Sebastian de GoeijKort antwoord
De meeste facturen komen als pdf per e-mail binnen. Je verwerkt ze automatisch door per administratie een vast inkoop- en verkoop-e-mailadres te gebruiken of de mailbox van de klant te koppelen. Autoboeker herkent facturen in Gmail, Outlook en andere mailboxen via IMAP, zet ze in de juiste administratie en verwerkt ze direct met AI.
Belangrijkste punten
- Geef elke administratie een eigen inkoop- en verkoop-e-mailadres.
- Koppel de mailbox van de klant, zodat facturen vanzelf binnenkomen.
- Laat de software facturen van gewone mail onderscheiden.
- Na binnenkomst volgt dezelfde verwerking als bij elke andere bron.
Welke opties zijn er om facturen uit de mail te halen?
Er zijn twee routes, en de meeste kantoren gebruiken ze naast elkaar.
| Route | Hoe het werkt | Geschikt voor |
|---|---|---|
| Inkoop- of verkoop-e-mailadres | De klant of leverancier stuurt facturen naar een vast adres per administratie | Leveranciers die je kunt laten doorsturen |
| Gmail- of Outlook-koppeling | Autoboeker herkent facturen in de mailbox van de klant en haalt ze op | Klanten die facturen in hun eigen mailbox ontvangen |
| Andere mailbox via IMAP | Koppeling met o.a. iCloud en andere providers | Klanten zonder Gmail of Outlook |
Hoe richt je een inkoop-e-mailadres in?
Een vast adres per administratie is de simpelste route en werkt met elke leverancier.
- 1Activeer het inkoop- en verkoop-e-mailadres van de administratie.
- 2Geef het adres aan je klant en laat hem het als factuuradres doorgeven aan vaste leveranciers.
- 3Laat de klant facturen die nog in zijn eigen mailbox binnenkomen doorsturen.
- 4Controleer de eerste weken of facturen in de juiste administratie landen.
Wat gebeurt er met de factuur na binnenkomst?
Een factuur uit de mail volgt dezelfde verwerking als een upload of app-foto: herkennen zonder templates, controleren op btw, VIES, IBAN en dubbele facturen, coderen op basis van historie en boeken boven de zekerheidsdrempel. Omdat facturen vaak via meerdere kanalen binnenkomen, is de controle op dubbele facturen hier extra belangrijk.
Hoe zit het met e-facturen in UBL-formaat?
Steeds meer leveranciers sturen naast een pdf ook een UBL-bestand mee, of versturen facturen via het Peppol-netwerk. In de kennisbank lees je hoe je UBL- en Peppol-facturen ontvangt en boekt, en wat de verplichte e-facturatie richting 2030 betekent.
Veelgestelde vragen
Vragen over dit onderwerp.
Ja. Connect herkent facturen in de mailbox en haalt ze op. Andere mailboxen, waaronder iCloud, kunnen via IMAP worden gekoppeld.
Ja, er is een inkoop- en een verkoop-e-mailadres per administratie.
Autoboeker controleert het documenttype; documenten die geen factuur of bon zijn, worden niet als factuur geboekt.
Ja. Dubbele facturen worden gesignaleerd voordat er wordt geboekt.
Zo lost Autoboeker het op
