Factuurverwerking met kortingen: zo boek je het goed

Welke soorten korting kom je tegen op facturen?

Op inkoopfacturen kom je grofweg vier soorten korting tegen. Elke soort vraagt een iets andere verwerking, dus het eerste wat je doet is vaststellen welke het is.

• Korting op de factuur: een kortingsregel of een lagere prijs per regel, al verrekend in het factuurtotaal.
• Betalingskorting: een korting als je binnen een bepaalde termijn betaalt, ook wel kredietbeperking genoemd.
• Korting achteraf: een creditnota voor bijvoorbeeld een retour, een prijsafspraak of een klacht.
• Bonus of staffelkorting: een vergoeding over een periode, vaak achteraf als creditnota of verrekening.

Hoe boek je een korting die op de factuur staat?

Een korting op de factuur boek je mee met de factuur zelf. De btw is dan al berekend over het bedrag na korting, dus je neemt het nettobedrag en het btw-bedrag over zoals ze op de factuur staan. Staat de korting op een aparte regel, dan kun je hem op dezelfde grootboekrekening boeken als de kosten waar hij bij hoort, zodat de kosten netto in je cijfers staan.

Let op facturen met meerdere btw-tarieven: een algemene korting moet dan over de tarieven worden verdeeld. Controleer of subtotaal, btw en totaal na de korting met elkaar kloppen. Een korting die verkeerd is verrekend, is een veelvoorkomende reden voor een gecorrigeerde factuur.

Hoe verwerk je een betalingskorting en een creditnota?

Bij een betalingskorting boek je de factuur zoals hij is, en ontstaat het verschil bij het betalen. Betaalt de klant of jij het lagere bedrag, dan sluit de factuur niet vanzelf af. Het verschil boek je als ontvangen of gegeven betalingskorting, zodat de factuur volledig is afgeletterd. Hoe de btw bij kredietbeperking wordt berekend, staat in de regels van de Belastingdienst; volg de factuur en controleer bij twijfel.

Een korting achteraf komt bijna altijd als creditnota. Die boek je als negatieve inkoopfactuur en koppel je aan de oorspronkelijke factuur, zodat het openstaande bedrag klopt. Wordt de creditnota verrekend met een volgende betaling, dan moeten factuur, creditnota en betaling samen worden afgeletterd.

1. 1Stel vast welke soort korting het is.
2. 2Boek de factuur of creditnota met de bedragen en btw zoals ze op het document staan.
3. 3Controleer subtotaal, btw en totaal na de korting.
4. 4Letter de betaling af en boek een eventueel verschil als betalingskorting.
5. 5Koppel creditnota's aan de oorspronkelijke factuur.

Hoe helpt Autoboeker bij facturen met korting?

Autoboeker boekt op regelniveau en kan regels automatisch uitsplitsen of samenvoegen als ze dezelfde grootboekrekening en btw-code hebben. Subtotaal, btw en totaal worden gecontroleerd, en betalingscondities worden uitgelezen of aangemaakt. Op basis van de historie van de administratie stelt Autoboeker grootboek en btw-code voor.

Bij het betalen matcht AI Bank Matching facturen aan betalingen, matcht creditnota's automatisch, verwerkt deelbetalingen en signaleert afwijkende betalingen. Een betaling die door een korting niet precies op het factuurbedrag uitkomt, wordt dus zichtbaar in plaats van ongemerkt open te blijven staan.