AI-boekhouden & Exact Online: sneller, schoner en met meer controle

oktober 8, 2025 7 min read

Exact Online is de ruggengraat van veel administraties. Met AI erbij gaat het niet langer om “scannen en boeken”, maar om begrijpen, beslissen en afronden. In dit artikel laten we zien hoe AI-boekhouden bovenop Exact Online werkt — en waar de tijdwinst, kwaliteitswinst en controle écht ontstaan.

Waarom AI bovenop Exact Online?

  • Minder handwerk: AI herkent leverancier, btw, grootboek, kostenplaats/project en stelt direct de juiste boeking voor.
  • Minder correcties: anomalie-checks (dubbele facturen, rare btw-combinaties, afwijkende bedragen) vangen fouten vroeg.
  • Sneller afsluiten: vraagposten worden automatisch uitgezet en antwoorden verwerkt — je doorlooptijd krimpt van dagen naar minuten.
  • Volledige audit-trail: elke stap is herleidbaar en te controleren.

Wat AI concreet doet binnen Exact-administraties

  1. Documentbegrip zonder templates
    Facturen en bonnetjes (PDF/JPG/UBL) worden uitgelezen. AI herkent kop- en regeldetails, zoals factuurnummer, datum, btw-tarief, valuta, PO-nummer en IBAN.
  2. Matching met je Exact-stamdata
    Leveranciersmatching op naamvarianten, btw-nummer en IBAN. Automatische toewijzing van grootboekrekeningen, btw-codes, kostenplaatsen/kostendragers en (optioneel) projecten.
  3. Regelherkenning & verdelen
    Inkoopfacturen met meerdere btw-tarieven of kostenposten? AI verdeelt regels volgens historie en beleid, zodat er achteraf minder gecorrigeerd hoeft te worden.
  4. Bank- & betalingen
    Banktransacties worden automatisch gematcht met open posten (inclusief deelbetalingen/creditnota’s/valuta). Afwijkingen worden uitgelicht met een voorstel om te corrigeren.
  5. Closed-loop vraagposten
    Ontbreekt er iets (PO, bonnetje, toelichting)? AI stuurt een gerichte vraag naar je klant/collega. Het antwoord komt terug in je flow en wordt automatisch verwerkt.

Typische Exact-flows die het meeste opleveren

  • Inkoopdagboek: factuur binnen → AI-voorstel → (eventueel) vraagpost → boeken met document en audit-trail.
  • Bankboek: transacties binnen → automatisch matchen → verschillen signaleren → voorstel voor afletteren of corrigeren.
  • Project-/kostenplaatsadministratie: regels verdelen volgens historie en beleid; minder tijd kwijt aan hercoderen.
  • UBL-first: waar beschikbaar direct 100% structuur; AI vult de gaten (bijv. ontbrekende dimensies).

Quick wins in 30 dagen

  • Schoon je stamdata (leveranciers, btw-codes, kostenplaatsen): kleine slag, groot effect op AI-voorstellen.
  • Stel drempels in: boven confidence-niveau automatisch boeken, daaronder review.
  • Activeer vraagpost-templates: ontbrekende PO, afwijkende prijs, onduidelijke btw.
  • Meet 3 KPI’s: auto-boekings%, correcties per 1.000 boekingen, tijd factuur→boeking.

Meetbare KPI’s (waar bestuurders warm voor lopen)

  • Auto-boekingspercentage ↑
  • First-time-right (minder correcties) ↑
  • Doorlooptijd per factuur ↓
  • Bank-match rate ↓ uitzonderingen
  • Vraagpost-SLA (sneller compleet) ↑

Implementeren: zo pak je het aan

  1. Koppelen
    Autoriseer de Exact Online-koppeling en kies administraties. Start met één administratie met voldoende volume.
  2. Nulmeting
    Leg de huidige doorlooptijd, auto-boekings% en correcties vast. Dit wordt je meetlat.
  3. Drempels & rollen
    Definieer wie wat mag (review/goedkeuren) en zet confidence-drempels voor automatisch boeken.
  4. Pilot & leren
    Laat AI voorstellen doen. Review alleen twijfelgevallen en laat correcties terugleren.
  5. Opschalen
    Activeer extra administraties, zet rapportages klaar en tune drempels voor nog meer snelheid.

Security & compliance (in het kort)

  • Versleuteling (TLS), rol-gebaseerde toegang en logging op elke stap.
  • Audit-trail bij elke boeking (document, velden, beslissingen).
  • Dataminimalisatie: verwerk alleen wat nodig is voor de boeking en controle.

Waar Autoboeker het verschil maakt

  • AI-matching die uitlegt waarom een voorstel is gedaan (explainability + confidence).
  • Vraagposten met client-suite: ontbrekende info automatisch uitvragen en verwerken.
  • Exact Online-koppeling vandaag beschikbaar; Twinfield en Yuki in ontwikkeling.
  • Dashboards die je KPI’s bewaken, zodat je winst blijvend zichtbaar is.

