Sebastian de GoeijKort antwoord
Bonnetjes digitaliseer je door klanten direct na de uitgave een foto te laten maken in een app of via WhatsApp. Die foto komt in de administratie binnen, wordt met AI herkend en geboekt en waar mogelijk aan de banktransactie gekoppeld. Ontbreekt er een bon bij een betaling, dan vraagt de software hem automatisch uit.
Belangrijkste punten
- Een foto direct na de uitgave is de basis; een schoenendoos per kwartaal niet.
- Bied meerdere routes: app, WhatsApp en e-mail.
- Laat ontbrekende bonnen automatisch uitvragen vanuit de bankmatching.
- Een digitale bon is toegestaan zolang hij volledig en leesbaar is en blijft.
Waarom zijn bonnen zo lastig voor kantoren?
Bonnen zijn klein, talrijk en raken makkelijk kwijt. Ze worden vaak pas aan het eind van een periode aangeleverd, en zonder bon is een uitgave niet goed te boeken en is de btw niet zonder meer aftrekbaar. Het resultaat is een tussenrekening vol onverklaarde betalingen en veel losse vragen richting de klant.
Welke routes werken voor klanten?
Hoe minder moeite het kost, hoe vaker een klant het doet. Bied daarom meerdere routes aan:
- De klant-app voor iOS en Android: een foto maken is genoeg.
- WhatsApp: de bon als foto sturen, Connect zet hem in de juiste administratie.
- E-mail naar het inkoop-e-mailadres van de administratie.
- Digitale bonnen uit de mailbox, via een Gmail- of Outlook-koppeling.
Wat gebeurt er met een gefotografeerde bon?
De bon wordt met AI herkend zoals een factuur: leverancier, datum, bedrag en btw. Daarna wordt hij gecodeerd op basis van de historie en instructies, zoals een vaste grootboekrekening voor tankbonnen, en geboekt boven de zekerheidsdrempel. Waar bankmatching beschikbaar is, wordt de bon aan de betaling gekoppeld.
Hoe vraag je ontbrekende bonnen uit zonder te mailen?
Draai het proces om. In plaats van te wachten tot de klant bonnen aanlevert, laat je de bankmatching zien welke betalingen geen document hebben. Elke onverklaarde betaling wordt automatisch een vraagpost in de app van de klant, gekoppeld aan de transactie. De klant fotografeert de bon als antwoord, en die wordt direct verwerkt.
- 1Laat bankregels synchroniseren en matchen met facturen en bonnen.
- 2Laat betalingen zonder match automatisch een vraagpost worden.
- 3De klant beantwoordt de vraag in de app met een foto van de bon.
- 4Het antwoord wordt geanalyseerd, geboekt en gematcht.
- 5Onvolledig? Wijs af of zet de vraag opnieuw uit in dezelfde context.
Mag een klant de papieren bon weggooien?
In de regel mag administratie digitaal worden bewaard als de gegevens volledig, juist en leesbaar zijn en blijven gedurende de bewaartermijn. Er gelden voorwaarden, en de Belastingdienst beschrijft wat wel en niet mag. Lees meer in de gids over bewaarplicht en digitale bonnen.
Veelgestelde vragen
Vragen over dit onderwerp.
Direct na de uitgave een foto maken in een app of via WhatsApp, zodat de bon meteen in de administratie binnenkomt.
Ja. Connect zet een bon die via WhatsApp binnenkomt in de juiste administratie.
Via de bankmatching: betalingen zonder document worden zichtbaar en automatisch uitgevraagd.
In de regel wel, als de gegevens volledig en leesbaar zijn en blijven. Controleer de actuele voorwaarden bij de Belastingdienst.
Zo lost Autoboeker het op
