Sebastian de GoeijKort antwoord
Vraagposten automatiseer je door de software te laten signaleren wat ontbreekt, de vraag automatisch of vanaf een zekerheidsdrempel te laten uitzetten en het antwoord direct te laten verwerken. In Autoboeker beantwoordt de klant elke vraag in het klantportaal of de app, gekoppeld aan het juiste document of de juiste transactie. Aangeleverde bonnen worden met AI geanalyseerd, geboekt en gematcht, en vragen zonder reactie worden automatisch opgevolgd.
Belangrijkste punten
- Signaleren, uitvragen, aanleveren en verwerken in één gesloten proces.
- Automatisch uitzetten, volledig of vanaf een zekerheidsdrempel.
- Elke vraag is gekoppeld aan een document of transactie.
- Automatische opvolging en status per klant maken het meetbaar.
- Werkt met alle gekoppelde pakketten; vanuit de bank in Exact Online, Twinfield en SnelStart.
Wanneer ontstaat een vraagpost?
Een vraagpost ontstaat wanneer informatie ontbreekt of niet logisch aansluit. De meest voorkomende situaties:
- Een banktransactie zonder factuur of bon.
- Een onbekende ontvangst zonder verkoopfactuur.
- Een factuur zonder duidelijke btw of grootboek.
- Een uitgave waarvan niet duidelijk is of hij zakelijk is.
- Een factuur waarvan de verdeling over projecten of kostenplaatsen onduidelijk is.
- Buitenlandse betalingen of documenten die toelichting vragen.
Hoe zet je vraagposten automatisch uit?
Er zijn twee routes. Automatisch: Autoboeker zet de vraag zelf uit zodra iets ontbreekt, volledig of vanaf een zekerheidsdrempel. In context: tijdens het verwerken zie je wat ontbreekt en stel je met één klik een gerichte vraag, met een vooraf ingesteld berichtsjabloon. Met eigen berichtsjablonen vraag je uit in de toon van je kantoor.
| Route | Wanneer | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Automatisch vanuit de bank | Transactie zonder match | Betaling van € 64,50 aan een tankstation zonder bon |
| Automatisch vanuit de verwerking | Informatie ontbreekt op een document | Factuur zonder duidelijke btw |
| In context door je team | Medewerker ziet tijdens review wat ontbreekt | Vraag om verdeling over projecten |
Hoe beantwoordt de klant een vraagpost?
De klant ziet alle openstaande vragen in het klantportaal of de app voor iOS en Android, elk bij het juiste document of de juiste betaling. Hij uploadt een bon of factuur, ook in bulk via drag-and-drop, of geeft een toelichting. Komt een bon via WhatsApp of de mailbox binnen, dan matcht Connect hem automatisch aan de openstaande vraagpost.
Wat gebeurt er met het antwoord?
Aangeleverde documenten worden met AI geanalyseerd en voorzien van een score, daarna geboekt en gematcht. De vraag sluit zichzelf. Is het antwoord onvolledig, dan wijs je het af of zet je de vraag opnieuw uit, in dezelfde context. Elke vraag, elk antwoord en elk document blijft terug te vinden in de vraagpostenhistorie.
- 1Autoboeker signaleert wat ontbreekt.
- 2De vraag gaat automatisch of in context uit naar de klant.
- 3De klant antwoordt in portaal of app, met bewijs.
- 4Het antwoord wordt geanalyseerd, geboekt en gematcht.
- 5Onvolledig? Afwijzen of opnieuw uitzetten.
- 6Geen reactie? Automatische opvolging.
Hoe houd je overzicht over openstaande vragen?
Per klant en per administratie zie je welke vragen open, beantwoord of afgehandeld zijn, en in het overzicht van openstaande klantacties zie je waar het blijft hangen. In de teamstatistieken zie je het aantal open vraagposten per team en medewerker. Zo weet je voor de maandafsluiting precies welke dossiers nog wachten op de klant.
Veelgestelde vragen
Vragen over dit onderwerp.
Ja, volledig automatisch of vanaf een zekerheidsdrempel. Je kunt ook tijdens het verwerken zelf een gerichte vraag stellen met een berichtsjabloon.
In het klantportaal of in de app voor iOS en Android, met een foto, bestand of toelichting.
Ja. Vraagposten worden automatisch opgevolgd en je ziet per klant wat er openstaat.
Ja. Er zijn standaard sjablonen en je kunt eigen berichtsjablonen instellen.
Ja, met Exact Online, Twinfield, SnelStart en e-Boekhouden. Vraagposten vanuit bankmatching vereisen Exact Online, Twinfield of SnelStart.
Zo lost Autoboeker het op
