Sebastian de GoeijKort antwoord
Bij autorisatie vóór boeken keurt de klant of een budgethouder een factuur eerst goed en wordt hij daarna geboekt. Bij autorisatie ná boeken wordt eerst geboekt en controleert de goedkeurder daarna de boeking, inclusief grootboek, btw-code, kostenplaats en kostendrager. In Autoboeker stel je per administratie stappen in een vaste volgorde in, met één of alle goedkeurders per stap, en regels die bepalen wat automatisch door mag.
Belangrijkste punten
- Vóór boeken: eerst akkoord, dan boeken. Ná boeken: eerst boeken, dan controleren.
- Stappen lopen in vaste volgorde, bijvoorbeeld budgethouder, financiële administratie, directie.
- Per stap kies je of één goedkeurder volstaat of iedereen akkoord moet geven.
- Regels op boekingstype, leverancier en bedrag bepalen wat automatisch door mag.
- Elke goedkeuring en afwijzing staat in het auditlog, met persoon en tijdstip.
Wat is autorisatie van facturen?
Autorisatie, ook wel fiatteren genoemd, is het formeel goedkeuren van een factuur door iemand die daartoe bevoegd is. Het doel is dat er alleen wordt geboekt en betaald wat klopt en is afgesproken. In kleinere bedrijven keurt de ondernemer zelf goed; in grotere organisaties lopen facturen langs een budgethouder, de financiële administratie en soms de directie.
Voor een administratiekantoor is autorisatie lastig zolang het via mail gaat: losse akkoordjes, facturen die blijven liggen en geen overzicht van wie nog aan zet is. Door autorisatie in dezelfde omgeving als de verwerking te zetten, wordt het een gesloten, herleidbaar proces.
Wanneer kies je voor autorisatie vóór of ná het boeken?
Beide varianten hebben hun plek. Je kiest ze per administratie.
| Autorisatie vóór boeken | Autorisatie ná boeken | |
|---|---|---|
| Volgorde | Eerst goedkeuren, dan boeken | Eerst boeken, dan controleren |
| Wat de goedkeurder ziet | Document, bedrag, leverancier en factuurdatum | Ook de boekingsregels: grootboek, btw-code, kostenplaats, kostendrager en project |
| Geschikt voor | Klanten die vooraf willen bepalen wat geboekt wordt | Klanten die snelheid willen en achteraf controleren |
| Effect op doorlooptijd | Boeking wacht op het laatste akkoord | Boeking staat direct in de administratie |
Hoe stel je autorisatiestappen in?
Een autorisatiestroom bestaat uit stappen en regels. Zo bouw je hem op:
- 1Kies per administratie of autorisatie vóór of ná verwerking plaatsvindt.
- 2Zet de stappen in volgorde, bijvoorbeeld afdelingsmanager, financiële administratie en directie.
- 3Bepaal per stap of één goedkeurder volstaat of alle goedkeurders akkoord moeten geven.
- 4Leg regels vast voor wat automatisch door mag, zoals inkoop tot € 100 of een vaste leverancier tot een bepaald bedrag.
- 5Leg regels vast voor wat altijd langs een stap moet, zoals grote bedragen via de directie.
- 6Zet regels en stappen aan of uit wanneer de werkwijze van de klant verandert.
Hoe werkt goedkeuren voor de goedkeurder?
De goedkeurder ziet het document, het bedrag, de leverancier, de factuurdatum en waar het document in de stappen staat. Bij autorisatie ná verwerking zijn ook de boekingsregels zichtbaar. Hij keurt goed of wijst af met een opmerking, en kan snel door de lijst met vorige en volgende.
Een document gaat pas naar de volgende stap als de huidige stap is goedgekeurd. Een afwijzing komt terug met de reden, zodat duidelijk is wat er moet gebeuren.
Hoe combineer je autorisatie met automatisch boeken?
Autorisatie en automatisch boeken sluiten elkaar niet uit. Met autorisatie ná boeken boekt de AI boven de zekerheidsdrempel direct, en controleert de klant of een collega achteraf. Met regels laat je kleine bedragen en vaste leveranciers automatisch door, terwijl grote of afwijkende facturen altijd een akkoord vragen. Zo houd je snelheid en controle tegelijk.
Veelgestelde vragen
Vragen over dit onderwerp.
Vóór boeken keurt de goedkeurder het document eerst goed en wordt het daarna geboekt. Ná boeken wordt eerst geboekt en controleert de goedkeurder de boeking, inclusief grootboek, btw-code en kostenplaats.
Ja. Per stap bepaal je of één goedkeurder volstaat of dat alle goedkeurders akkoord moeten geven.
Nee. Met regels op boekingstype, leverancier en bedrag laat je documenten automatisch verwerken of juist altijd langs een bepaalde stap gaan.
Ja. Elke goedkeuring en afwijzing staat in het auditlog, met persoon, tijdstip en opmerking.
Ja, met Exact Online, Twinfield, SnelStart en e-Boekhouden, in het Kantoor- en het Groot kantoor-plan.
Zo lost Autoboeker het op
