Sebastian de GoeijKort antwoord
Een onverklaarde banktransactie is een betaling of ontvangst waarvoor in de administratie geen factuur, bon of verklaring is. In plaats van zulke posten op een tussenrekening te parkeren en per mail na te vragen, laat je ze automatisch een vraagpost aan de klant worden, gekoppeld aan de transactie. Het antwoord, met bon of toelichting, wordt direct verwerkt en gematcht.
Belangrijkste punten
- Een tussenrekening is een parkeerplaats, geen oplossing.
- Hoe eerder je uitvraagt, hoe groter de kans op een bon.
- Koppel de vraag aan de transactie, zodat het antwoord direct verwerkt kan worden.
- Automatische opvolging scheelt nabellen.
Waarom stapelen onverklaarde transacties zich op?
Omdat uitvragen handwerk is. Iemand moet de transactie opmerken, een mail opstellen, het antwoord terugvinden in de mailbox, de bon opslaan en boeken. Zolang dat niet gebeurt, staat de post op een tussenrekening of vraagpostenrekening, en die moet vóór de btw-aangifte of jaarafsluiting alsnog leeg.
Hoe los je onverklaarde transacties structureel op?
Draai het om: laat de software opmerken, uitvragen en verwerken, en laat je team alleen beoordelen.
- 1Laat bankregels automatisch matchen met facturen en bonnen.
- 2Maak niet-gematchte transacties per administratie zichtbaar.
- 3Laat onverklaarde transacties automatisch een vraagpost worden, volledig of vanaf een drempel.
- 4De klant antwoordt in het klantportaal of de app, met een bon of toelichting.
- 5Het antwoord wordt met AI geanalyseerd, geboekt en gematcht.
- 6Onvolledig? Wijs af of zet de vraag opnieuw uit in dezelfde context.
Hoe formuleer je een vraag die snel wordt beantwoord?
Eén concrete vraag per transactie werkt beter dan een lijst in een mail. Noem datum, bedrag en tegenpartij, en zeg wat je nodig hebt: een bon, een factuur of een korte toelichting. Met berichtsjablonen hoef je de tekst niet elke keer opnieuw te schrijven. In de kennisbank vind je voorbeeldberichten voor vraagposten.
Wat als de klant niet antwoordt?
Automatische opvolging stuurt herinneringen, en in het overzicht van openstaande klantacties zie je per klant wat er nog ligt. Bij de maandafsluiting weet je dan precies welke posten nog onverklaard zijn en bij wie.
Veelgestelde vragen
Vragen over dit onderwerp.
Een betaling of ontvangst waarvoor in de administratie geen factuur, bon of verklaring is.
Tijdelijk kan dat, maar los ze zo snel mogelijk op door ze uit te vragen. Een volle tussenrekening vertraagt de afsluiting.
Ja. Een transactie zonder match wordt automatisch een vraagpost richting de klant, gekoppeld aan de transactie.
In het klantportaal of de app voor iOS en Android, met een foto, bestand of toelichting.
Zo lost Autoboeker het op
