De afgelopen jaren is “scan & herken” gemeengoed geworden. De échte omslag is nu: van herkennen naar afhandelen. AI maakt niet alleen een voorstel, maar matcht, vraagt en boekt—met uitleg en onder jouw controle. Wat betekent dat concreet voor teams, processen en KPI’s?

Wat AI vandaag al goed kan

• Documentbegrip zonder templates
  Facturen/bonnen uitlezen, leverancier herkennen, btw-regels toepassen, valuta en referenties (PO/ordernummer) koppelen.
• AI-matching op grootboek & relatie
  Voorstellen op basis van patronen in bedrag, omschrijving, historie en correcties—met een confidence score.
• Bank- & betalingsmatching
  Automatisch koppelen van bankregels (ook deelbetalingen/creditnota’s/PayPal/valuta) aan open posten.
• Anomalie-detectie
  Dubbele facturen, afwijkende btw-codes of ongebruikelijke bedragen vroegtijdig signaleren.
• Closed-loop klantcommunicatie (vraagposten)
  Ontbreekt er info of bewijs? AI zet gerichte vragen uit, verwerkt het antwoord en rondt de boeking af.

De impact op je processen

Inkoop-tot-betaling (P2P)

• Minder handmatige boekingen, minder nabelletjes voor ontbrekende info.
• Betalingsruns met schonere data, minder uitzonderingen op het laatste moment.

Periode- en jaarafsluiting

• Continuous close: doorlopende kwaliteitscontroles en realtime voortgang, waardoor de maandafsluiting dagen sneller kan.

Samenwerken met klanten

• Eén klantdashboard voor documenten, vragen en status. Minder e-mail, meer context en snellere doorlooptijd.

KPI’s die ertoe doen

• Auto-boekingspercentage: aandeel documenten dat in één keer goed wordt geboekt.
• First-time-right: minder correcties per 1.000 boekingen.
• Doorlooptijd factuur→boeking: van dagen naar minuten.
• Vraagpost-SLA: tijd van vraag tot compleet antwoord.
• Reconciliatie-hit-rate: % bankregels dat automatisch gematcht wordt.

Veelgehoorde zorgen (en hoe je ze adresseert)

• “Kan ik het vertrouwen?”
  Werk met confidence drempels: boven drempel automatisch, eronder ter review. Toon waarom-uitleg (explainability) per voorstel.
• “Verliest mijn team controle?”
  Integendeel: jij definieert regels, uitzonderingen en autorisaties. AI doet het voorwerk, jij beslist.
• “Wat als data rommelig is?”
  Start met een datakwartiertje: leverancierstabellen schonen, btw-codes uniformeren, open posten opruimen. Kleine investering, groot effect.
• “Hoe zit het met compliance?”
  Volledige audit-trail op elke stap en heldere logging. Maak ‘AI-acties’ expliciet zichtbaar in je controles.

Implementeren in 6 weken (praktische routekaart)

1. Inventarisatie (week 1)
   Kies administratie(s) met voldoende volume; leg KPI-nulmeting vast.
2. Datakwaliteit (week 1–2)
   Uniformeer btw-codes, leveranciers en kostenplaatsen; sluit “oude rommel” zoveel mogelijk.
3. Koppel & configureer (week 2)
   Verbind je boekhoudpakket (bijv. Exact Online). Stel drempels, rollen en uitzonderingen in.
4. Pilot & leren (week 3–4)
   Laat AI voorstellen doen; review alleen lage-confidence items. Capture correcties als leerstof.
5. Vraagposten activeren (week 4–5)
   Gebruik templates (ontbrekende PO, afwijkende prijs, ontbrekende btw-indicatie). Meet response-tijden.
6. Opschalen & rapporteren (week 6)
   Draai op meer administraties. Rapporteer op auto-boekings% en doorlooptijd. Scherp drempels aan.

Een kort praktijkbeeld

Situatie vóór: 6 minuten per factuur (zoeken, coderen, btw checken, bijlagen), veel nazorg door ontbrekende info.
Situatie ná: AI geeft direct een voorstel (met uitleg). Alleen twijfelgevallen worden gereviewd; ontbrekende info wordt automatisch uitgevraagd.
Resultaat: honderden uren per jaar terug, minder correcties achteraf en sneller afsluiten.

Wat dit vraagt van je team

• Van invoeren naar beoordelen. Medewerkers besteden meer tijd aan uitzonderingen en analyses.
• Nieuwe kwaliteitsrol. Controllers bewaken drempels, KPI’s en audit-trail.
• Continu verbeteren. Correcties voeden de modellen; processen worden steeds soepeler.

Waar Autoboeker in past

Autoboeker is gebouwd voor deze omslag:

• AI-matching zonder templates waar het kan; met uitleg en confidence.
• Vraagposten met client suite: ontbrekende info automatisch uitvragen en verwerken.
• Exact Online-koppeling nu beschikbaar; Twinfield en Yuki in ontwikkeling.
• Dashboards op auto-boekings%, first-time-right en doorlooptijd.

Starten zonder gedoe

Begin met één administratie en een heldere nulmeting. Stel drempels en rollen in, activeer vraagposten en volg je KPI’s twee weken lang. Zie je de winst? Schaal op.

Van herkennen naar afhandelen. Dat is hoe AI het boekhouden structureel verandert—sneller, schoner en met meer controle.
Zien hoe dit in jouw proces werkt? Plan een demo en we lopen door jouw administratie, KPI’s en quick wins.