Sebastian de GoeijKort antwoord
Dubbele facturen ontstaan vooral doordat dezelfde factuur via meerdere kanalen binnenkomt, bijvoorbeeld per mail én via de klant-app, of doordat een leverancier een herinnering of kopie stuurt. Je voorkomt dubbel boeken en dubbel betalen met een automatische controle op leverancier, factuurnummer, datum en bedrag, en door afwijkende IBAN's te signaleren. Autoboeker signaleert dubbele facturen en dubbele contacten voordat er wordt geboekt.
Belangrijkste punten
- De meeste dubbele facturen ontstaan door meerdere aanleverkanalen.
- Herinneringen, kopieën en creditnota-herzieningen lijken vaak op een nieuwe factuur.
- Controleer op combinatie van leverancier, factuurnummer, datum en bedrag.
- Een afwijkend IBAN bij een bekende leverancier verdient altijd aandacht.
Hoe ontstaan dubbele facturen?
Dubbele facturen zijn zelden opzet. Meestal is het een gevolg van hoe documenten binnenkomen.
- Dezelfde factuur komt per mail én via upload of app binnen.
- Een leverancier stuurt een herinnering met de originele factuur als bijlage.
- Een kopiefactuur of een factuur met een kleine correctie en hetzelfde nummer.
- Een pdf die zowel in een gedeelde map als in de mailbox staat.
- Een leverancier die als twee verschillende relaties in de administratie staat.
Wat is het risico van een gemiste dubbele factuur?
Een dubbel geboekte factuur verhoogt de kosten en de voorbelasting onterecht, wat de btw-aangifte en het resultaat beïnvloedt. Als hij ook dubbel wordt betaald, moet het geld worden teruggevorderd. En een dubbele relatie maakt bankmatching en openstaande posten onoverzichtelijk.
Hoe herken je dubbele facturen automatisch?
Een goede controle kijkt niet alleen naar het factuurnummer, want leveranciers hergebruiken soms nummers of schrijven ze anders. Combineer daarom leverancier, factuurnummer, factuurdatum en bedrag. Een factuur die op meerdere punten overeenkomt met een eerder verwerkte factuur gaat naar de review in plaats van naar de boeking.
Autoboeker signaleert dubbele facturen en dubbele contacten tijdens de verwerking. Daarnaast worden IBAN's gecontroleerd en worden afwijkingen in boekingsgedrag en betalingscondities gesignaleerd.
Waarom is een afwijkend IBAN een signaal?
Als een bekende leverancier ineens een ander rekeningnummer op de factuur heeft, kan dat een legitieme wijziging zijn, maar ook een poging tot factuurfraude. Behandel een gewijzigd IBAN altijd als uitzondering: verifieer de wijziging via een bekend contactkanaal van de leverancier voordat er wordt betaald.
Checklist om dubbele facturen te voorkomen
Deze maatregelen samen houden de administratie schoon.
- 1Spreek per administratie één primaire aanleverroute af en bundel de rest in dezelfde inbox.
- 2Laat de software controleren op leverancier, factuurnummer, datum en bedrag.
- 3Signaleer en voeg dubbele relaties samen in het boekhoudpakket.
- 4Behandel herinneringen niet als nieuwe factuur.
- 5Verifieer elk gewijzigd IBAN van een bekende leverancier.
- 6Gebruik bankmatching, zodat een tweede betaling op dezelfde factuur opvalt.
Veelgestelde vragen
Vragen over dit onderwerp.
Aan dezelfde leverancier met hetzelfde of een vergelijkbaar factuurnummer, dezelfde datum en hetzelfde bedrag als een eerder verwerkte factuur.
Ja. Dubbele facturen en dubbele contacten worden gesignaleerd voordat er wordt geboekt.
Neem contact op met de leverancier om het bedrag terug te vorderen of te verrekenen met een volgende factuur, en boek de vordering tot het geld terug is.
Niet altijd, maar verifieer de wijziging altijd via een bekend contactkanaal voordat je betaalt.
Zo lost Autoboeker het op
