Sebastian de GoeijKort antwoord
Indirecte kosten zijn kosten die niet direct bij één product, project of afdeling horen, zoals huur, energie, verzekeringen en software. Om toch te zien wat een afdeling of project kost, verdeel je ze met een verdeelsleutel, bijvoorbeeld op basis van vierkante meters, omzet of aantal medewerkers. In de administratie doe je dat met kostenplaatsen of projecten en een vaste procentuele verdeling per boeking.
Belangrijkste punten
- Indirecte kosten horen niet direct bij één kostendrager en moeten worden toegerekend.
- Een verdeelsleutel bepaalt de verhouding, zoals oppervlakte, omzet, uren of aantal medewerkers.
- Kies een sleutel die past bij de oorzaak van de kosten en houd hem consequent aan.
- Leg de verdeling vast als vaste percentages per boeking of als regel per leverancier.
- Autoboeker ondersteunt kostenplaatsen, kostendragers en projecten, met percentageverdeling per boeking.
Wat zijn indirecte kosten?
Indirecte kosten zijn kosten die je wel maakt voor het bedrijf, maar die je niet één op één aan een product, project, klant of afdeling kunt koppelen. Denk aan huur van het pand, energie, schoonmaak, verzekeringen, software voor het hele team en algemene administratiekosten. Directe kosten zijn juist wel te koppelen, zoals inkoop van materiaal voor een specifiek project.
Zonder verdeling staan indirecte kosten op één algemene plek, en lijkt elk project of elke afdeling winstgevender dan hij is. Daarom worden ze voor managementrapportages vaak toegerekend.
Welke verdeelsleutels gebruik je?
De beste verdeelsleutel sluit aan bij wat de kosten veroorzaakt. Veelgebruikte sleutels:
- Vierkante meters, voor huur, energie en schoonmaak.
- Aantal medewerkers of fte, voor software, kantoorbenodigdheden en personeelskosten.
- Bestede uren, voor gedeelde diensten die per project worden ingezet.
- Omzet, als algemene sleutel wanneer een betere maatstaf ontbreekt.
Hoe verwerk je de verdeling in de boekhouding?
In de boekhouding verdeel je indirecte kosten meestal met kostenplaatsen of projecten. Je boekt de factuur op de juiste grootboekrekening en verdeelt het bedrag procentueel over de kostenplaatsen. Een alternatief is de kosten eerst op één algemene kostenplaats te boeken en ze periodiek, bijvoorbeeld bij de maandafsluiting, met een memoriaalboeking door te belasten.
Belangrijk is consistentie. Een verdeelsleutel die elke maand anders is, maakt vergelijken onmogelijk. Leg de sleutel vast, pas hem bewust aan als de situatie verandert en documenteer waarom.
- 1Bepaal welke kosten indirect zijn en welke direct aan een kostendrager horen.
- 2Kies per soort kosten een passende verdeelsleutel.
- 3Richt kostenplaatsen of projecten in voor de afdelingen of eenheden.
- 4Leg de verdeling vast als vaste percentages per boeking of per leverancier.
- 5Controleer periodiek of de sleutel nog klopt met de werkelijkheid.
Hoe helpt Autoboeker bij het verdelen van kosten?
Autoboeker ondersteunt kostenplaatsen, kostendragers en projecten, en herkent op facturen naast grootboek en btw ook kostenplaats en optioneel project. Met percentageverdeling per boeking en verdeling over meerdere grootboeken verdeel je een factuur in één keer. Met leveranciersspecifieke regels en administratieregels leg je vast dat bijvoorbeeld de energierekening altijd volgens dezelfde verdeling wordt geboekt, zodat de toerekening elke maand gelijk is.
Veelgestelde vragen
Vragen over dit onderwerp.
Directe kosten zijn één op één aan een product, project of afdeling te koppelen. Indirecte kosten niet, en die worden met een verdeelsleutel toegerekend.
Die het best aansluit bij wat de kosten veroorzaakt, zoals vierkante meters voor huur of medewerkers voor software.
Beide kan. Bij elke factuur met een procentuele verdeling, of periodiek met een memoriaalboeking vanaf een algemene kostenplaats.
Fiscaal meestal niet. Het is vooral voor managementinformatie, zodat je ziet wat een afdeling of project werkelijk kost.
Ja, met percentageverdeling per boeking en verdeling over meerdere grootboeken, vast te leggen in regels.
