Sebastian de GoeijKort antwoord
OCR zet een factuur om in tekst, templates vertellen de software waar op een factuur welk veld staat, en AI-factuurherkenning begrijpt de factuur zonder templates en gebruikt de context van de administratie om ook de boeking voor te stellen. Voor kantoren met veel leveranciers en administraties is AI de enige aanpak die schaalt zonder structureel onderhoud.
Belangrijkste punten
- OCR is een bouwsteen, geen oplossing: het levert tekst, geen boeking.
- Templates werken bij vaste layouts maar breken bij elke wijziging.
- AI herkent zonder templates en stelt ook grootboek en btw-code voor.
- Een zekerheidsscore per boeking is nodig om automatisering te sturen.
Hoe werkt OCR bij facturen?
OCR (optical character recognition) herkent tekens in een afbeelding of gescande pdf en zet ze om in machineleesbare tekst. Bij een digitale pdf met een tekstlaag is OCR vaak niet eens nodig. OCR weet echter niet wat een bedrag of een factuurnummer is; het levert alleen tekst op.
Wat doen templates?
Templates leggen per leverancier vast waar op de factuur welk veld staat, bijvoorbeeld ‘het totaalbedrag staat rechtsonder’. Daarmee kan software de OCR-tekst omzetten in velden. Het nadeel: elke nieuwe leverancier vraagt een nieuw template, en als een leverancier zijn layout aanpast, leest het template verkeerd uit of niets.
Sommige oplossingen combineren templates met regels per leverancier voor de codering, bijvoorbeeld een vaste grootboekrekening. Dat werkt voor stabiele leveranciers, maar vraagt bij groei steeds meer onderhoud.
Hoe werkt AI-factuurherkenning?
AI-factuurherkenning leest een factuur zoals een mens dat doet: op basis van betekenis en context in plaats van vaste posities. Daardoor herkent het ook facturen van nieuwe leveranciers en afwijkende layouts zonder template.
Goede AI-herkenning gaat verder dan velden. Autoboeker gebruikt de historie van de administratie om grootboek, btw-code, kostenplaats en relatie voor te stellen, en geeft elk voorstel een zekerheidsscore. Boven de drempel van het kantoor wordt automatisch geboekt.
OCR, templates en AI naast elkaar
Het verschil zit vooral in onderhoud en in wat er na het uitlezen gebeurt.
| OCR | Templates | AI-herkenning | |
|---|---|---|---|
| Levert op | Tekst | Ingevulde velden | Boekingsvoorstel met zekerheidsscore |
| Nieuwe leverancier | Geen verschil | Nieuw template nodig | Direct herkend |
| Gewijzigde layout | Geen verschil | Template breekt | Geen effect |
| Codering | Nee | Via vaste regels | Uit historie, regels en instructies |
| Onderhoud | Geen | Per leverancier | Alleen regels die je zelf wilt |
Welke aanpak past bij jouw kantoor?
Templates kunnen volstaan voor een kleine organisatie met een handvol vaste leveranciers. Een accountants- of administratiekantoor verwerkt facturen van duizenden leveranciers over tientallen of honderden administraties. Daar is onderhoud per leverancier niet vol te houden en is AI-herkenning zonder templates de logische keuze.
Veelgestelde vragen
Vragen over dit onderwerp.
Nee. OCR zet een afbeelding om in tekst. Factuurherkenning bepaalt welke tekst het bedrag, de datum of de leverancier is.
Een template gaat uit van vaste posities op de factuur. Verandert de layout, dan klopt de positie niet meer.
Bij gescande documenten en foto's is tekstherkenning een onderdeel, maar de AI interpreteert de inhoud zonder templates.
Kijk naar de zekerheidsscore per boeking, de uitleg erbij en test lastige facturen in een proefperiode.
Zo lost Autoboeker het op