Conclusie
AI-boekhouden bovenop Exact Online betekent: minder klikken, minder correcties en sneller afsluiten — mét meer controle. Begin klein met één administratie, meet je winst en schaal op.

Waarom AI bovenop Exact Online?

  • Minder handwerk: AI herkent leverancier, btw, grootboek, kostenplaats/project en stelt direct de juiste boeking voor.
  • Minder correcties: anomalie-checks (dubbele facturen, rare btw-combinaties, afwijkende bedragen) vangen fouten vroeg.
  • Sneller afsluiten: vraagposten worden automatisch uitgezet en antwoorden verwerkt — je doorlooptijd krimpt van dagen naar minuten.
  • Volledige audit-trail: elke stap is herleidbaar en te controleren.

Wat AI concreet doet binnen Exact-administraties

  1. Documentbegrip zonder templates
    Facturen en bonnetjes (PDF/JPG/UBL) worden uitgelezen. AI herkent kop- en regeldetails, zoals factuurnummer, datum, btw-tarief, valuta, PO-nummer en IBAN.
  2. Matching met je Exact-stamdata
    Leveranciersmatching op naamvarianten, btw-nummer en IBAN. Automatische toewijzing van grootboekrekeningen, btw-codes, kostenplaatsen/kostendragers en (optioneel) projecten.
  3. Regelherkenning & verdelen
    Inkoopfacturen met meerdere btw-tarieven of kostenposten? AI verdeelt regels volgens historie en beleid, zodat er achteraf minder gecorrigeerd hoeft te worden.
  4. Bank- & betalingen
    Banktransacties worden automatisch gematcht met open posten (inclusief deelbetalingen/creditnota’s/valuta). Afwijkingen worden uitgelicht met een voorstel om te corrigeren.
  5. Closed-loop vraagposten
    Ontbreekt er iets (PO, bonnetje, toelichting)? AI stuurt een gerichte vraag naar je klant/collega. Het antwoord komt terug in je flow en wordt automatisch verwerkt.

Typische Exact-flows die het meeste opleveren

  • Inkoopdagboek: factuur binnen → AI-voorstel → (eventueel) vraagpost → boeken met document en audit-trail.
  • Bankboek: transacties binnen → automatisch matchen → verschillen signaleren → voorstel voor afletteren of corrigeren.
  • Project-/kostenplaatsadministratie: regels verdelen volgens historie en beleid; minder tijd kwijt aan hercoderen.
  • UBL-first: waar beschikbaar direct 100% structuur; AI vult de gaten (bijv. ontbrekende dimensies).

Quick wins in 30 dagen

  • Schoon je stamdata (leveranciers, btw-codes, kostenplaatsen): kleine slag, groot effect op AI-voorstellen.
  • Stel drempels in: boven confidence-niveau automatisch boeken, daaronder review.
  • Activeer vraagpost-templates: ontbrekende PO, afwijkende prijs, onduidelijke btw.
  • Meet 3 KPI’s: auto-boekings%, correcties per 1.000 boekingen, tijd factuur→boeking.

Meetbare KPI’s (waar bestuurders warm voor lopen)

  • Auto-boekingspercentage ↑
  • First-time-right (minder correcties) ↑
  • Doorlooptijd per factuur ↓
  • Bank-match rate ↓ uitzonderingen
  • Vraagpost-SLA (sneller compleet) ↑

Implementeren: zo pak je het aan

  1. Koppelen
    Autoriseer de Exact Online-koppeling en kies administraties. Start met één administratie met voldoende volume.
  2. Nulmeting
    Leg de huidige doorlooptijd, auto-boekings% en correcties vast. Dit wordt je meetlat.
  3. Drempels & rollen
    Definieer wie wat mag (review/goedkeuren) en zet confidence-drempels voor automatisch boeken.
  4. Pilot & leren
    Laat AI voorstellen doen. Review alleen twijfelgevallen en laat correcties terugleren.
  5. Opschalen
    Activeer extra administraties, zet rapportages klaar en tune drempels voor nog meer snelheid.

Security & compliance (in het kort)

  • Versleuteling (TLS), rol-gebaseerde toegang en logging op elke stap.
  • Audit-trail bij elke boeking (document, velden, beslissingen).
  • Dataminimalisatie: verwerk alleen wat nodig is voor de boeking en controle.

Waar Autoboeker het verschil maakt

  • AI-matching die uitlegt waarom een voorstel is gedaan (explainability + confidence).
  • Vraagposten met client-suite: ontbrekende info automatisch uitvragen en verwerken.
  • Exact Online-koppeling vandaag beschikbaar; Twinfield en Yuki in ontwikkeling.
  • Dashboards die je KPI’s bewaken, zodat je winst blijvend zichtbaar is.

Conclusie
AI-boekhouden bovenop Exact Online betekent: minder klikken, minder correcties en sneller afsluiten — mét meer controle. Begin klein met één administratie, meet je winst en schaal op.

