Sebastian de GoeijKort antwoord
De boekingsomschrijving is de hoofdomschrijving van de boeking, in Exact Online de tekst die op de openstaande post staat. Je stelt het formaat in per administratie onder Instellingen → Verwerking → Boekingsomschrijving Formaat, met variabelen zoals maand, factuurnummer en relatienaam. Regeltekst, zoals (K) bij een kasbon, komt alleen in die hoofdomschrijving als je {entry_line_description} in het patroon zet.
Belangrijkste punten
- Het formaat geldt per administratie, niet per document.
- Gebruik variabelen; vaste tekst in het patroon komt op elke boeking terug.
- Regelomschrijving verschijnt alleen als {entry_line_description} in het patroon staat.
- In Exact Online is dit de tekst op de openstaande post.
- Wijzig het patroon en verwerk nieuwe documenten; bestaande boekingen blijven staan.
Waar stel je de boekingsomschrijving in?
Je stelt de boekingsomschrijving in per administratie: Instellingen → Verwerking → Boekingsomschrijving Formaat. Dat is een patroon, bijvoorbeeld {month} - {name} - {invoice_date}. Autoboeker vult de variabelen per document in en schrijft de resulterende tekst als hoofdomschrijving naar het boekhoudpakket.
Een vaste zin in het patroon, zoals 'Inkoop' of een kantoorcode, komt op elke boeking van die administratie terug. Gebruik dat alleen voor tekst die altijd klopt.
Welke variabelen kan ik gebruiken?
De variabelen zijn vast. Je combineert ze met vrije tekst en leestekens.
| Variabele | Betekenis |
|---|---|
| {year} | Jaar van de factuur |
| {month} | Maand van de factuur |
| {invoice_date} | Factuurdatum |
| {invoice_number} | Factuurnummer |
| {name} | Naam van de relatie |
| {entry_line_description} | Omschrijving van de boekingsregel |
| {entry_url} | Link naar de boeking in Autoboeker |
Waarom zie ik (K) of de regeltekst niet in Exact?
Tekst in de regelomschrijving, zoals (K) bij een kasbon, komt alleen in de hoofdomschrijving als {entry_line_description} in het patroon staat. Zonder die variabele schrijft Autoboeker alleen jaar, maand, naam of wat je verder hebt gekozen. De regeltekst blijft op de regel staan, maar Exact toont op de openstaande post de hoofdomschrijving.
Wil je zowel leverancier als regeltekst zien, zet dan beide in het patroon, bijvoorbeeld {name} - {entry_line_description}.
Kan de AI de omschrijving per leverancier bepalen?
Ja, via de AI-assistent. Een instructie als 'Zet kostenplaats en jaartal in de boekingsomschrijving' of 'Gebruik bij Jumbo alleen de vestigingsplaats' stuurt de inhoud van de regel. Het formaat van de hoofdomschrijving blijft het patroon onder Verwerking.
Administratieregels gaan voor op globale regels. Het omschrijvingspatroon is een instelling van de administratie, geen regel die je kantoorbreed overschrijft.
Veelgestelde vragen
Vragen over dit onderwerp.
Ja, in het boekingsscherm vóór verwerken. Het patroon is de standaard voor nieuwe documenten.
Nieuwe documenten gebruiken het nieuwe patroon. Documenten die al een voorstel hebben, verwerk je opnieuw als je de nieuwe tekst wilt.
De klant ziet het document en de status in het portaal, niet het interne patroon. In Exact ziet wie de openstaande posten bekijkt de hoofdomschrijving.
Ja. De velden heten per pakket anders, maar Autoboeker schrijft dezelfde hoofdomschrijving mee.
