Sebastian de GoeijKort antwoord
Facturen uit een mailbox komen op drie manieren automatisch in Autoboeker. Autoboeker Connect koppelt Gmail of Outlook rechtstreeks en scant elk uur. Een eigen e-mailadres op je mailserver stuurt door naar het Autoboeker-adres van de administratie. En met Zapier, Make of n8n bouw je een eigen automatisering die e-mails met bijlagen doorstuurt. Voor de meeste kantoren is Connect de eenvoudigste keuze.
Belangrijkste punten
- Connect: Gmail of Outlook rechtstreeks, elk uur gescand, geen externe tool nodig.
- Eigen e-mailadres: werkt alleen als het adres bestaat en doorstuurt naar het Autoboeker-adres.
- Zapier, Make en n8n: voor eigen filters en routes, sturen bijlagen door naar het Autoboeker-adres.
- Autoboeker verwerkt de bijlage, niet de tekst van de e-mail.
Welke route past bij jouw kantoor?
De keuze hangt af van hoeveel controle je wilt en wie de mailbox beheert.
| Route | Geschikt voor | Instellen |
|---|---|---|
| Autoboeker Connect | De meeste klanten en kantoren | Klantdashboard → Connecties & Integraties |
| Eigen e-mailadres met forward | Kantoren met eigen mailserver en huisstijl | Adres aanmaken, forward instellen, invullen bij de administratie |
| Zapier | Eenvoudige no-code automatisering | Trigger nieuwe e-mail met bijlage, actie e-mail sturen |
| Make | Visuele scenario's met filters en routers | Watch Emails, filter, Send an Email |
| n8n | Zelf hosten, volledige controle | Gmail- of Outlook-trigger, Send Email-node |
Hoe werkt Autoboeker Connect voor e-mail?
Connect koppelt Gmail of Outlook via de officiële OAuth-koppeling van Google en Microsoft; Autoboeker ziet of bewaart je wachtwoord niet. Elk uur wordt de mailbox gescand, of je synchroniseert handmatig. Je kiest de hele mailbox of één label of map, en vanaf welke datum Connect terugkijkt. De AI herkent facturen, bonnen en creditnota's, negeert nieuwsbrieven en handtekeningplaatjes, en boekt dezelfde factuur nooit twee keer.
Is Gmail Connect tijdelijk niet beschikbaar door verificatie bij Google, stuur Gmail dan door naar het Autoboeker-adres of koppel via Outlook. Vraagt Outlook om beheerdersrechten, dan gaat het om de Microsoft 365-beheerder van die organisatie.
Hoe stel je een eigen e-mailadres in?
Met een eigen adres, bijvoorbeeld klantnaam-inkoop@kantoor.nl, ziet de klant jouw adres in het klantdashboard en de app. Het is geen vervanging van het Autoboeker-adres maar een adres dat doorstuurt. Zonder bestaand adres en werkende forward komen de facturen niet binnen.
- 1Maak het adres aan op je eigen mailserver.
- 2Zoek het Autoboeker-adres van de administratie op in de administratie-instellingen (kolom Inkomend).
- 3Stel een automatische forward in naar dat adres, met alle bijlagen.
- 4Vul je eigen adres in bij de administratie (kolom Aangepast).
- 5Test met een echte factuur.
Hoe stuur je facturen door met Zapier, Make of n8n?
Alle drie werken met hetzelfde principe: een trigger op nieuwe e-mails met bijlage en een actie die de bijlage naar het inkoop- of verkoopadres van de administratie stuurt. Dat adres vind je onder Instellingen → Overzicht → E-mailaccounts.
- Zapier: trigger nieuwe e-mail met bijlage in Gmail of Outlook, actie e-mail versturen met de bijlage.
- Make: Watch Emails met Has Attachments, optioneel een filter op afzender, dan Send an Email. Een router stuurt inkoop en verkoop naar verschillende adressen.
- n8n: Gmail- of Outlook-trigger met bijlagefilter, eventueel een IF-node op bestandstype, dan een Send Email-node. Gratis als je zelf host.
Waar moet je op letten bij doorsturen?
Een paar punten voorkomen gemiste of dubbele documenten.
- Autoboeker leest de bijlage, niet de e-mailtekst. Zet een opmerking zoals een kostenplaats in het onderwerp en leg in de AI-assistent uit wat ermee moet.
- Bestanden kleiner dan ongeveer 20 kb worden gefilterd, zoals handtekeningplaatjes en pixels.
- Gebruik per administratie een eigen adres, zodat documenten in de juiste administratie landen.
- Gebruik je ook de Exact digitale brievenbus, stuur dan niet dezelfde facturen via twee routes.
Veelgestelde vragen
Vragen over dit onderwerp.
Ja. Laat Zapier e-mails met bijlagen doorsturen naar het inkoop- of verkoopadres van de administratie. Voor de meeste kantoren is Connect eenvoudiger.
Elk uur. Je kunt ook handmatig synchroniseren.
Controleer of het adres echt bestaat op je mailserver en of de forward naar het Autoboeker-adres van de administratie wijst, met bijlagen.
Nee, alleen de bijlage. Gebruik het onderwerp voor opmerkingen en de AI-assistent voor wat ermee moet.
