RGS uitgelegd: het Referentie GrootboekSchema voor kantoren

Wat is het Referentie GrootboekSchema (RGS)?

Het Referentie GrootboekSchema (RGS) is een Nederlandse standaard die vastlegt welke soorten grootboekrekeningen er zijn en hoe ze heten, met voor elke rekening een vaste referentiecode. Een administratie die aan RGS is gekoppeld, kan met behoud van eigen nummers laten zien welke betekenis elke rekening heeft. Daardoor worden rekeningschema's van verschillende bedrijven en verschillende boekhoudpakketten onderling leesbaar.

RGS werkt met vier velden: een referentiecode, een referentiegrootboeknummer, een grootboekomschrijving en een omslagcode. Het referentiegrootboeknummer is een voorbeeld; ondernemers mogen hun eigen nummering aanhouden. De referentiecode zelf mag niet worden gewijzigd of uitgebreid zolang je naar RGS als standaard verwijst. Wie een code mist, kan een verzoek indienen bij de beheerorganisatie.

Waarom bestaat RGS?

RGS bestaat omdat partijen die financiële informatie uitvragen, zoals de Kamer van Koophandel, de Belastingdienst, het CBS en banken, steeds meer gestandaardiseerde gegevens vragen, terwijl elk bedrijf zijn boekhouding op een eigen manier inricht. RGS overbrugt dat verschil. Het is onderdeel van het SBR-programma, Standard Business Reporting, een breder initiatief voor het standaardiseren van bedrijfsrapportages. Via de bijbehorende taxonomie worden gegevens uit een RGS-gekoppelde administratie vertaald naar SBR-rapportages.

Voor een kantoor betekent dat minder handmatig uitsplitsen en herrubriceren bij het opstellen van rapportages. Als de rekeningen al op de juiste rapportage-elementen aansluiten, hoeft er achteraf minder te worden overgeboekt. Een gemeenschappelijke codering maakt ook vergelijken eenvoudiger: tussen periodes, tussen klanten in dezelfde branche of tussen administraties die in verschillende pakketten draaien. De belangrijkste toepassingen zijn:

• Rapportages via SBR, bijvoorbeeld voor de deponering of fiscale aangiften.
• Uitwisseling van gegevens tussen boekhoud-, rapportage- en analysesoftware.
• Benchmarking en dashboards over meerdere administraties heen.
• Financiële informatie voor banken en andere kredietverstrekkers.

Hoe is RGS opgebouwd: niveaus, versies en filters?

RGS is opgebouwd uit vijf hiërarchische niveaus: balans of winst-en-verliesrekening, hoofdrubriek, rubriek, grootboekrekening en mutatie. Een voorbeeld uit de officiële uitleg: B staat voor balans, BMva voor materiële vaste activa, BMvaBeg voor bedrijfsgebouwen, BMvaBegVvp voor de verkrijgings- of vervaardigingsprijs van bedrijfsgebouwen en BMvaBegVvpIna voor nieuw aangeschafte investeringen daarin. Niveau 4 volstaat voor standaardrapportage en analyse; niveau 5 voegt detail toe, vooral voor mutaties en verloopoverzichten.

RGS kent periodieke versies. De Taakgroep RGS heeft in december 2025 de definitieve versie RGS 3.8 vrijgegeven, en op de website van RGS staat versie 3.9 als consultatieversie. De kern van het schema is sinds RGS 3.0 gelijk gebleven. Daarnaast bevat het schema filters waarmee je een passende subset kiest, bijvoorbeeld voor het MKB, zzp'ers, eenmanszaken en vof's, of specifieke sectoren. Controleer de actuele versie altijd op referentiegrootboekschema.nl voordat je een mapping maakt of bijwerkt.

Hoe map je de administraties van je kantoor naar RGS?

Je mapt een administratie naar RGS door aan elke bestaande grootboekrekening de passende RGS-referentiecode te koppelen, of door nieuwe administraties direct op een RGS-gebaseerd schema te starten. Veel boekhoudpakketten ondersteunen het vastleggen van een RGS-code per rekening; hoe dat werkt, verschilt per pakket. Kies vooraf op welk niveau je mapt en welk filter bij de klant past, want dat bepaalt hoeveel codes je nodig hebt.

Bij bestaande administraties is het mappen vooral een kwestie van zorgvuldig kijken naar wat er feitelijk op een rekening is geboekt. Een rekening met de naam algemene kosten kan in de praktijk verschillende soorten kosten bevatten, en dan is splitsen beter dan één code kiezen. Leg vast welk standaardschema het kantoor hanteert, zodat nieuwe klanten meteen goed starten. Een werkbare aanpak:

1. 1Kies een kantoorstandaard: welk niveau en welk filter gebruiken jullie voor welk type klant?
2. 2Leg nieuwe administraties direct aan op een schema dat aan RGS is gekoppeld.
3. 3Koppel bij bestaande administraties per grootboekrekening de passende RGS-code.
4. 4Splits rekeningen waarop verschillende soorten posten staan, voordat je ze mapt.
5. 5Controleer de mapping aan de hand van een proefbalans en de rapportages.
6. 6Werk de mapping bij als er een nieuwe RGS-versie verschijnt die je administraties raakt.

Waarom helpt een gemeenschappelijk rekeningschema bij globale regels?

Een gemeenschappelijk rekeningschema helpt omdat kantoorbrede afspraken alleen eenduidig werken als een rekening in elke administratie hetzelfde betekent. Een afspraak als telefoonkosten op de rekening voor communicatiekosten is makkelijk toe te passen als die rekening bij alle klanten bestaat en dezelfde rol heeft. Heeft elke klant een eigen schema, dan moet zo'n afspraak per administratie worden vertaald of als uitzondering worden vastgelegd. Of je daarvoor RGS kiest of een eigen kantoorschema, maakt voor dit principe niet uit.

In Autoboeker leg je kantoorbrede werkafspraken vast als globale regels en AI-instructies, en afwijkingen per klant als administratieregels. De grootboekrekeningen worden per administratie uit het boekhoudpakket gesynchroniseerd, en de AI leert per administratie en kantoorbreed van historie en correcties. Hoe uniformer de rekeningschema's van je administraties zijn, hoe minder uitzonderingen per klant je nodig hebt. Het uitgangspunt is daarbij het rekeningschema zoals het in het boekhoudpakket van de administratie staat.