Sebastian de GoeijKort antwoord
Een vraagpost is een post in de boekhouding die je nog niet goed kunt verwerken omdat er informatie ontbreekt, meestal een banktransactie zonder factuur of een document waarvan niet duidelijk is waar het bij hoort. Het kantoor stelt er een vraag over aan de klant. Tot het antwoord binnen is, staat de post vaak op een tussenrekening, en zolang er vraagposten openstaan, kun je een periode niet goed afsluiten.
Belangrijkste punten
- Een vraagpost is een transactie of document waarover het kantoor informatie van de klant nodig heeft.
- De meeste vraagposten komen uit de bank: een betaling zonder factuur of zonder duidelijke omschrijving.
- Openstaande vraagposten staan vaak op een tussenrekening en houden de maand- of kwartaalafsluiting op.
- Eén gerichte vraag per transactie wordt sneller beantwoord dan een lijst in een mail of Excel-bestand.
- In Autoboeker beantwoordt de klant vraagposten in het klantportaal of de app, bij de juiste transactie.
Wat is een vraagpost precies?
Een vraagpost is een open punt in de administratie waarvoor het kantoor iets van de klant moet weten om het goed te boeken. Het is dus geen fout, maar een vraag: waar was deze betaling voor, is dit privé of zakelijk, waar is de factuur van deze afschrijving.
Het woord wordt in de praktijk op twee manieren gebruikt: voor de open post zelf, bijvoorbeeld een regel op de tussenrekening, en voor de vraag die je daarover aan de klant stelt. In beide gevallen gaat het om hetzelfde: zonder antwoord van de klant kun je de post niet afronden.
Waar komen vraagposten vandaan?
De meeste vraagposten ontstaan bij het verwerken van de bank. Een betaling of ontvangst die niet aan een factuur of relatie te koppelen is, wordt een vraag. Daarnaast ontstaan vraagposten bij documenten die onvolledig of onduidelijk zijn.
- Een afschrijving zonder bijbehorende inkoopfactuur of bon.
- Een ontvangst die niet bij een openstaande verkoopfactuur past.
- Een uitgave die zowel privé als zakelijk kan zijn.
- Een factuur met onduidelijke of ontbrekende btw.
- Een terugkerende betaling waarvan het contract ontbreekt, zoals lease of huur.
Waarom kosten vraagposten zoveel tijd?
Vraagposten kosten vooral tijd door het heen-en-weer. Een kantoor verzamelt de open posten, zet ze in een mail of Excel-lijst, wacht op antwoord, krijgt een half antwoord terug en moet opnieuw vragen. Ondertussen blijft de post op de tussenrekening staan en kan de btw-aangifte of maandafsluiting niet worden afgerond.
Het helpt om per transactie één gerichte vraag te stellen, met datum, bedrag en tegenpartij erbij, en de klant het antwoord en het document op dezelfde plek te laten aanleveren. Voorbeeldberichten voor de meest voorkomende situaties staan in de gids met vraagpostberichten.
Hoe werken vraagposten in Autoboeker?
In Autoboeker zet je vraagposten uit vanuit de verwerking, bij het document of de boeking waar het om gaat. Autoboeker kan vraagposten ook zelf uitzetten bij een onbekende betaling of een ontbrekende factuur, volledig automatisch of vanaf een zekerheidsdrempel. Vindt bankmatching geen factuur bij een betaling, dan wordt de transactie een vraagpost.
De klant ziet elke vraag in het klantportaal of de app voor iOS en Android, bij de juiste betaling, en beantwoordt hem daar met een snelantwoord, een korte toelichting of een bijlage. Reageert de klant niet, dan volgt Autoboeker automatisch op. Per klant zie je welke vragen open, beantwoord of afgehandeld zijn, inclusief de vraagpostenhistorie.
Veelgestelde vragen
Vragen over dit onderwerp.
De tussenrekening is de plek waar een onduidelijke post tijdelijk staat. De vraagpost is de open vraag aan de klant om die post goed te kunnen boeken.
De klant, de ondernemer zelf. Het kantoor stelt de vraag en verwerkt het antwoord.
Door documenten direct bij binnenkomst te laten aanleveren, bijvoorbeeld via een gekoppelde mailbox of WhatsApp, en betalingen automatisch aan facturen te matchen.
Ja. Autoboeker zet een vraagpost zelf uit bij een onbekende betaling of ontbrekende factuur, volledig automatisch of vanaf een zekerheidsdrempel.
In het klantportaal of de app voor iOS en Android, bij de juiste transactie, met een snelantwoord, toelichting of bijlage.
Zo lost Autoboeker het op
