Sebastian de GoeijKort antwoord
Bij elke factuur moet worden bepaald van welke relatie hij komt. Autoboeker herkent bestaande leveranciers en klanten en koppelt de factuur aan de juiste relatie in het boekhoudpakket. Is de leverancier nieuw, dan kan de relatie automatisch worden aangemaakt met de gegevens van de factuur. Dubbele contacten en onbekende leveranciers worden gesignaleerd.
Belangrijkste punten
- Een factuur op de verkeerde relatie maakt openstaande posten en bankmatching onbetrouwbaar.
- Bestaande relaties worden herkend en gekoppeld.
- Nieuwe relaties kunnen automatisch worden aangemaakt.
- Dubbele contacten worden gesignaleerd.
Waarom is de juiste relatie zo belangrijk?
De relatie bepaalt op welke openstaande post een factuur komt, welke historie wordt gebruikt voor het boekingsvoorstel en aan welke betaling hij later wordt gematcht. Staat dezelfde leverancier twee keer in de administratie, dan raakt de historie verdeeld, worden voorstellen minder goed en lukt afletteren minder vaak automatisch.
Hoe herkent AI een bestaande leverancier?
Autoboeker vergelijkt de gegevens op de factuur, zoals naam, adres, btw-nummer en IBAN, met de relaties uit het boekhoudpakket. Bij een match wordt de factuur aan die relatie gekoppeld en wordt de historie van die leverancier gebruikt voor grootboek, btw-code en kostenplaats.
Wat gebeurt er bij een nieuwe leverancier?
Is de leverancier nog niet bekend, dan kan Autoboeker de relatie automatisch aanmaken met de gegevens van de factuur, inclusief betalingscondities die worden uitgelezen of aangemaakt. Omdat er nog geen historie is, krijgt het boekingsvoorstel doorgaans een lagere zekerheid en komt de factuur in de review. Onbekende leveranciers worden bovendien gesignaleerd als controle.
Hoe voorkom je dubbele relaties?
Dubbele relaties ontstaan door kleine verschillen in naam of door handmatig aanmaken. Zo houd je het schoon:
- 1Laat de software dubbele contacten signaleren.
- 2Voeg dubbele relaties samen in het boekhoudpakket.
- 3Laat nieuwe relaties bij voorkeur automatisch aanmaken met btw-nummer en IBAN.
- 4Controleer onbekende leveranciers in de review voordat je de factuur boekt.
Veelgestelde vragen
Vragen over dit onderwerp.
Ja. Leveranciers en klanten kunnen automatisch worden aangemaakt met de gegevens van de factuur.
Door de gegevens op de factuur te vergelijken met de relaties uit het boekhoudpakket en bestaande relaties te herkennen en te koppelen.
Ja, dubbele contacten worden gesignaleerd.
Zo lost Autoboeker het op
