Sebastian de GoeijKort antwoord
OCR, optical character recognition, is techniek die tekst op een afbeelding of PDF herkent en omzet in leesbare tekens. Bij facturen is OCR de eerste stap: de computer kan lezen wat er staat. Maar weten welk getal het totaal is, welke regel btw bevat en op welke grootboekrekening iets hoort, is een tweede stap. Klassieke scan-en-herkensoftware gebruikt daarvoor templates per leverancier; AI-herkenning gebruikt context en historie.
Belangrijkste punten
- OCR herkent tekens op een scan, foto of PDF en maakt er tekst van.
- Herkenning van velden, zoals datum, totaal en btw, is een aparte stap bovenop OCR.
- Template-gebaseerde herkenning breekt bij een nieuwe layout of nieuwe leverancier.
- UBL- en Peppol-facturen bevatten de gegevens al gestructureerd, daar is OCR niet nodig.
- Autoboeker herkent facturen met AI zonder templates en boekt op basis van context en historie.
Wat is OCR?
OCR staat voor optical character recognition, optische tekenherkenning. De software analyseert een afbeelding, zoekt naar vormen die op letters en cijfers lijken en zet die om in tekst. Een PDF die uit een scanner komt of een foto van een bon is voor een computer eerst alleen een plaatje; na OCR is het doorzoekbare tekst.
OCR zelf begrijpt niet wat het leest. Het weet dat er ‘121,00’ staat, maar niet dat dat het totaalbedrag inclusief btw is. Daarvoor is een volgende laag nodig die de tekst interpreteert.
Hoe werkt OCR bij factuurverwerking?
Bij factuurverwerking is OCR het begin van een keten. Grofweg gebeurt er dit:
- 1De factuur komt binnen als PDF, scan of foto, bijvoorbeeld via e-mail, de app of WhatsApp.
- 2OCR zet de afbeelding om in tekst met posities op de pagina.
- 3Herkenning bepaalt welke tekst welk veld is: leverancier, datum, factuurnummer, bedragen, btw.
- 4Een boekingsvoorstel koppelt de factuur aan grootboekrekening, btw-code en eventueel kostenplaats.
- 5Na controle of op basis van zekerheid wordt de boeking naar het boekhoudpakket gestuurd.
Waar schiet klassieke OCR tekort?
Klassieke scan-en-herkensoftware werkt met templates: per leverancier wordt vastgelegd waar op de pagina het totaal, de datum en het factuurnummer staan. Dat werkt zolang de layout gelijk blijft. Verandert de leverancier zijn factuur, komt er een nieuwe leverancier bij of wijkt een factuur net af, dan moet het template worden aangepast of gaat de herkenning mis.
Daarnaast hangt de kwaliteit af van de scan. Scheve foto's, lage resolutie, stempels en handgeschreven aantekeningen maken het lastiger. En het boekingsvoorstel, welke grootboekrekening en btw-code, volgt niet uit OCR maar uit kennis van de administratie.
Hoe herkent Autoboeker facturen?
Autoboeker herkent leverancier, datum en factuurnummer, bedragen en regelinformatie, btw, grootboek, kostenplaats en optioneel project, zonder templates. In plaats van naar vaste posities op de pagina kijkt Autoboeker naar context en historie. Op basis van de historie van de administratie wordt automatisch geboekt boven de zekerheidsdrempel van het kantoor, en elke boeking toont een zekerheidsscore en uitleg.
Documenten komen binnen via de app, het klantportaal, een gekoppelde mailbox, WhatsApp of cloudopslag via Connect. Gestructureerde e-facturen zoals UBL en Peppol bevatten de gegevens al als data; daarvoor is geen beeldherkenning nodig, wel een controle of de inhoud klopt.
Veelgestelde vragen
Vragen over dit onderwerp.
Optical character recognition: software die tekst op een afbeelding of PDF herkent en omzet in leesbare tekens.
Nee. OCR leest tekens; factuurherkenning bepaalt welke tekst welk veld is, zoals totaal, datum en btw.
Template-gebaseerde systemen moeten per layout worden ingesteld. AI-herkenning zonder templates heeft dat probleem niet.
Nee. Een UBL- of Peppol-factuur bevat de gegevens al gestructureerd, dus er hoeft niets van een afbeelding te worden gelezen.
Nee. Autoboeker herkent facturen met AI zonder templates en gebruikt context en historie van de administratie.
