Exclusieve auto's verdienen een administratie die net zo soepel loopt

Bij een onderneming als Bernards Exclusives komen uiteenlopende documenten en transacties kijken: inkoop- en verkoopfacturen, zakelijke kosten en betalingen. Bij internationale autohandel spelen bovendien verschillende valuta, btw-behandelingen en bijzondere voertuigdocumenten een rol. Om alles correct te verwerken, heeft de boekhouder regelmatig aanvullende informatie nodig, bijvoorbeeld als een betaling niet direct aan een factuur te koppelen is of een document ontbreekt.

Loopt die communicatie via losse e-mails, berichten en Excel-overzichten, dan kost het al snel extra tijd om alles bij elkaar te zoeken. En als ondernemer wil je inzicht in de financiële positie van je bedrijf, zonder telkens apart om een overzicht te hoeven vragen.

Een goede administratie begint met het tijdig aanleveren van de juiste documenten. Bernards Exclusives levert facturen en bonnen digitaal aan via het klantdashboard, de mobiele app of e-mail. Voor documenten die onderweg binnenkomen, hoeft niemand eerst achter een computer te gaan zitten: een foto van een bon in de app is genoeg.

Zo raken documenten niet meer verspreid over mailboxen, mappen en berichten. Alles komt op één plek binnen, waarna het administratiekantoor vanuit Autoboeker verder kan met de verwerking.

Niet elke banktransactie of factuur kan direct worden verwerkt. Ontbreekt er een document of moet een betaling worden toegelicht, dan verschijnt de vraag in het klantdashboard van Bernards Exclusives, met direct zichtbaar over welke transactie het gaat. Vanuit het dashboard of de app geeft de ondernemer een toelichting of voegt hij het ontbrekende document toe.

Het antwoord blijft gekoppeld aan de vraag, zodat het kantoor direct verder kan. Bernards Exclusives hoeft niet uit te zoeken over welke betaling een mail precies gaat, en het kantoor ziet meteen welke vragen zijn beantwoord en welke nog openstaan.

Naast aanleveren en vragen beantwoorden is financieel inzicht een belangrijk onderdeel van het klantdashboard. Bernards Exclusives bekijkt daar rapportages op basis van de bijgewerkte boekhouding, zoals omzet en kosten en een maand-op-maand vergelijking. Voor administraties in Exact Online is ook een btw-overzicht beschikbaar.

Voor een bedrijf dat handelt in exclusieve voertuigen, waar één transactie een aanzienlijk bedrag kan zijn, is dat overzicht waardevol. De ondernemer hoeft niet voor elk overzicht contact op te nemen met de boekhouder. Hoe actueel de cijfers zijn, hangt af van de verwerking en synchronisatie van de administratie.

De kracht zit in de combinatie. Documenten worden digitaal aangeleverd, ontbrekende informatie wordt rechtstreeks uitgevraagd, antwoorden blijven gekoppeld aan de administratie en rapportages staan in hetzelfde dashboard.

Zo vraagt de administratieve samenwerking minder aandacht in de dagelijkse bedrijfsvoering. Bernards Exclusives richt zich op klanten, bijzondere auto's en internationale kansen, terwijl het administratiekantoor de financiële verwerking verzorgt.