Sebastian de GoeijKort antwoord
ChatGPT en vergelijkbare AI-chatbots zijn nuttig om regelgeving uit te leggen, teksten op te stellen of een formule te bedenken, maar ze zijn niet geschikt om een administratie te voeren. Ze hebben geen koppeling met het boekhoudpakket, kennen de historie van de administratie niet, geven geen zekerheidsscore en leggen geen audit trail vast. Voor het verwerken van facturen en banktransacties gebruik je software die daarvoor is gebouwd, met afspraken over klantdata.
Belangrijkste punten
- Algemene chatbots zijn goed in taal, niet in het voeren van een administratie.
- Plak geen herleidbare klantdata in een tool zonder passende afspraken.
- Controleer antwoorden over fiscale regels altijd bij de bron.
- Voor verwerking heb je koppeling, historie, controles en een audit trail nodig.
Waar is ChatGPT wel handig voor in de boekhouding?
Als taalmodel is een AI-chatbot sterk in uitleggen, samenvatten en formuleren.
- Een begrip of regeling in begrijpelijke taal uitleggen aan een klant.
- Een conceptmail of vraagpost formuleren.
- Een Excel-formule of een stappenplan bedenken.
- Een lange tekst samenvatten, zoals een nieuwsbericht over regelgeving.
Waarom is ChatGPT niet geschikt om te boeken?
Boeken vraagt meer dan taal. Je moet weten hoe deze leverancier in deze administratie eerder is geboekt, welke grootboekrekeningen en btw-codes in het pakket bestaan, en de boeking daar wegschrijven. Een algemene chatbot heeft die context niet en kan antwoorden geven die overtuigend klinken maar niet kloppen.
| Algemene AI-chatbot | AI-boekhoudsoftware (Autoboeker) | |
|---|---|---|
| Koppeling met boekhoudpakket | Nee | Exact Online, Twinfield, SnelStart, e-Boekhouden |
| Historie van de administratie | Nee | Ja, per administratie en kantoorbreed |
| Zekerheidsscore per boeking | Nee | Ja, met uitleg |
| Controles op btw, VIES, IBAN, dubbele facturen | Nee | Ja |
| Audit trail | Nee | Elke actie van mens en AI herleidbaar |
| Rollen en rechten per administratie | Nee | Ja |
Mag je klantdata in ChatGPT plakken?
Facturen en bankgegevens bevatten persoonsgegevens en vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Onder de AVG ben je als kantoor verantwoordelijk voor wat je met die gegevens doet. Plak daarom geen herleidbare klantdata in een tool zonder dat je weet hoe de aanbieder de gegevens gebruikt en bewaart, en zonder passende afspraken zoals een verwerkersovereenkomst.
Bij Autoboeker wordt klantdata alleen gebruikt om de dienst te leveren, nooit verkocht of gedeeld en niet gebruikt om publieke AI-modellen te trainen. Een DPA is beschikbaar.
Hoe gebruik je AI in de boekhouding dan wel goed?
Gebruik algemene chatbots voor taal en uitleg, en gespecialiseerde software voor verwerking. Bij Autoboeker kun je de AI ook in gewone taal instrueren via de AI-assistent, zoals je een nieuwe collega iets uitlegt. Het verschil is dat die instructies werken binnen de administratie, met historie, controles en een audit trail.
Veelgestelde vragen
Vragen over dit onderwerp.
Nee. Een algemene chatbot heeft geen koppeling met je boekhoudpakket, geen historie per administratie, geen zekerheidsscore en geen audit trail.
Gebruik het hoogstens als startpunt en controleer antwoorden altijd bij de Belastingdienst of een fiscalist.
Alleen als je weet hoe de aanbieder de gegevens gebruikt en bewaart en je passende afspraken hebt. Bij twijfel: niet doen.
Software die gekoppeld is aan je boekhoudpakket, leert van de historie, controles uitvoert en elke actie vastlegt, zoals Autoboeker.
Zo lost Autoboeker het op
