Verschil tussen factuurdatum en boekdatum uitgelegd

Wat is de factuurdatum?

De factuurdatum is de datum waarop de leverancier de factuur heeft opgemaakt. Het is een van de gegevens die volgens de Belastingdienst op een btw-factuur moeten staan, naast onder meer het factuurnummer, de namen en adressen, het btw-identificatienummer, de omschrijving, het bedrag en het btw-tarief. Je neemt de factuurdatum dus over van het document en past hem niet aan.

Naast de factuurdatum kan er een leverdatum of periode op de factuur staan, bijvoorbeeld bij een abonnement over een heel kwartaal of een levering die eerder plaatsvond. Die datum zegt iets over wanneer de prestatie is geleverd en is nuttig om kosten aan de juiste periode toe te rekenen.

Wat is de boekdatum?

De boekdatum is de datum waarmee je de factuur vastlegt in je administratie. In pakketten als Exact Online, Twinfield, SnelStart en e-Boekhouden bepaalt die datum, of de gekozen periode, in welke maand of welk kwartaal de boeking meetelt in de resultaten. De boekdatum is dus een administratieve keuze, de factuurdatum een gegeven.

In de praktijk boek je de meeste facturen op of rond de factuurdatum. Het verschil wordt relevant als een factuur laat binnenkomt, bijvoorbeeld een factuur van december die pas in januari wordt aangeleverd, nadat de periode al is afgesloten. Dan moet je bewust kiezen: corrigeren in de oude periode, of boeken in de nieuwe periode en de kosten toerekenen met een transitorische post.

Waarom maakt het verschil uit voor de btw en je cijfers?

Voor de btw-aangifte is in de regel de factuur leidend, niet de datum waarop je hem in het pakket zet. Een factuur die je te laat boekt, kan daardoor in de verkeerde aangifte terechtkomen, met een suppletie als gevolg. Werkt een ondernemer met het kasstelsel, dan gelden andere regels; controleer bij twijfel de regels van de Belastingdienst voor de specifieke situatie.

Voor de cijfers gaat het om toerekening. Kosten horen in de periode waarop ze betrekking hebben. Een jaarlicentie die in december wordt gefactureerd maar het hele volgende jaar beslaat, boek je vaak als vooruitbetaalde kosten en verdeel je over de maanden. Zo blijft de maandrapportage betrouwbaar, ook als factuurdatum en boekdatum uit elkaar liggen.

• Factuurdatum: van het document, verplicht factuurgegeven.
• Leverdatum of periode: wanneer de prestatie is geleverd, nuttig voor toerekening.
• Boekdatum: in welke periode je de boeking vastlegt.
• Vervaldatum: factuurdatum plus betalingstermijn, basis voor betalen en afletteren.

Hoe gaat Autoboeker om met factuurdatum en vervaldatum?

Autoboeker herkent op elke inkoopfactuur onder meer de leverancier, de datum, het factuurnummer, de bedragen en de btw, zonder templates. Betalingscondities worden uitgelezen of aangemaakt, zodat de vervaldatum klopt en bankmatching de betaling later aan de juiste factuur koppelt. Daarnaast ondersteunt Autoboeker transitorische posten, voor kosten die over meerdere periodes verdeeld moeten worden.

Omdat elke boeking een zekerheidsscore en uitleg heeft, zie je in de review direct welke facturen afwijken, bijvoorbeeld een factuur met een datum in een al afgesloten periode. Verwerkte boekingen kun je opnieuw bewerken als een datum of periode moet worden aangepast.