Sebastian de GoeijKort antwoord
Een totaalcontrole rekent na of de regelbedragen optellen tot het subtotaal, of het btw-bedrag past bij het tarief en of subtotaal plus btw het totaal is. Afwijkingen wijzen op een rekenfout, een verkeerd uitgelezen bedrag, een korting of een afrondingsverschil. Autoboeker voert deze controle bij elke factuur uit en zet afwijkingen in de review.
Belangrijkste punten
- Regels moeten optellen tot het subtotaal.
- Btw moet passen bij het tarief per regel.
- Subtotaal plus btw moet gelijk zijn aan het totaal.
- Kleine verschillen zijn vaak afronding; grotere vragen aandacht.
Waarom controleer je de bedragen op een factuur?
Een verkeerd bedrag in de boekhouding leidt tot een verkeerde btw-aangifte, een openstaande post die niet aansluit bij de betaling en extra werk bij de bankmatching. Leveranciers maken soms rekenfouten, en bij handmatig overtypen of slechte scans worden cijfers verkeerd overgenomen. Een automatische controle vangt dat af voordat het in de administratie staat.
Welke afwijkingen kom je tegen?
De meest voorkomende oorzaken van een verschil:
| Afwijking | Mogelijke oorzaak | Actie |
|---|---|---|
| Regels tellen niet op tot subtotaal | Korting of toeslag op factuurniveau | Korting als aparte regel boeken |
| Btw past niet bij tarief | Gemengde tarieven of verkeerde btw | Per regel boeken, leverancier navragen |
| Klein verschil van centen | Afronding per regel of per factuur | Afrondingsverschil accepteren |
| Totaal wijkt sterk af | Verkeerd uitgelezen of een fout van de leverancier | Review, eventueel creditnota vragen |
Hoe controleert Autoboeker de bedragen?
Bij elke factuur rekent Autoboeker subtotaal, btw en totaal na, op regelniveau en per tarief. Daarnaast wordt gecontroleerd op ontbrekende btw, een afwijkende btw-code en een afwijkend btw-bedrag. Klopt het niet, dan wordt de factuur niet automatisch geboekt, maar komt hij in de review met de afwijking uitgelicht.
Veelgestelde vragen
Vragen over dit onderwerp.
Ja. Subtotaal, btw en totaal worden bij elke factuur nagerekend.
De factuur gaat naar de review met de afwijking uitgelicht, in plaats van automatisch geboekt te worden.
Kleine verschillen van centen ontstaan door afronding per regel of per factuur en zijn meestal acceptabel; grotere verschillen vragen controle.
Zo lost Autoboeker het op
