Facturatie aanbieden aan klanten als administratiekantoor

Hoe bied je als administratiekantoor facturatie aan je klanten aan?

Je biedt facturatie aan door de facturatiemodule aan te zetten voor de klantadministraties die hem nodig hebben. Je klant factureert dan vanuit het klant dashboard, in dezelfde omgeving waar hij al vraagposten beantwoordt en rapportages bekijkt. Hij heeft geen apart factuurprogramma nodig, en jij hoeft verkoopfacturen niet meer los te verwerken.

Elke verstuurde factuur en elke creditnota staat direct in de administratie, zodat omzet en btw realtime kloppen. Mollie-betalingen worden automatisch verwerkt. Zo wordt facturatie een onderdeel van je dienstverlening: de klant werkt professioneler, en jij krijgt een administratie die al bij is op het moment dat je hem opent. Je bepaalt zelf voor welke klanten je dat aanbiedt.

Wat kan je klant met de facturatiemodule?

Met de facturatiemodule maakt, verstuurt en beheert je klant facturen en offertes in zijn eigen huisstijl. Facturen krijgen automatisch een doorlopend nummer, producten en diensten staan klaar in een productbibliotheek met eenheid, grootboek, btw en prijs, en klanten zoek je op naam of KVK-nummer, waarna de bedrijfsgegevens uit het KVK-register worden ingevuld.

Offertes bekijkt de ontvanger op een persoonlijke online pagina, waar hij accepteert of afwijst. Na akkoord wordt de offerte met één klik een factuur. Creditnota's maak je met één klik vanaf de originele factuur, en terugkerende facturen voor abonnementen of vaste klussen worden automatisch aangemaakt. E-mailteksten zijn per type aan te passen.

• Offertes met online acceptatie, met één klik om te zetten naar factuur
• Creditnota's met één klik vanaf de originele factuur
• Terugkerende facturen, één keer instellen
• Automatische nummering en een productbibliotheek
• Klant zoeken op naam of KVK-nummer
• Eigen huisstijl en e-mailtemplates per type

Hoe zet je facturatie aan voor een klant?

Je zet facturatie aan in de administratie van je klant, onder Instellingen, met één klik. Als kantoor bepaal je zelf voor welke administraties facturatie aanstaat. Daarna leg je vast met welke btw-codes de klant mag factureren en op welke grootboekrekening elke btw-code wordt geboekt, bijvoorbeeld omzet hoog en omzet laag op aparte rekeningen.

Vanaf dat moment factureert je klant vanuit het klant dashboard en landt de omzet op de grootboeken die jij hebt gekozen. Mollie koppelt de klant vanuit de instellingen van de facturatiemodule, zodat online betalingen mogelijk zijn. In het overzicht ziet hij totaal gefactureerd, concept, openstaand, betaald en verlopen, en kan hij filteren op status of periode.

1. 1Open Instellingen in de administratie van je klant
2. 2Zet de facturatiemodule met één klik aan voor die administratie
3. 3Koppel de btw-codes waarmee de klant mag factureren aan een grootboekrekening
4. 4Laat de klant Mollie koppelen vanuit de instellingen
5. 5Je klant factureert vanuit het klant dashboard

Hoe betalen de klanten van je klant een factuur?

De klanten van je klant betalen online via Mollie, met iDEAL, creditcard en meer, of met de EPC-betaal-QR-code op de factuur. Die QR-code scan je met de camera van je telefoon en werkt met ING, Knab, bunq, ASN en SNS. De QR-scanner in de Rabobank-app ondersteunt alleen iDEAL en werkt niet met deze code.

De betaalstatus staat live in het dashboard; bij Mollie wordt de status automatisch op betaald gezet. Openstaande facturen krijgen automatisch een betalingsherinnering, en in het overzicht zie je welke facturen herinnerd zijn en welke niet. Werkt een klant met een extern facturatiepakket, dan kun je per administratie webhooks instellen, bijvoorbeeld voor een factuur die op betaald wordt gezet.

Wat kost facturatie en met welke pakketten werkt het?

Facturatie is een add-on van €5 per maand per administratie, bovenop het plan Kantoor. Je zet hem alleen aan voor de administraties die hem gebruiken, dus je betaalt niet voor klanten die niet factureren. Het plan Kantoor zelf kost €50 per maand inclusief 200 boekingen, met onbeperkt administraties en klantportaal.

Facturatie werkt met Exact Online, SnelStart, Twinfield en e-Boekhouden, met dezelfde module voor elke administratie. Betalingen lopen via Mollie met iDEAL. Een PEPPOL-koppeling voor de facturatiemodule komt binnenkort, maar is nu nog niet beschikbaar. Elektronisch factureren via PEPPOL kun je je klanten via Autoboeker dus nog niet aanbieden. Houd daar rekening mee in je dienstverlening.