Wat AI vandaag al goed kan

  • Documentbegrip zonder templates
    Facturen/bonnen uitlezen, leverancier herkennen, btw-regels toepassen, valuta en referenties (PO/ordernummer) koppelen.
  • AI-matching op grootboek & relatie
    Voorstellen op basis van patronen in bedrag, omschrijving, historie en correcties—met een confidence score.
  • Bank- & betalingsmatching
    Automatisch koppelen van bankregels (ook deelbetalingen/creditnota’s/PayPal/valuta) aan open posten.
  • Anomalie-detectie
    Dubbele facturen, afwijkende btw-codes of ongebruikelijke bedragen vroegtijdig signaleren.
  • Closed-loop klantcommunicatie (vraagposten)
    Ontbreekt er info of bewijs? AI zet gerichte vragen uit, verwerkt het antwoord en rondt de boeking af.

De impact op je processen

Inkoop-tot-betaling (P2P)

  • Minder handmatige boekingen, minder nabelletjes voor ontbrekende info.
  • Betalingsruns met schonere data, minder uitzonderingen op het laatste moment.

Periode- en jaarafsluiting

  • Continuous close: doorlopende kwaliteitscontroles en realtime voortgang, waardoor de maandafsluiting dagen sneller kan.

Samenwerken met klanten

  • Eén klantdashboard voor documenten, vragen en status. Minder e-mail, meer context en snellere doorlooptijd.

KPI’s die ertoe doen

  • Auto-boekingspercentage: aandeel documenten dat in één keer goed wordt geboekt.
  • First-time-right: minder correcties per 1.000 boekingen.
  • Doorlooptijd factuur→boeking: van dagen naar minuten.
  • Vraagpost-SLA: tijd van vraag tot compleet antwoord.
  • Reconciliatie-hit-rate: % bankregels dat automatisch gematcht wordt.

Veelgehoorde zorgen (en hoe je ze adresseert)

  • “Kan ik het vertrouwen?”
    Werk met confidence drempels: boven drempel automatisch, eronder ter review. Toon waarom-uitleg (explainability) per voorstel.
  • “Verliest mijn team controle?”
    Integendeel: jij definieert regels, uitzonderingen en autorisaties. AI doet het voorwerk, jij beslist.
  • “Wat als data rommelig is?”
    Start met een datakwartiertje: leverancierstabellen schonen, btw-codes uniformeren, open posten opruimen. Kleine investering, groot effect.
  • “Hoe zit het met compliance?”
    Volledige audit-trail op elke stap en heldere logging. Maak ‘AI-acties’ expliciet zichtbaar in je controles.

Implementeren in 6 weken (praktische routekaart)

  1. Inventarisatie (week 1)
    Kies administratie(s) met voldoende volume; leg KPI-nulmeting vast.
  2. Datakwaliteit (week 1–2)
    Uniformeer btw-codes, leveranciers en kostenplaatsen; sluit “oude rommel” zoveel mogelijk.
  3. Koppel & configureer (week 2)
    Verbind je boekhoudpakket (bijv. Exact Online). Stel drempels, rollen en uitzonderingen in.
  4. Pilot & leren (week 3–4)
    Laat AI voorstellen doen; review alleen lage-confidence items. Capture correcties als leerstof.
  5. Vraagposten activeren (week 4–5)
    Gebruik templates (ontbrekende PO, afwijkende prijs, ontbrekende btw-indicatie). Meet response-tijden.
  6. Opschalen & rapporteren (week 6)
    Draai op meer administraties. Rapporteer op auto-boekings% en doorlooptijd. Scherp drempels aan.

Een kort praktijkbeeld

Situatie vóór: 6 minuten per factuur (zoeken, coderen, btw checken, bijlagen), veel nazorg door ontbrekende info.
Situatie ná: AI geeft direct een voorstel (met uitleg). Alleen twijfelgevallen worden gereviewd; ontbrekende info wordt automatisch uitgevraagd.
Resultaat: honderden uren per jaar terug, minder correcties achteraf en sneller afsluiten.

Wat dit vraagt van je team

  • Van invoeren naar beoordelen. Medewerkers besteden meer tijd aan uitzonderingen en analyses.
  • Nieuwe kwaliteitsrol. Controllers bewaken drempels, KPI’s en audit-trail.
  • Continu verbeteren. Correcties voeden de modellen; processen worden steeds soepeler.

Waar Autoboeker in past

Autoboeker is gebouwd voor deze omslag:

  • AI-matching zonder templates waar het kan; met uitleg en confidence.
  • Vraagposten met client suite: ontbrekende info automatisch uitvragen en verwerken.
  • Exact Online-koppeling nu beschikbaar; Twinfield en Yuki in ontwikkeling.
  • Dashboards op auto-boekings%, first-time-right en doorlooptijd.

Starten zonder gedoe

Begin met één administratie en een heldere nulmeting. Stel drempels en rollen in, activeer vraagposten en volg je KPI’s twee weken lang. Zie je de winst? Schaal op.

Van herkennen naar afhandelen. Dat is hoe AI het boekhouden structureel verandert—sneller, schoner en met meer controle.
Zien hoe dit in jouw proces werkt? Plan een demo en we lopen door jouw administratie, KPI’s en quick wins.

Aanmelden