of de Invoerregeling van het eenloketsysteem (OSS) gebruikt, moet de gegevens over die leveringen en diensten 10 jaar bewaren. De termijn van 10 jaar voor onroerende zaken hangt samen met de herziening van btw-aftrek, waarvoor de gegevens zo lang nodig kunnen zijn.

De bewaartermijn begint pas als een gegeven zijn actuele waarde verliest. Een leasecontract dat 4 jaar loopt, hoort die 4 jaar bij de actuele administratie, en pas daarna begint de termijn van 7 jaar. Voor andere gegevens dan de basisgegevens kun je met de Belastingdienst een kortere termijn afspreken; zo'n afspraak geldt alleen voor de Belastingdienst. Stopt een klant met zijn bedrijf, dan blijft de bewaarplicht gewoon gelden.

Wat moet je precies bewaren?

Je bewaart alle gegevens over de onderneming die op papier of digitaal zijn vastgelegd, met als kern de basisgegevens die altijd 7 jaar bewaard moeten worden. Daarnaast horen ook contracten, correspondentie, bankafschriften en kassagegevens bij de administratie, voor zover ze fiscaal van belang zijn. Ondernemers die het urencriterium of de zelfstandigenaftrek gebruiken, moeten ook hun urenregistratie bewaren. De basisgegevens volgens de Belastingdienst zijn:

Belangrijk is de vorm. Facturen bewaar je in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen: een digitaal ontvangen factuur sla je digitaal op en druk je niet af om het bestand daarna weg te gooien. Bewaar je digitaal, dan moet de Belastingdienst bij een controle met je bestanden kunnen werken. Alleen een kleine administratie die binnen redelijke tijd controleerbaar is, mag op papier worden bewaard. Let daarnaast op de AVG: persoonsgegevens bewaar je niet langer dan nodig.

• Het grootboek.
• De debiteuren- en crediteurenadministratie.
• De voorraadadministratie.
• De in- en verkoopadministratie, met alle inkoop- en verkoopfacturen.
• De loonadministratie.
• Gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van anderen.

Mag je papieren bonnen scannen en het origineel weggooien?

Ja, je mag papieren facturen en bonnen scannen en daarna het origineel weggooien, als de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is. De Belastingdienst noemt dit conversie. Je hebt daar geen toestemming voor nodig, maar je bent er zelf verantwoordelijk voor dat de conversie aan de voorwaarden voldoet. Een balans en een staat van baten en lasten op papier mag je niet converteren, en voor bepaalde douanedocumenten gelden uitzonderingen.

Volledig betekent dat alle bladzijden met fiscaal relevante informatie worden gescand, inclusief achterkanten en bijlagen. Echtheidskenmerken, zoals een logo, kleur of watermerk, kunnen bij het scannen verloren gaan; dat moet je met technische of organisatorische maatregelen compenseren. Een vage foto waarop het btw-bedrag niet leesbaar is, voldoet dus niet. De voorwaarden voor conversie:

1. 1Zet alle gegevens over, inclusief voor- en achterkant en bijlagen.
2. 2Zet de gegevens inhoudelijk juist over, zodat de scan goed leesbaar is.
3. 3Zorg dat de nieuwe gegevensdrager de hele bewaartermijn beschikbaar blijft.
4. 4Zorg dat je de gegevens binnen redelijke tijd kunt reproduceren en leesbaar kunt maken.
5. 5Zorg dat de Belastingdienst de geconverteerde gegevens binnen redelijke termijn kan controleren.

Wat betekent de bewaarplicht voor aanlevering via portaal, app en mail?

Voor aanlevering via portaal, app en mail betekent de bewaarplicht dat het aangeleverde document zelf, en niet alleen de boeking, bewaard moet blijven en terug te vinden moet zijn. Een pdf die per mail binnenkomt, is het origineel en moet als bestand bewaard blijven. Een foto van een papieren bon in de app is een conversie, en dan moet de foto volledig en leesbaar zijn als de klant het papier weggooit.

Spreek daarom met klanten af wat ze aanleveren en hoe. Vraag om foto's waarop de hele bon staat, inclusief datum, bedrag en btw, en om de originele pdf in plaats van een doorgestuurde schermafbeelding. Leg vast waar het document na verwerking terechtkomt: bij de boeking in het boekhoudpakket, in een documentarchief of allebei. Een onleesbaar of onvolledig document is ook een reden om een vraag aan de klant te stellen, voordat het origineel weg is.

Waarom is een controlespoor belangrijk voor de bewaarplicht?

Een controlespoor is belangrijk omdat de Belastingdienst niet alleen de documenten wil zien, maar ook moet kunnen volgen hoe ze tot boekingen en aangiftes hebben geleid. De wet vraagt dat de echtheid van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van een factuur gewaarborgd zijn vanaf de uitreiking tot het einde van de bewaartermijn. Dat kan onder meer met bedrijfscontroles die een betrouwbaar controlespoor tussen factuur en prestatie opleveren.

In de praktijk betekent dit dat je van een boeking terug moet kunnen naar het brondocument, en van een document naar de boeking en de betaling. Ook wijzigingen achteraf moeten herleidbaar zijn: wie heeft een boeking aangepast, wanneer en waarom. Bij geautomatiseerde verwerking hoort daar ook bij dat zichtbaar is wat de software heeft voorgesteld en wat een mens heeft goedgekeurd.

Hoe gaan Autoboeker's auditlogs en documentopslag hiermee om?

Autoboeker legt in auditlogs elke actie van gebruikers en AI vast, zodat herleidbaar is wat er met een document en boeking is gebeurd. Elke boeking heeft een zekerheidsscore en uitleg, en bij autorisatie staan goedkeuring en afwijzing in het auditlog, met persoon en tijdstip. In de vraagpostenhistorie blijft elke vraag, elk antwoord en elk aangeleverd document terug te vinden. Data wordt versleuteld tijdens transport (TLS) en in opslag (AES-256).

Autoboeker is geen fiscaal archief voor de volledige bewaartermijn: klantdata wordt verwijderd bij beëindiging van het account. Leg daarom vast dat de administratie in het boekhoudpakket, met de bijbehorende brondocumenten, of een eigen archief de plek is waar je klanten aan de bewaarplicht voldoen. Documenten komen binnen via het klantportaal, de app voor iOS en Android, een inkoop- of verkoopmailadres, WhatsApp, gekoppelde mailboxen en cloudopslag. Controleer per pakket hoe documenten bij de boeking worden bewaard.