Bankreconciliatie automatiseren: van bankafschrift tot aansluiting

Wat is bankreconciliatie?

Bankreconciliatie, of bankaansluiting, is het controleren of het saldo en de mutaties van een bankrekening in de boekhouding overeenkomen met het bankafschrift. Verschillen wijzen op ontbrekende boekingen, dubbele boekingen of transacties die op een verkeerde rekening staan.

In de praktijk bestaat reconciliatie uit twee stappen. Eerst wordt elke banktransactie gekoppeld aan een factuur, creditnota of andere boeking: bankmatching. Daarna wordt de openstaande post weggeboekt tegen de betaling: afletteren. Als alle transacties zijn verklaard en het saldo klopt, is de bank aangesloten.

Hoe komen bankgegevens in de boekhouding?

Er zijn drie gangbare manieren waarop bankmutaties in het boekhoudpakket terechtkomen.

Waar gebruikt Autoboeker de bankgegevens voor?

Autoboeker synchroniseert de bankregels uit Exact Online, Twinfield of SnelStart. De bankkoppeling of import blijft dus in het pakket lopen zoals je kantoor dat gewend is. Daarbovenop matcht Autoboeker elke transactie met een zekerheidsscore op basis van bedrag, referentie, IBAN, relatie en datum, en lettert boven de drempel automatisch af.

In het klantportaal zien je klant en je kantoor of de bankkoppeling actief is. Dat voorkomt dat een verlopen koppeling pas bij de maandafsluiting opvalt.

Hoe automatiseer je bankreconciliatie stap voor stap?

Zo bouw je de reconciliatie op tot een doorlopend proces in plaats van een maandelijkse inhaalslag.

1. 1Zorg dat elke administratie een actieve bankkoppeling of regelmatige import heeft.
2. 2Laat de bankregels synchroniseren en automatisch matchen met openstaande posten.
3. 3Beoordeel voorstellen onder de drempel in één overzicht; lettert boven de drempel automatisch af.
4. 4Laat transacties zonder match automatisch een vraagpost aan de klant worden.
5. 5Leg terugkerende patronen vast als eigen matchingregel of kantoorbreed beleid.
6. 6Controleer bij de maandafsluiting het saldo en de lijst niet-gematchte transacties per administratie.

Welke verschillen kom je bij reconciliatie tegen?

De meeste aansluitverschillen hebben een van deze oorzaken:

• Een betaling zonder factuur of bon in de administratie.
• Een deelbetaling of een betaling van meerdere facturen tegelijk.
• Een creditnota die nog niet tegen de factuur is weggeboekt.
• Bankkosten, rente of valutaverschillen die nog niet zijn geboekt.
• Een betaling via een betaalprovider die netto, na aftrek van kosten, binnenkomt.
• Een dubbel geboekte of dubbel geïmporteerde transactie.