Niet-aftrekbare btw verwerken in de administratie

Wanneer is btw niet aftrekbaar?

Btw is aftrekbaar als voorbelasting wanneer je de inkoop gebruikt voor activiteiten waarover je zelf btw berekent en je een factuur hebt die aan de eisen voldoet. In andere gevallen is de btw geheel of gedeeltelijk niet aftrekbaar. De Belastingdienst beschrijft per situatie wat wel en niet mag; raadpleeg die regels of een fiscalist bij twijfel.

• Btw-vrijgestelde activiteiten, zoals bepaalde medische, financiële of onderwijsdiensten.
• Privégebruik: uitgaven die niet zakelijk zijn, of het privédeel van gemengd gebruik.
• Representatie en relatiegeschenken boven de drempel van het Besluit uitsluiting aftrek (BUA).
• Een factuur die niet aan de factuureisen voldoet, waardoor aftrek niet zonder meer mogelijk is.

Hoe boek je niet-aftrekbare btw?

Niet-aftrekbare btw boek je als onderdeel van de kosten. In plaats van het bedrag exclusief btw op de kostenrekening en de btw op de te vorderen btw te zetten, boek je het volledige bedrag inclusief btw op de kostenrekening. In de meeste pakketten doe je dat met een btw-code die aangeeft dat er geen verrekenbare btw is, zodat het bedrag niet in de rubriek voorbelasting van de btw-aangifte komt.

Bij gemengd gebruik is een deel van de btw aftrekbaar en een deel niet. Dan splits je de btw: het aftrekbare deel als voorbelasting, het niet-aftrekbare deel als kosten. Omdat zo'n verdeling per jaar kan veranderen, is het verstandig de gebruikte verhouding vast te leggen en aan het eind van het jaar te controleren.

1. 1Bepaal of de btw geheel, gedeeltelijk of niet aftrekbaar is.
2. 2Kies de btw-code voor niet-verrekenbare btw, of splits bij gemengd gebruik.
3. 3Boek het niet-aftrekbare deel inclusief btw op de kostenrekening.
4. 4Controleer in de btw-aangifte dat het bedrag niet bij de voorbelasting staat.
5. 5Leg vaste situaties vast als regel per administratie, zodat het elke keer hetzelfde gaat.

Welke fouten zie je vaak bij niet-aftrekbare btw?

De meest voorkomende fout is dat btw toch als voorbelasting wordt geboekt, bijvoorbeeld omdat de standaard btw-code van de leverancier wordt gebruikt. Bij een vrijgestelde administratie gaat dat structureel mis als die instelling niet goed staat. Andersom gebeurt het ook: btw die wel aftrekbaar is, wordt als kosten geboekt en er wordt te veel betaald.

Een tweede valkuil is inconsistentie. Als dezelfde soort kosten de ene maand met en de andere maand zonder aftrek wordt geboekt, klopt de aangifte niet en is het lastig te herstellen. Een correctie achteraf kan een suppletie nodig maken.

Hoe helpt Autoboeker bij niet-aftrekbare btw?

Autoboeker herkent de btw op elke factuur en stelt de btw-code voor op basis van de historie van de administratie. Vrijgestelde administraties worden ondersteund, en met administratieregels en leveranciersspecifieke regels leg je vast dat bepaalde kosten altijd met een specifieke btw-code worden geboekt. Autoboeker controleert ook op ontbrekende btw, een afwijkende btw-code en een afwijkend btw-bedrag, zodat een factuur die anders is dan normaal in de review terechtkomt.