Kosten van pre-accounting berekenen: tijd, tarief en licentie

Hoe bereken je wat het verwerken van een document kost?

Je berekent de kosten per document door de gemiddelde verwerkingstijd te vermenigvuldigen met de integrale kostprijs per uur van de medewerker die het werk doet. Meet de tijd van ontvangst tot afgeletterde boeking, dus niet alleen het invoeren. Ook het zoeken naar ontbrekende stukken, vraagposten uitzetten en verwerken, correcties en het afletteren van de bank horen erbij.

Tel daarna de licentiekosten van je software op en deel het totaal door het aantal boekingen per maand. Zo krijg je de kosten per boeking, een getal dat je kunt vergelijken tussen werkwijzen en leveranciers. Een eenvoudige manier om het te meten is twee weken lang per medewerker bij te houden hoeveel documenten er zijn verwerkt en hoeveel uur eraan is besteed.

1. 1Tel het aantal documenten en boekingen per maand, per administratie.
2. 2Meet de verwerkingstijd per document, inclusief vraagposten, correcties en afletteren.
3. 3Bepaal de integrale kostprijs per uur van de medewerkers die verwerken.
4. 4Vermenigvuldig de verwerkingsuren met de kostprijs per uur.
5. 5Tel de licentiekosten van je software op.
6. 6Deel het totaal door het aantal boekingen voor de kosten per boeking.

Hoe bepaal je de integrale kostprijs per uur?

De integrale kostprijs per uur is de totale jaarlijkse kosten van een medewerker inclusief overhead, gedeeld door het aantal productieve uren. Onder de kosten vallen het brutoloon, werkgeverslasten en pensioen, plus een deel van de overhead zoals huisvesting, software, opleiding en leidinggevende tijd. De productieve uren zijn de uren die echt aan klantwerk worden besteed, dus zonder vakantie, ziekte, overleg en interne taken.

Een rekenvoorbeeld met fictieve bedragen: een medewerker kost inclusief werkgeverslasten € 60.000 per jaar, de toegerekende overhead is € 12.000 en er zijn 1.300 productieve uren. De integrale kostprijs is dan € 72.000 / 1.300 = ongeveer € 55 per uur. Kost het verwerken van één document gemiddeld 6 minuten, dan is dat € 5,50 per document. Bij 800 documenten per maand gaat het om 80 uur en € 4.400 aan verwerkingstijd, nog zonder licentie.

Welke licentiemodellen voor pre-accounting software zijn er?

Pre-accounting software wordt grofweg op vier manieren geprijsd: per administratie, per document, per gebruiker of als vast bedrag met een bundel boekingen. Veel leveranciers combineren modellen, bijvoorbeeld een bedrag per administratie plus een bedrag per document. Kijk daarom altijd naar het totaal bij jouw aantallen, niet naar één tarief.

Elk model reageert anders op groei. Bij een prijs per administratie stijgen de kosten met elke nieuwe klant, ook als die weinig documenten heeft. Bij een prijs per gebruiker stijgen ze met je team, ook als het volume gelijk blijft. Bij een prijs per document of met een bundel volgen de kosten het werk dat er echt wordt gedaan. Let ook op wat buiten de licentie valt, zoals een klantportaal, extra koppelingen of losse modules.

• Per administratie: een vast bedrag per klant per maand. Voorspelbaar, maar duur bij veel kleine administraties.
• Per document: je betaalt per verwerkte factuur of bon. Kosten volgen het volume, maar pieken rond kwartaaleinden zijn direct zichtbaar.
• Per gebruiker: een bedrag per medewerker. Gunstig bij een klein team met veel volume, duurder als je meer mensen laat meekijken.
• Vast bedrag met bundel: een maandbedrag met een aantal inbegrepen boekingen en een tarief daarboven. Eenvoudig, en de kosten groeien pas mee boven de bundel.

Hoe vergelijk je licentiemodellen bij 20, 50 en 150 administraties?

Je vergelijkt licentiemodellen door voor elk model het maandbedrag uit te rekenen bij je eigen aantallen administraties, documenten en gebruikers. Het voorbeeld hieronder gebruikt fictieve tarieven die niet van een bestaande leverancier zijn: € 10 per administratie, € 0,30 per document, € 60 per gebruiker, en een vast bedrag van € 150 met 1.000 documenten inbegrepen en € 0,15 per extra document. Aanname: gemiddeld 40 documenten per administratie per maand en 2, 4 en 10 gebruikers.

Het voorbeeld laat zien dat de goedkoopste licentie afhangt van je verhouding tussen administraties, volume en team. Het laat ook zien dat de licentie klein is naast de verwerkingstijd. Bij 50 administraties en 2.000 documenten kost 6 minuten per document bij € 55 per uur € 11.000 per maand. Daalt de tijd door automatisering naar bijvoorbeeld 2 minuten, dan is dat ongeveer € 3.670: een verschil dat veel groter is dan het verschil tussen de licenties. Alle bedragen zijn per maand en dienen alleen als rekenvoorbeeld:

• 20 administraties, 800 documenten, 2 gebruikers: per administratie € 200, per document € 240, per gebruiker € 120, vast met bundel € 150.
• 50 administraties, 2.000 documenten, 4 gebruikers: per administratie € 500, per document € 600, per gebruiker € 240, vast met bundel € 300.
• 150 administraties, 6.000 documenten, 10 gebruikers: per administratie € 1.500, per document € 1.800, per gebruiker € 600, vast met bundel € 900.
• Verwerkingstijd bij 6 minuten per document en € 55 per uur: € 4.400, € 11.000 en € 33.000 per maand.

Wat kost Autoboeker en hoe reken je het uit voor je kantoor?

Autoboeker kost in het plan Kantoor € 50 per maand voor het hele kantoor, inclusief 200 boekingen, en daarna € 0,20 per extra boeking, exclusief btw. Een boeking is één verwerkte factuur of bon die definitief naar het gekoppelde boekhoudpakket wordt geboekt. Administraties, gebruikers en het klantportaal met app zijn onbeperkt, dus de prijs volgt alleen het aantal boekingen. Het plan is per maand opzegbaar, met gratis onboarding en check-ins en 30 dagen geld-terug-garantie.

Met dezelfde aantallen als hierboven: bij 800 boekingen kost Autoboeker € 50 + 600 x € 0,20 = € 170 per maand, bij 2.000 boekingen € 410 en bij 6.000 boekingen € 1.210. Voor kantoren vanaf 25 FTE is er het plan Groot kantoor, met onder meer Atlas, onbeperkt boekingen tegen een tarief op maat en een vast aanspreekpunt. Reken je eigen situatie door in de prijsvergelijking op /prijsvergelijking, en bereken met de ROI-calculator op /roi hoeveel capaciteit automatisering je kantoor oplevert.