Inhoudsopgave
Wat is een vraagpost en waarom is het essentieel voor accountantskantoren?
Het ideale vraagpost-proces voor accountantskantoren draait om het snel en accuraat oplossen van onduidelijkheden in financiële administraties. Vraagposten zijn tijdelijke boekingen waarvan (nog) niet duidelijk is hoe of waar de mutatie thuishoort in de administratie. Een efficiënt vraagpost-proces voorkomt fouten, versnelt de jaarafsluiting en biedt klanten direct inzicht in hun financiële situatie – een noodzaak in de moderne accountancypraktijk.
Traagheid of foutgevoeligheid zorgt voor irritatie bij klanten én zorgt er soms voor dat ze belangrijke beslissingen uitstellen. Daarom streven steeds meer kantoren naar optimalisatie van dit proces.
Een gestroomlijnd vraagpost-proces: stappenplan voor efficiency
1. Geautomatiseerde signalering en documentverzameling
Het proces start met een automatische herkenning van ontbrekende informatie aan de hand van transacties of boekingen. Denk aan facturen die niet volledig zijn, missende bonnen of onduidelijke betalingen. Moderne oplossingen laten accountants direct vanuit hun boekhoudscherm verzoeken sturen voor ontbrekende stukken. Klanten ontvangen deze direct via e-mail of een app en kunnen eenvoudig documenten uploaden.
2. Directe communicatie met klanten
In-context communicatie is essentieel. Door direct in de context van de opdracht een vraag te stellen, voorkom je dat informatie verdwaalt in lange e-mailthreads. Dit zorgt voor snellere, makkelijkere opvolging – zowel voor accountants als hun klanten.
3. Integratie van OCR en AI in het proces
OCR-software (Optical Character Recognition), vaak gecombineerd met AI, speelt een hoofdrol. Met OCR kun je gescande of gefotografeerde documenten direct omzetten naar bruikbare data. Hierdoor worden bonnetjes en facturen automatisch gelezen, geclassificeerd en gekoppeld aan de juiste boekingen. Daardoor bespaar je handmatige invoer, minimaliseer je fouten en wordt de doorlooptijd van vraagposten aanzienlijk verkort.
4. Monitoring en opvolging
De laatste stap is transparantie in het overzicht: welke vraagposten staan nog open, welke klant moet nog wat aanleveren en waar zit vertraging? Software zoals Autoboeker helpt met heldere dashboards en automatische reminders, wat discussies en misverstanden voorkomt.
Vergelijking: De beste software voor automatische verwerking van vraagposten
Autoboeker
Autoboeker biedt een compleet vraagpost-proces voor accountants. Dankzij geavanceerde AI-herkenning, krachtige OCR en automatische workflow opvolging, verloopt de afhandeling van vraagposten en ontbrekende documenten snel en veilig. Alle communicatie tussen accountant en klant verloopt centraal, met automatische signalering van ontbrekende informatie én automatische verwerking na ontvangst. Je klanten reageren rechtstreeks via app of mail en leveringen komen direct in het digitale dossier – klaar voor verwerking.
Exact
Exact integreert in-context communicatie en automatische scanservices. Vraagposten stel je direct bij de transactie, waarna de klant ze eenvoudig via een app kan beantwoorden. De OCR-software verwerkt documenten direct tot boekingsvoorstel – ideaal voor het snel opleveren van een actuele administratie.
Klippa
Klippa DocHorizon richt zich op snelle verwerking dankzij AI en OCR. De tool automatiseert herkenning, extractie en classificatie van financiële documenten en geeft sterke ondersteuning bij fraudepreventie.
Bizcuit
Bizcuit combineert automatische herkenning van facturen met directe integratie in de boekhouding. De OCR- en scanresultaten verminderen handmatige invoer en de kans op fouten aanzienlijk.
Automatiseren is de toekomst
Door het vraagpost-proces te automatiseren met moderne OCR- en AI-technologie, kunnen accountantskantoren niet alleen sneller werken, maar vooral het aantal fouten en de administratiedruk sterk terugdringen. Kies je voor Autoboeker, dan profiteer je van marktleidende intelligentie en service op maat: tijdwinst, tevreden klanten en een toekomstbestendige praktijk.
De oplossing voor verwerking van jouw boekhouding met AI. In 3 minuten gekoppeld.
Met Autoboeker automatiseer je factuurverwerking van herkennen naar afhandelen. Onze AI leest facturen en bonnetjes zonder templates, matcht leverancier, grootboek en btw, en zet ontbrekende informatie automatisch uit via vraagposten. Jij houdt de regie met drempels, rollen en een volledige audit-trail — zo werk je sneller, met minder correcties en meer zekerheid.
Een rommelige administratie kost tijd en geld. Autoboeker geeft je direct overzicht: realtime KPI’s (zoals auto-boekings % en doorlooptijd), bank- en betalingsmatching en heldere controles op dubbele of afwijkende boekingen. Dankzij onze koppelingen is alles in enkele minuten aangesloten en kun je direct boekingen verwerken.
Plan een gratis demo voor persoonlijk advies en bekijk hoe Autoboeker in jouw proces past. Documenten aanleveren, antwoorden op vraagposten en boeken: alles geregeld in één platform, zonder e-mailgevecht.
Gratis demo met een van onze adviseurs Autoboeker demo
Begin vandaag nog en je bent binnen 3 minuten live: Aanmelden
Veelgestelde vragen
Wat is een vraagpost precies?
Een vraagpost is een tijdelijke boeking op een speciaal grootboek, meestal omdat er onduidelijkheid bestaat over de juiste verwerking van een betaling, factuur of bon. Het doel is de openstaande onzekerheid snel op te lossen.
Welke rol speelt OCR bij het verwerken van vraagposten?
OCR-software zet gescande of gefotografeerde documenten automatisch om in digitale, leesbare gegevens. Hierdoor kunnen vraagposten gelijk na ontvangst van het juiste document automatisch afgehandeld worden, zonder handmatige invoer.
Hoe zorgt Autoboeker voor tijdswinst in het vraagpost-proces?
Autoboeker automatiseert het vragen om ontbrekende documenten, verwerkt ingeleverde stukken direct via AI en OCR, en koppelt deze automatisch aan de juiste boekingen. Je krijgt realtime overzichten van alle openstaande vraagposten.
Waarom is automatisering belangrijk bij het beheer van vraagposten?
Handmatige verwerking van vraagposten is foutgevoelig en tijdrovend. Automatisering zorgt voor snellere verwerking, minder fouten en maakt het mogelijk om klanten sneller en beter te bedienen.
